Імпорт банківської виписки
Завантаження виписки CSV/XLSX, перевірка напряму руху коштів, автозвірка з рахунками й постачаннями та створення платежів і витрат.
Що це і навіщо
Імпорт виписки — це помічник, який бере файл банківської виписки (CSV або Excel) і перетворює його рядки на документи в Silium: надходження — на платежі за вашими рахунками, списання — на витрати або оплати постачальникам. Ви не вводите кожну операцію руками: система сама пропонує, до якого рахунку чи постачання належить рядок, а ви лише підтверджуєте.
Помічник працює у три кроки: Завантаження → Розмітка та напрям → Звірка. Головний його принцип: напрям руху грошей не вгадується. Перш ніж створити хоч один документ, система покаже контрольні суми («надходжень стільки, списань стільки»), і ви самі переконаєтесь, що напрям розпізнано правильно. Так доходи не потраплять у витрати.
Де знайти
Меню зліва → група Фінанси → Імпорт виписки. Адреса: /bank-import. Пункт видно, якщо у вашої ролі є право «Імпорт виписки» (див. Ролі та права доступу). Угорі сторінки — три позначки кроків: «1 Завантаження», «2 Розмітка та напрям», «3 Звірка».
Крок 1. Завантаження
Заголовок: «Завантаження банківської виписки — Підтримуються CSV та XLSX. Оберіть гаманець, на який зараховано/списано кошти».
- У списку Гаманець оберіть той гаманець, по якому банк видав виписку (список показує назву й валюту: «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH) (UAH)»). Кожен файл прив'язується до одного гаманця. Усі суми у виписці вважаються сумами у валюті цього гаманця.
- Натисніть Обрати файл виписки і виберіть файл. Поки він завантажується, на кнопці написано «Обробка…».
Обмеження: розмір файлу до 20 МБ, формати CSV та XLSX. Якщо не обрано гаманець, побачите «Спершу оберіть гаманець».
Попередні імпорти
Під кнопкою є блок «Попередні імпорти» — до 8 останніх файлів: назва, період виписки («01.08.2026 — 31.08.2026»), кількість рядків і дублів. Праворуч плашка: «лишилось N» (стільки рядків ще не розібрано) або «завершено». Клацніть по рядку, щоб продовжити звірку з того місця, де зупинились. Це важливо: розібрати виписку за один раз вдається рідко, а повторне завантаження того самого файлу створило б дублі.
Крок 2. Розмітка та напрям
Заголовок: «Розмітка колонок · назва_файлу». Тут ви пояснюєте системі, яка колонка файлу що означає.
Перший рядок — заголовки
Галочка «Перший рядок — заголовки» стоїть за замовчуванням. Якщо у файлі немає рядка з назвами колонок, зніміть її: колонки називатимуться «Колонка 1», «Колонка 2»…
Як у файлі задано напрям руху коштів
Виберіть один із трьох варіантів:
| Варіант | Коли підходить |
|---|---|
| Одна колонка суми зі знаком | Списання йдуть з мінусом: «-1 200,00» — списання. |
| Пара колонок дебет / кредит | Класична виписка по рахунку: окрема колонка «Дебет», окрема «Кредит». |
| Сума + колонка ознаки напряму | Є колонка суми без знаку й колонка-ознака: «Дт/Кт», «Надходження/Списання». |
Для другого і третього варіантів з'являється галочка «Дебет» у цьому файлі означає надходження. У бухгалтерській виписці по рахунку — так (гроші прийшли на наш рахунок), а в експорті деяких клієнт-банків — навпаки. Якщо ви не певні, залиште як є і перевірте на наступному кроці. Окремо є галочка «Поміняти напрям місцями»: вона перевертає знак усіх рядків.
Автоматично система розпізнає однозначні слова («надходження», «зарахування», «списання», «видаток» тощо) і ставить їм пріоритет над Дт/Кт.
Поля розмітки
Для кожного поля виберіть колонку файлу у списку. Значення «— не використовується —» означає, що поле пропущено. Поля, обов'язкові для обраного варіанта напряму, позначено зірочкою:
| Поле | Обов'язкове | Для чого |
|---|---|---|
| Дата | так | Дата операції в банку. Платіж чи витрата отримають саме цю дату. |
| Сума (зі знаком) | для першого варіанта | Сума зі знаком. |
| Дебет та Кредит | для другого варіанта | Дві колонки сум. |
| Сума (без знаку) та Ознака напряму | для третього варіанта | Сума та колонка, що показує напрям. |
| Контрагент | ні | Хто заплатив або кому платили. Допомагає знайти клієнта за назвою. |
| Призначення платежу | ні | З нього система дістає номер рахунку («за рах. INV-2026-000026») — найсильніша підказка для звірки. |
| Валюта | ні | Валюта операції. |
| ЄДРПОУ / РНОКПП | ні | Податковий номер контрагента: за ним система точно знаходить клієнта. |
| IBAN контрагента | ні | Ще один спосіб точно розпізнати контрагента. |
| Ід. операції банку | ні | Унікальний номер операції в банку — допомагає виявляти дублі. |
| Залишок після операції | ні | Підказка «дає автоперевірку напряму»: за залишком система перевіряє, чи не переплутано надходження зі списаннями. |
Система пробує підібрати колонки сама за їх назвами («Дата», «Сума», «Призначення», «ЄДРПОУ»). Це лише пропозиція — перегляньте її. Нижче показано перші рядки файлу, щоб було з чим порівнювати.
Кнопки: Назад і Перевірити напрям. Друга неактивна, поки не вказано всі обов'язкові поля.
Перевірка напряму
Після «Перевірити напрям» з'являється блок «Перевірка напряму»: «Так буде записано виписку. Якщо надходження й списання переплутані місцями — увімкніть «Поміняти напрям місцями» вище, а не виправляйте документи потім». У ньому:
- п'ять карток: Надходження (сума й кількість рядків), Списання, Чистий рух, Період, Розібрано рядків (з приміткою «N уже імпортовано», якщо рядки вже завантажувались раніше);
- Контроль залишку — якщо в файлі є залишки, система рахує «вхідний залишок ± чистий рух = ?» і порівнює з вихідним залишком. Якщо сходиться: «— збігається з вихідним залишком виписки». Якщо ні: «≠ … у виписці» (жовтий колір);
- Автоперевірка за залишком — підказує, чи не варто поміняти напрям (звірено пар рядків: N);
- жовті попередження, якщо система щось підозрює;
- таблиця всіх розібраних рядків: Дата, Контрагент, Призначення, Розпізнано (номер рахунку «№ …», «ЄДРПОУ …»), Сума зі знаком.
Якщо все правильно, натисніть «Напрям правильний — імпортувати». Помилки цього кроку: «Вкажіть колонку дати», «Вкажіть колонки дебету та кредиту», «Вкажіть колонку суми та колонку ознаки напряму», «Вкажіть колонку суми», «Жодного рядка з рухом коштів не розібрано».
Що відбувається. Система створює «імпорт»: зберігає рядки виписки й намагається кожен зіставити з документом. Жодних платежів і витрат ще не створено — гроші й баланс не змінилися.
Крок 3. Звірка
Заголовок «Звірка · назва_файлу». Угорі — кнопки Застосувати впевнені підказки та Новий імпорт, потім картки: Надходження, Списання, Вже в системі, Створено, Дублі, Потребують уваги.
Вкладки: До розбору (N) (за замовчуванням — рядки, які ще потребують вашого рішення), Оброблені, Усі. Праворуч — список Стаття витрат за замовчуванням (з переліком статей витрат «921 · Оренда офісу та комунальні», «952 · Банківські комісії» тощо). Її потрібно обрати, щоб створювати витрати.
Статуси рядків
| Статус | Що означає |
|---|---|
| Не звірено | Рядок чекає на ваше рішення. |
| Створено документ | За рядком створено платіж чи витрату (або проведено чернетку). |
| Вже в системі | Ви позначили, що ця операція вже введена вами раніше; нічого не створюється. |
| Пропущено | Ви вирішили не обробляти рядок. |
| Дубль імпорту | Такий самий рядок вже був у попередньому імпорті цього гаманця. Проводити його не можна — інакше вийде задвоєння («Рядок позначено як дубль попереднього імпорту — проведення створило б задвоєння»); лише «Пропустити». |
Картка рядка
Кожна картка показує контрагента, призначення платежу, дату, «рах. № …», «ЄДРПОУ …», суму з плюсом (надходження) чи мінусом (списання) та статус. Для необроблених рядків внизу — кнопки дій.
Підказки системи
Якщо система знайшла відкриті документи, що підходять, під рядком з'являються підказки: назва документа, відсоток збігу (наприклад, «85%») і причини («номер «INV-2026-000026» у призначенні платежу · контрагент за ЄДРПОУ 12345678 · сума збігається точно»; інші варіанти: «контрагент за IBAN», «той самий контрагент», «схожа назва контрагента», «сума збігається з точністю до 1%», «часткова оплата», «суми вистачає на кілька документів»). Внизу — «Залишок до сплати X»; якщо сума інша, додається «суми різні, буде часткове погашення». Оцінка складається з таких ознак: номер рахунку в призначенні (найсильніша), збіг контрагента за ЄДРПОУ чи IBAN, збіг суми (точний, близький із допуском 1%, частковий), схожість назви, близькість дат. Показуються підказки від 40%; «впевненими» вважаються від 75%.
Кнопки при підказці:
- для надходження й рахунку: Провести платіж (якщо сума збігається з залишком) або Рознести суму (якщо ні);
- для списання й документа постачання: Оплатити постачання;
- для списання й чернетки витрати: Провести чернетку.
Надходження
Знайти рахунок (або Обрати інший рахунок, якщо підказки були) відкриває вікно «Рознести надходження». У ньому:
- угорі підсумок: «Розподілено X із Y · нерозподілено Z»;
- список обраних рахунків, у кожного — поле суми (у гривнях) і «залишок рахунку»; кнопка × прибирає рахунок;
- Стаття доходу (необовʼязково) — «— за замовчуванням —» означає «Дохід від реалізації» (702);
- Пошук рахунку — введіть номер рахунку чи клієнта і натисніть «Знайти»; клік по рядку (або «Додати») переносить рахунок у розподіл із суми, що ще лишилась;
- кнопки Скасувати та Провести платіж. Остання активна, лише коли розподілено рівно всю суму рядка.
Це дозволяє одним надходженням закрити кілька рахунків, а одним рахунком — кілька надходжень. Надходження без рахунку не проводиться: «Оберіть рахунок (або кілька), який закриває це надходження: платіж без рахунку не створює проводки й не гасить дебіторку».
Списання
- Створити витрату — створює й одразу проводить нову витрату (комісія банку, оренда, податок). Потребує обраної «Статті витрат за замовчуванням» (без неї кнопка неактивна, підказка «Оберіть статтю витрат зверху»).
- Запам'ятати як правило — створює правило: наступного разу схожий рядок (за контрагентом чи призначенням) розбереться сам. Повідомлення: «Правило створено — наступного разу такий рядок розбереться сам».
Для будь-якого рядка
- Вже в системі — ви самі вже завели цей платіж чи витрату; рядок закривається без створення документів.
- Пропустити — ігнорувати рядок.
Оброблені рядки
У картці видно створені документи («платіж #24 · 53 600,00», «витрата #78»). Кнопка Відв'язати повертає рядок у «До розбору», але не видаляє документи: спершу їх потрібно скасувати чи видалити у своїх розділах (платіж — у картці рахунку, витрату — знайти у стрічці «Фінанси» і зняти проведення). Якщо документ ще живий, побачите: «Спершу скасуйте створені документи, потім відв'язуйте рядок: платіж #24».
Застосувати впевнені підказки
Кнопка обробляє всі необроблені рядки, які система вважає надійними: надходження, для яких є одна впевнена підказка (75% і вище) за рахунком, а також рядки, до яких підходить правило з автозастосуванням. Списання без правила не обробляються — там потрібно ваше рішення. Результат: «Проведено N, лишилось на ручний розбір M» або «Проведено N, помилок F: …».
Що створюється в обліку
| Дія | Що з'являється |
|---|---|
| Провести платіж / Рознести суму | Платіж (назва «Виписка №») на обраний гаманець за кожним рахунком, дата — з рядка виписки. Гаманець збільшується; у рахунку зростає «Сплачено», статус рахунку оновлюється (за налаштуванням автозакриття); проводка Дт 311.x / Кт 361. Для валютного рахунку сума перераховується за курсом (див. Операції (платежі й витрати)). |
| Створити витрату | Підтверджена витрата (назва «Виписка №»): гаманець зменшується; проводка Дт «стаття витрат» / Кт 311.x. Контрагент береться з рядка, якщо його розпізнано. |
| Оплатити постачання | Оплата документа постачання: Дт 631 «Розрахунки з постачальниками» / Кт гаманець. У документі зростає «Оплата». |
| Провести чернетку | Наявна витрата в статусі «Чернетка» стає «Підтверджено» з датою рядка. Сума витрати має збігатися із сумою рядка, інакше: «Сума витрати (X) не збігається із сумою рядка (Y) — відкоригуйте витрату або створіть нову». |
| Вже в системі / Пропустити | Нічого не створюється. |
Створені документи підпорядковуються звичайним правилам: якщо дата рядка потрапляє у закритий місяць, документ не створиться («Період … закрито…», див. Подвійний запис і валюти).
Права доступу
- Право Імпорт виписки: «перегляд» дозволяє бачити список імпортів і рядки, «створення» — завантажувати файли, створювати документи та правила. Без права пункту меню немає.
- Створені платежі й витрати підпорядковуються своїм правам (Операції).
Типові помилки і питання
| Що бачите | Що робити |
|---|---|
| «file too large (max 20MB)» | Файл більше 20 МБ. Завантажте виписку за коротший період. (Повідомлення виводиться англійською.) |
| «unsupported or corrupt file» | Файл не CSV/XLSX або пошкоджений. Збережіть виписку з банку ще раз як CSV чи XLSX. |
| «temp file expired, re-upload» | Ви довго не завершували крок 2; завантажте файл ще раз. |
| «Це списання, а не надходження — платіж за вихідним рахунком тут неможливий» | Ви намагаєтесь створити платіж клієнта зі списання. Оберіть «Створити витрату». |
| «Це надходження — витрату з нього створювати не можна. Оберіть рахунок, який воно закриває» | Навпаки: надходження не можна перетворити на витрату. |
| «Розподілено X із Y — суми мають збігатися» | Розподіліть на рахунки всю суму рядка до копійки. |
| «Оплата вхідного рахунку тут не проводиться — використайте документ постачання» | Для оплати постачальнику потрібен документ постачання, а не вхідний рахунок. |
| «У рахунку #N немає контрагента — платіж не створити» | Заповніть клієнта в рахунку. |
| «За рядком уже створено документ — спершу скасуйте дію» | Спершу натисніть «Відв'язати». |
Як не задвоїти платежі? Не вводьте вручну те, що збираєтесь підтягнути з виписки. Якщо вже ввели — позначте рядок «Вже в системі». Повторне завантаження того самого файлу позначить старі рядки як «Дубль імпорту».
Чи можна завантажити виписку по кількох гаманцях? Кожен файл — окремий імпорт з одним гаманцем; для іншого гаманця запустіть новий імпорт.
Всі надходження стали витратами (або навпаки). Ви пропустили перевірку напряму. Відкрийте крок 2 з «Новий імпорт», увімкніть «Поміняти напрям місцями» або змініть тлумачення «Дебет».