Як створити витрату, платіж і переказ між гаманцями: поля, статуси, валюти та курс, повідомлення про помилки і що записується в облік.

Що це і навіщо

«Операції» — це все, що рухає гроші ваших гаманців: витрати (гроші пішли), платежі (гроші прийшли від клієнта за рахунком) і перекази між вашими гаманцями. Ця інструкція пояснює, як створити кожну з таких операцій, які в них бувають статуси, як працюють валюти й курс і що система записує в облік після кожної дії.

Загальний огляд сторінки з гаманцями та стрічкою операцій — в інструкції Огляд фінансів. Пояснення «дебет/кредит» простими словами — в Подвійний запис і валюти.

Де знайти

Витрати та перекази — меню Фінанси → Фінанси (/finance), кнопки «Витрата» і «Переведення». Картка витрати відкривається за адресою /expense/<номер>.
Платежі клієнтів — у картці рахунку (меню Комерція → Рахунки), блок «Платежі» → «додати платіж». Також платіж можна створити з «Календаря оплат» (Календар оплат) і провести з банківської виписки (Імпорт банківської виписки).
Витрати з документів — деякі витрати створюються самі: оплата закупівлі, оплата документа постачання, повернення коштів клієнту. Вони мають у картці поле «Документ підстава».

Витрата

Створення: кнопка «Витрата»

Відкривається бокова форма «Нова витрата». Її поля:

Поле	Обов'язкове	Що означає, на що впливає
Назва *	так, до 60 символів	Як витрата називатиметься у списках. За замовчуванням стоїть «Витрата №{{next_id}}» — при збереженні замість `{{next_id}}` система підставить наступний порядковий номер. Можна написати своє: «Оренда офісу, жовтень».
Гаманець *	так	З якого гаманця підуть гроші. Від нього залежить валюта витрати і ваша компанія. Після створення гаманець змінити не можна.
Дата *	так	Коли витрата відбулась (дата й час). За замовчуванням — зараз. Від дати залежить, у який місяць потрапить витрата у звітах, і чи не закритий цей місяць.
Наша компанія (з гаманця)	показується автоматично	Тільки для перегляду. Компанія береться з гаманця, її не можна вибрати вручну — так гроші однієї компанії не змішуються з облікою іншої.
Реквізити компанії	ні	З якого з наших банківських реквізитів платили. Список — реквізити вашої компанії.
Контакт / Контрагент	обов'язково одне з двох	Кому заплатили (виконавець). Обрати можна або контакт, або контрагента: коли заповнено одне поле, друге блокується. Якщо не вказати жодного, під полями з'явиться «До витрати повинен бути прив'язаний контакт чи контрагент», а зверху — «Помилка валідації».
Назва витрати (опціонально)	ні, до 150 символів	Назва першого рядка витрати (за що платили). Якщо не заповнити, візьметься назва категорії.
Категорія	ні	Стаття витрат із плану рахунків: «Оренда офісу та комунальні», «Зв'язок та інтернет», «Банківські комісії» тощо. Від неї залежить, у якій статті звітів опиниться витрата.
Сума	ні	Скільки заплатили у валюті гаманця, наприклад 6200. Не менше 0,01.

Важливо. Якщо заповнити і «Категорію», і «Суму», система одразу створить перший рядок витрати. Якщо ні — рядки додасте вже в картці. Витрата зберігається як «Чернетка»: гроші з гаманця ще не списано. Після «Зберегти» вас автоматично переведе в картку витрати.

Валюта в цій формі окремо не вибирається: вона така сама, як у гаманця. Для валютного гаманця сума вводиться у валюті гаманця.

Якщо ви відкрили форму з іншого документа (наприклад, оплата закупівлі), зверху може стояти позначка «Аванс» (категорія «371») або «Розрахунок» (категорія «631»), а контрагент і сума підставляться з документа.

Картка витрати

Вгорі — три вкладки: Інформація, Файли, Повторення; праворуч — кнопки Дії і Зберегти. Під ними — смуга статусів Чернетка → Підтверджено → Скасовано.

Кнопка «Зберегти» неактивна, доки ви нічого не змінили. Якщо спробувати піти зі сторінки зі змінами, система попередить про незбережені зміни. Виняток — рядки витрати: вони зберігаються одразу, окремо від кнопки «Зберегти».

Вкладка «Інформація»

Ліва колонка «Інформація про витрату {номер}»:

Назва — редагується лише в чернетці.
Документ підстава — показується, якщо витрата створена з закупівлі, надходження, замовлення, угоди або документа постачання. Клік веде до цього документа.
Гаманець — тільки для перегляду.
Дата — лише в чернетці.
Валюта — валюта витрати. Показує валюту гаманця.
Обмінний курс — з'являється, тільки якщо курс не дорівнює 1 (наприклад, коли витрата прийшла з документа у валюті). У чернетці його можна змінити.
Ставка ПДВ — «Без ПДВ» або «ПДВ 20%». Змінюється лише в чернетці й лише поки немає жодного рядка та немає документа-підстави. Тому ставку обирайте до додавання рядків.
Ціна включає ПДВ — перемикач, з'являється, коли ставка більша за 0. Підказка: «Сума позицій вже з ПДВ». Заблокований, якщо вже є рядки.
Відповідальний — співробітник, який відповідає за витрату (лише в чернетці).
Контакт (Виконавець) / Контрагент (Виконавець) — кому заплатили; тільки для перегляду, клік веде до картки.

Праворуч зверху — плитки: Дата створення, Дата зміни, Сума (сума рядків у валюті витрати), Всього (в валюті балансу) (сума з урахуванням курсу — у валюті гаманця), а також «Джерело» — посилання на документи, з яких створено рядки.

Блок «Основна інформація»:

Наша компанія (з гаманця) — лише перегляд.
Наші реквізити — наші банківські реквізити; змінюються в чернетці.
Реквізити виконавця — реквізити контрагента або контакту, кому платили; доступні, коли вказано виконавця.
Проєкт — до якого проєкту віднести витрату (поле з'являється, лише якщо ви ведете проєкти). Після підтвердження проєкт змінити не можна: він уже потрапив у проводки. Докладніше — Проєкти.

Якщо при ставці ПДВ у виконавця в реквізитах позначено «не платник ПДВ», під полями з'явиться червоне попередження «Виконавець не платник ПДВ — перевірте ставку».

Блок «Витрати» — таблиця рядків: Продукт, Категорія, Сума, К-ть. Кнопка додати витрату (плюс) відкриває вікно «Додати витрату»:

Продукт чи послуга * — що купили (до 120 символів).
Категорія — стаття витрат.
Ціна — ціна за одиницю, не менше 0.
К-ть — кількість, не менше 0,001 (можна дробову: 1,5).

Якщо в документі стоїть ставка ПДВ, у вікні видно підказку «Ставка ПДВ документа: 20% · ціна з ПДВ / без ПДВ» і розрахунок «Без ПДВ / ПДВ / Всього з ПДВ». Якщо перемикач «Ціна включає ПДВ» вимкнений, введена ціна вважається без ПДВ — система сама додасть ПДВ. Кнопка-кошик біля рядка видаляє його (з підтвердженням) — але лише в чернетці.

У нижній частині вкладки — блок додаткових полів, якщо вони налаштовані (див. Додаткові поля).

Вкладка «Файли»

Сюди прикріплюють підтвердні документи: чек, акт, договір. Як працює блок файлів — так само, як в інших картках.

Вкладка «Повторення»

Перемикач «Повторюваний платіж» («Автоматично створює документ за розкладом») перетворює витрату на шаблон. Коли він увімкнений, з'являються поля:

Частота — Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку.
День тижня — для «Щотижня» (від Понеділка до Неділі).
Місяць — для «Щороку».
День місяця — для «Щомісяця» та «Щороку», від 1 до 31.
Повторювати до — остання дата повторень (можна очистити кнопкою-кошиком; порожньо — без кінця).
Наступне — коли буде створено наступну витрату (тільки для перегляду).
Автоматично підтверджувати створений документ — якщо галочка стоїть, нова витрата одразу проводиться; якщо ні — створюється чернеткою, і її треба підтвердити самому.

Нові витрати створюються щоночі (о 00:10) — у день, коли настав час. Якщо система кілька днів не запускала розклад, пропущені витрати наздоженуться, кожна — своєю датою. Якщо витрата створюється з майбутньою датою, вона завжди буде чернеткою — проводити задатою вперед не можна. Усі шаблони збираються в одному місці — Регулярні рахунки, витрати, документи.

Кнопка «Дії»

Відправити в архів — прибирає витрату зі звичайних списків, не видаляючи; в архівній витраті зверху буде блок з кнопкою повернення.
Видалити витрату — після підтвердження («Видалити витрату?») видаляє документ. Якщо витрата була підтверджена, система спочатку зробить зворотні проводки, а гроші повернуться на гаманець.

Статуси витрати

Статус	Що означає	Гроші й облік
Чернетка	Витрата підготовлена, але ще не «відбулась»	Гаманець не змінюється, проводок немає. Усе можна редагувати.
Підтверджено	Витрата проведена	З гаманця списано суму, створено проводки. Поля й рядки заблоковані.
Скасовано	Витрата відхилена	Якщо вона була підтверджена — проведення знято, гроші повернулись. Поля заблоковані, як у підтвердженої.

Як підтвердити. Клацніть на смузі статусів «Підтверджено», потім «Зберегти». Тільки після збереження витрата проводиться. Як зняти проведення. Клацніть «Чернетка» (або «Скасовано») і «Зберегти» — система відкотить проводки й поверне гроші на гаманець. Щоб виправити підтверджену витрату, спершу зніміть проведення, змініть поля й підтвердіть знову.

Умови підтвердження і повідомлення про помилки

Що бачите	Причина
«Документ не має позицій»	Немає жодного рядка в блоці «Витрати».
«Сума витрати не може бути 0 або відʼємною»	Загальна сума рядків нульова.
«Не вказано рахунок (balance_id)» / «Не вказано валюту (currency_id)»	У витрати не заповнено гаманець або валюту (зазвичай це старі або імпортовані записи).
«Дата документа не може бути в майбутньому при проведенні»	Дата витрати пізніше за сьогодні. Виправте дату або зачекайте.
«Період 09.2026 закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено.»	Місяць дати витрати закрито (див. закриття періодів).
«Неможливо змінити позиції проведеного документу. Спочатку скасуйте проведення.»	Ви намагаєтесь додати чи видалити рядок у підтвердженої витрати.
«Позиції цієї витрати редагувати не можна — її сформовано з документа постачання.»	Рядки такої витрати задає документ постачання.
«Цей продукт вже додано до документу»	Один і той самий товар додається двічі.
«Спершу проведіть надходження — лише тоді додаткові витрати капіталізуються у собівартість»	Витрата створена до надходження, а надходження ще не проведено (див. Додаткові витрати на надходження).
«Повернення товару не проведено — боргу перед клієнтом ще немає» / «Сума перевищує залишок до повернення: …»	Витрата — це повернення грошей клієнту за повернення товару. Повернути більше, ніж ви винні клієнту, не можна.

Що відбувається в обліку після підтвердження витрати

Гаманець. З нього списується сума. Для валютного гаманця — у його валюті.
Проводки. Створюється запис у журналі: Дебет — рахунок статті витрат (категорія рядка), Кредит — бухгалтерський рахунок гаманця (311.x). Кожен рядок витрати дає свою пару.
ПДВ. Якщо вказана ставка ПДВ і витрата не з документа-підстави, з кожного рядка виділяється ПДВ: на статтю витрат іде сума без ПДВ, а ПДВ — на окремий рахунок 644.
Документ-джерело. Якщо витрата з закупівлі чи документа постачання, у самому документі збільшується сума «Оплата». Залежно від налаштувань «Автозакриття» (бізнес-правила і «Загальні налаштування») документ, оплачений повністю, закривається сам; при знятті проведення — відкривається знову.
Витрата на надходження. Якщо витрата пов'язана з надходженням товару, її сума додається до собівартості цього надходження (Дт 281 замість статті витрат). Це «капіталізація», детальніше — у Додаткових витратах на надходження.
Курсова різниця. Якщо ви платите за документ у валюті за іншим курсом, ніж був у документі, система додає ще пару проводок 744 / 974 (див. нижче).

Приклад. Оренда 6 200 грн з гаманця «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)», категорія «Адміністративні витрати». До підтвердження: на гаманці була сума X, проводок немає. Після «Підтверджено» + «Зберегти»: на гаманці X − 6 200; у журналі — Дт «Адміністративні витрати» 6 200 / Кт 311 (рахунок гаманця) 6 200. Після зняття проведення (статус «Чернетка» + «Зберегти») — на гаманці знову X, а в журналі з'явиться дзеркальна «сторно»-транзакція.

Приклад із ПДВ. Рядок 1 200 грн, ставка ПДВ 20%, перемикач «Ціна включає ПДВ» увімкнено. При підтвердженні: Дт стаття витрат 1 000 + Дт 644 (ПДВ) 200 / Кт гаманець 1 200. Гаманець зменшується на повні 1 200.

Валюти й курс

Базова валюта — гривня; її курс завжди 1. Інші валюти мають курс до гривні в довіднику Налаштування → Валюта («Курс (відносно базової валюти)»). Кнопка «Оновити курс валют (НБУ)» там же завантажує актуальні офіційні курси, а щодня о 09:01 вони оновлюються автоматично.

Витрата. Її валюта дорівнює валюті гаманця. Поле «Обмінний курс» використовується, коли валюта витрати відрізняється від валюти гаманця (наприклад, оплата рахунку в євро з гривневого гаманця): сума рядка у валюті витрати множиться на курс і виходить сума в гаманці. Картка показує обидві: «Сума» і «Всього (в валюті балансу)».
Курс НБУ на дату. Коли ви створюєте витрату чи платіж не у гривні й ставите дату в минулому, може з'явитись вікно «Курс НБУ»: «Офіційний курс USD на 2026-09-01: 41.5 грн. Застосувати цей курс?» — «Застосувати» або «Скасувати». Якщо мережа до НБУ недоступна — вікна не буде, курс завжди можна ввести вручну.
Курс зберігається в самому документі. Зміна курсу в довіднику «Валюта» не переписує курс, який уже записано у створеній витраті.

Платежі клієнтів

Платіж — це гроші, які клієнт заплатив за ваш рахунок. Створюється в картці рахунку: блок «Платежі» → додати платіж. Порожній блок показує «Немає пов'язаних платежів». У таблиці платежів: Назва («Payment# 24»), Сума, Дата, олівець (редагувати) і хрестик ✕ (видалити).

Вікно «Платіж»

Поле	Що означає
Гаманець	Куди зайшли гроші. Список звужено до гаманців тієї компанії, яка виставила рахунок, — так гроші не потрапляють на рахунок не тієї юрособи. Якщо таких гаманців нема, з'явиться підказка «У компанії, яка виставила рахунок, немає доступного гаманця — додайте його у «Фінанси → Гаманці» або відкрийте доступ до наявного» (гаманці додаються в Налаштування → Фінанси → Гаманці, див. Огляд фінансів).
Сума	Скільки надійшло — у валюті гаманця. За замовчуванням підставляється залишок до сплати.
Сума у в.р.	З'являється, коли валюта гаманця відрізняється від валюти рахунку. Тільки перегляд: скільки ця сума «закриває» у валюті рахунку (Сума × Курс).
Валюта	Валюта платежу. Зазвичай збігається з валютою гаманця; при зміні валюти гаманець підбирається автоматично.
Курс	Перехідний курс: скільки одиниць валюти рахунку відповідає одній одиниці валюти платежу. Якщо валюти збігаються, він дорівнює 1.
Дата	Коли гроші надійшли. Можна вказати заднім числом (якщо місяць не закрито).
Категорія	Стаття доходу (наприклад, «Дохід від реалізації»). Сервер вимагає її для кожного платежу: якщо поле порожнє, платіж не збережеться, а під полем з'явиться помилка. Для швидкості можна завжди вибирати одну й ту саму статтю.
Опис	Довільна примітка, до 255 символів.
Створити чек Checkbox (ПРРО)	З'являється лише коли увімкнено інтеграцію Checkbox, відкрита зміна, платіж новий і за рахунком. З галочкою обираєте «Спосіб оплати»: «Картка» або «Готівка». Якщо чек не вдалося створити, платіж не створюється: «Чек не сформовано: … Платіж не створено.» Див. Checkbox.

Приклад із валютою. Рахунок виставлений на 1 000 USD. Клієнт заплатив гривнею на «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)» — 40 000 грн. У вікні: Гаманець — гривневий, Валюта — «Гривня», Курс — 0,025 (тобто 1 грн = 0,025 USD; курс підставляється з довідника, його можна виправити), «Сума у в.р.» — 1 000. У рахунку «Сплачено» збільшиться на 1 000 USD, а гривневий гаманець — на 40 000 грн. (Цифри умовні.)

Що відбувається в обліку після платежу

Гаманець збільшується на суму платежу у валюті гаманця.
У рахунку збільшується «Сплачено», зменшується «Залишок». Те саме оновлюється у замовленні й угоді, з яких створено рахунок. Оплачена чернетка рахунку виходить із чернетки.
Статус рахунку. Якщо ввімкнено «Автозакриття рахунків» (Налаштування → Загальні налаштування), рахунок стає «Сплачено частково» або «Сплачено повністю»; те саме з пов'язаним замовленням, угодою (див. Рахунки).
Проводка. Для вихідного рахунку (рахунку клієнту) записується Дт 311.x (гаманець) / Кт 361 «Розрахунки з покупцями». Платіж лише «гасить» борг клієнта; виручку він не визнає.
Курсова різниця. Якщо виручку за рахунок було визнано за одним курсом, а гроші прийшли за іншим, додається пара 744 / 974 (див. Подвійний запис і валюти).

Платіж, не прив'язаний до рахунку (наприклад, лише до замовлення), змінює тільки гаманець і документ, але проводки Дт311/Кт361 не створює.

Редагування й видалення платежу

Редагування — олівець біля платежу або подвійний клік по рядку. Прив'язку до рахунку змінити не можна. Якщо ви міняли гроші (суму, гаманець, валюту чи дату), система сторнує стару проводку й проведе нову, а гаманець і «Сплачено» перерахує. Якщо змінили тільки категорію чи опис — проводки не чіпаються.
Видалення — хрестик ✕ і підтвердження. Оплата віднімається з рахунку, гаманець зменшується, проводка сторнується, статус рахунку перераховується (рахунок може знову стати «Чекає на сплату»).
Ці дії доступні лише ролям, яким дозволено редагувати сам рахунок.

Якщо рахунок скасовано чи закрито (сплачено повністю), редагувати вже створений платіж не можна: «Рахунок скасовано — платіж редагувати не можна» / «Рахунок закрито — платіж редагувати не можна». Виправити суму можна, видаливши платіж і додавши правильний.

Типові повідомлення про платежі

Повідомлення	Що робити
«Гаманець «Каса» належить компанії «ФОП Іванов», а рахунок виставлено від «ТОВ Ромашка». Оберіть гаманець тієї ж компанії.»	Виберіть гаманець тієї юрособи, яка виставила рахунок.
«Додайте контакт або контрагента до платежу»	У рахунку не вказано клієнта.
«Валюта гаманця не співпадає з валютою оплати»	Оберіть валюту, яка збігається з валютою гаманця (зазвичай форма робить це сама).
«Період 09.2026 закрито…»	Дата платежу у закритому місяці.
«Платіж не може бути у майбутньому»	У формі платежу зі списку «Фінанси» або «Календаря оплат» дата не може бути пізніше за сьогодні.

Платіж зі списку «Фінанси»

Подвійний клік по платежу у стрічці відкриває вікно «Платіж» з полями: Назва, Гаманець, Сума, Дата, Категорія (обов'язкова), Відповідальний, Опис. Змінюється так само, як у картці рахунку.

Переказ між гаманцями

Кнопка «Переведення» на сторінці «Фінанси» відкриває вікно «Переміщення». Вимоги: у вас повинно бути не менше двох гаманців — інакше побачите «Для переказу між гаманцями необхідно мати як мінімум 2 гаманця».

Поле	Що означає
Назва	За замовчуванням «Переведення №{{next_id}}» — номер підставиться автоматично.
З гаманця / На гаманець	Звідки й куди. Гаманці мають бути різними: інакше з'явиться «Для переведення неможливо використання однакових гаманців».
Сума з рахунку	Скільки списується з першого гаманця (у його валюті).
Сума на рахунок і Обмінний курс	З'являються, лише якщо валюти гаманців різні. Заповнені за курсами з довідника, але їх можна змінити: якщо ви змінюєте «Суму на рахунок», курс перерахується; якщо змінюєте курс — перерахується сума на рахунок. Так ви вносите фактичний курс обміну банку.
Дата	Коли відбувся переказ.
Відповідальний	Хто відповідає. Якщо не вказати, підставиться автор.
Опис	Примітка, до 1024 символів.

Приклад. Переказ 4 000 грн з «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)» на «Валютний рахунок (USD)»: у формі виникає курс 0,0223 і «Сума на рахунок» 89,17. Після збереження на гривневому гаманці на 4 000 грн менше, на доларовому — на 89,17 USD більше.

Облік. Створюється проводка: Дт 311 (гаманець-отримувач) / Кт 311 (гаманець-джерело). Курс до гривні береться на дату переказу: для сьогоднішньої дати — з довідника, для минулої — офіційний курс НБУ на ту дату. Якщо фактичний обмін вигідніший або невигідніший за офіційний курс, різниця показується окремим рядком: дохід — на 744, збиток — на 974. Переказ можна змінювати (подвійний клік) і видаляти — проводка сторнується.

Права доступу

Витрати — права перегляд / створення / редагування / видалення. Права «власні» показують лише витрати, де ви відповідальний.
Платежі — окреме право для перегляду списку; додавання, зміна й зняття платежу залежать від права редагувати рахунок (або замовлення).
Перекази — свої права: перегляд, створення, редагування, видалення.
Без права система відповідає «У вас недостатньо прав для цієї дії».
Закриття періодів і гаманці — окреме право «налаштування гаманців» (Ролі та права доступу).

Типові питання

Я створив витрату, а гроші на гаманці не змінились. Витрата створюється чернеткою. Відкрийте її, натисніть «Підтверджено» на смузі статусів і «Зберегти».

Не можу змінити гаманець у витрати. Так і задумано — гаманець після створення не змінюється (від нього залежать валюта, компанія й проводки). Створіть нову витрату з потрібним гаманцем, а помилкову видаліть.

Не можу додати рядок у витрату. Або витрата вже підтверджена (спочатку знімайте проведення), або рядки задає документ постачання.

Чому при вибраній ставці ПДВ вона стала неактивна? Ставку можна змінити лише до додавання рядків і лише у витрат без документа-підстави.

Платіж вніс клієнт у валюті, а в рахунку інша сума. Це нормально: у рахунку «Сплачено» рахується у валюті рахунку за вказаним курсом. Перевірте поле «Курс».

Що робити, якщо витрата вже підтверджена, а місяць закрито? Відкрити місяць у Налаштування → Фінанси → Закриття періодів, виправити й закрити знову.

Операції (платежі й витрати)