Як офіційно списати безнадійну дебіторську або давню кредиторську заборгованість і як це впливає на прибутки та збитки.

Списання заборгованості

Що це і навіщо

Буває, що борг «застряг» і гроші вже не надійдуть: покупець зник, підприємство закрилось, минув строк позовної давності. Або навпаки — ви колись винні постачальнику, але той за роки не пред'явив вимог, і борг за давністю втратив силу. Такий борг не можна просто «стерти»: він числиться в обліку і спотворює баланс.

Розділ «Списання заборгованості» дозволяє оформити це офіційним документом: борг закривається, а різниця потрапляє у ваш фінансовий результат.

Тип	Ситуація	Наслідок
Дебіторська	Покупець винен вам і не заплатить.	Ви втрачаєте ці гроші → сума йде у витрати (збиток).
Кредиторська	Ви винні постачальнику, але вже не заплатите (давність минула).	Ви вивільняєте борг → сума йде у доходи.

Де знайти

Ліве меню, група «Фінанси» → «Списання заборгованості». Адреса списку: /debt-write-off. Картка документа: /debt-write-off/4.

Список

Таблиця з колонками «Документ» (номер «№4» і дата під ним), «Тип» («Дебіторська» або «Кредиторська»), «Контрагент» (компанія або контакт), «Сума» (зі знаком «−» для дебіторської, «+» для кредиторської — у гривнях) і «Статус».

Фільтри (див. Фільтри): «Номер», «Тип», «Статус», «Компанія», «Контакт», «Сума», «Дата», «Дата створення», «Відповідальний». Сортування — за номером, сумою, датами: Сортування. Колонки налаштовуються, як описано в Колонки.

Кнопка над списком — «Списати заборгованість». Права кнопка миші по рядку відкриває меню, де є «Видалити» (з відкатом списання).

Статуси

Статус	Значення
Чернетка	Документ створений, але не проведений, борг ще не закрито.
Списано	Борг закрито проводкою.
Сторновано	Списання скасовано, борг повернувся контрагенту як був.

Коли ви створюєте документ кнопкою «Списати заборгованість», він проводиться одразу (статус «Списано»). Чернетка з'являється лише якщо документ створено поза цим вікном (наприклад, через API); у її картці є кнопка «Списати».

Створення: усі поля

Натисніть «Списати заборгованість». Відкриється вікно «Списання заборгованості».

Поле	Що означає	Обов'язкове?
Дві картки: «Дебіторська» («Покупець не заплатить (Дт 944 / Кт 361)») і «Кредиторська» («Ми вже не заплатимо (Дт 631 / Кт 717)»)	Тип списання. Під картками — пояснення: для дебіторської «Борг покупця визнано безнадійним — сума йде у витрати періоду», для кредиторської «Строк позовної давності сплив — борг перед постачальником стає доходом».	Так
«Контакт» та/або «Компанія»	Чий борг списуємо. Оберіть контакт (фізособа) — Контакти, або компанію — Контрагенти, або обох. Хоча б одне обов'язкове: «Оберіть контакт або компанію».	Одне з двох
Рядок про борг контрагента	З'являється після вибору контрагента: «Борг контрагента: … грн» і кнопка «Списати весь» (підставляє повну суму). Якщо боргу немає — червоне попередження «У контрагента немає … заборгованості — списувати нічого», а кнопка «Списати» блокується.	—
*«Сума, грн »**	Скільки списуємо, у гривнях. Не більше боргу. Якщо більше — жовте попередження «Сума перевищує борг на … грн. Списати можна максимум … грн» і помилка «Сума перевищує борг контрагента».	Так
«Дата»	Дата списання. Проводка датується нею. За замовчуванням сьогодні.	Ні
«Наша компанія»	Поле показується, тільки якщо у вас кілька власних юросіб. Обирає, з обліку якої юрособи списується борг. Якщо компанія одна, вона підставляється сама.	Ні
«Підстава»	Чому списуєте: «Наказ, рішення суду, сплив позовної давності…». Текст потрапляє в опис проводки.	Ні
«Рахунок (необов'язково)»	Рахунок (інвойс) покупця, до якого належить борг. Використовується для прив'язки проводки до конкретного рахунку в аналітиці.	Ні
«Коментар»	Довільна примітка.	Ні

Кнопки внизу: «Відмінити» та «Списати». Після проведення відкривається картка документа; повідомлення: «Заборгованість списано».

Як система рахує борг контрагента

Ліміт — це не порада, а жорстка перевірка: списати можна не більше, ніж реальний борг. Борг береться з фінансових проводок по розрахункових рахунках з покупцями (361) та постачальниками (631) разом. Якщо контрагент одночасно ваш покупець і постачальник, це один згорнутий борг.

Якщо результат додатний — нам винні (дебіторка). Його можна списати як «Дебіторську».
Якщо від'ємний — ми винні (кредиторка). Його можна списати як «Кредиторську».
Якщо ви вказали і контакт, і компанію, ліміт — менший з двох.
Сторновані проводки в розрахунок не входять — тому після сторнування борг «повертається».
Борг завжди у гривнях: для валютних боргів береться гривневий еквівалент за курсом проводок.

Що відбувається в обліку

Створюється одна проводка в гривнях з курсом 1. Вона прив'язана до контакту, компанії та рахунку (якщо ви їх вказали) — тому борг зменшується в усіх звітах у розрізі цих аналітик, зокрема в Взаєморозрахунках.

Тип	Проводка	Вплив на прибутки/збитки
Дебіторська	Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» / Кт 361 «Розрахунки з покупцями (AR)»	Збиток на суму списання
Кредиторська	Дт 631 «Розрахунки з постачальниками (AP)» / Кт 717 «Дохід від списання кредиторської заборгованості»	Дохід на суму списання

Приклад 1 (дебіторська). Клієнт «Альфа» винен вам 30 000 ₴ (Дт 361 за виставленими рахунками). Суд визнав, що стягнути неможливо. Ви списуєте 30 000:

проводка Дт 944 — 30 000 / Кт 361 — 30 000;
борг «Альфи» у Взаєморозрахунках стає 0;
у звіті про прибутки з'являється витрата 30 000 (збиток від безнадійної заборгованості);
гроші й гаманці не змінюються — грошей і не було.

Приклад 2 (кредиторська). Ви винні постачальнику «Бета» 12 000 ₴, а термін давності минув. Списуєте 12 000: проводка Дт 631 — 12 000 / Кт 717 — 12 000, борг перед «Бетою» зникає, а у звіті про прибутки з'являється дохід 12 000. Гаманці не змінюються.

Часткове списання теж можливе: якщо борг 30 000, а ви списали 10 000, залишиться 20 000 (у Взаєморозрахунках і в наступних списаннях).

Про принцип подвійного запису — Подвійний запис і валюти.

Картка документа

Угорі — вкладки «Інформація» і «Файли» (сюди прикріплюють підтвердження: наказ, рішення суду, акт звірки). Кнопки: «Списати» (лише для чернетки) і меню «⋯».

Ліва частина — «Списання №N» зі статусом та поля лише для перегляду: «Тип заборгованості», «Сума», «Дата», «Контакт», «Компанія», «Рахунок», «Підстава», «Коментар».

Вкладка «Інформація»:

Три картки-підсумки: «Дебіторська заборгованість» (або «Кредиторська заборгованість») із сумою; «Проводка» (наприклад, «Дт 944 / Кт 361»); «Вплив на P&L — Збиток» (або «Дохід») з номером рахунку 944 (або 717).
Для чернетки — підказка «Документ ще не проведено. Натисніть «Списати», щоб сформувати проводку … і закрити борг».
Для сторнованого — жовта підказка «Списання сторновано … Проводку скасовано, борг повернувся контрагенту».
Блок «Проводка» (для «Списано» і «Сторновано»): «Дебет», «Кредит», «Сума у базовій валюті», «Проводка (LedgerTransaction)» — номер (після сторно — «— (сторновано)»), «Проведено» — дата й час. У чернетці — «Проводки ще немає — документ у чернетці».
Для чернетки — блок додаткових полів з кнопкою «Зберегти додаткові поля» (у проведеному документі редагування закрите).

Дії з документом (меню «⋯»)

Дія	Коли	Що відбувається
«Списати» (кнопка)	Чернетка	Проводить документ (з перевіркою ліміту боргу). Повідомлення «Заборгованість списано».
«Сторнувати списання»	Проведений	Підтвердження: «Сторнувати списання? Проводку буде скасовано, борг повернеться контрагенту.» Створюється дзеркальна проводка; борг знову видно у звітах. Документ стає «Сторновано» і повторно проведений бути не може — при потребі створіть новий. Повідомлення: «Списання сторновано, борг повернуто».
«Видалити документ»	Будь-коли	Підтвердження: «Видалити документ? Якщо його проведено — проводку буде сторновано, борг повернеться.» Документ зникає зі списку.

Редагувати проведений документ не можна. Спробуєте — побачите «Проведений документ не можна редагувати — спершу скасуйте його». Скасований теж не редагується.

Права доступу

Діє право «debt_write_off» з діями «перегляд», «створення», «редагування», «видалення». «Списати» і «Сторнувати» вимагають права «редагування». Оскільки списання безпосередньо змінює фінансовий результат, це право варто давати лише довіреним ролям. Налаштування — Ролі і права. Без права перегляду пункт «Списання заборгованості» зникає з меню. Кнопки на екранах за правами не ховаються: при відмові з'явиться повідомлення «У вас немає прав для цієї дії».

Типові помилки і питання

«У контрагента немає заборгованості цього типу — списувати нічого» — або немає боргу, або ви обрали не той тип. Перевірте у Взаєморозрахунках, чи це «нам винні» (дебіторська) або «ми винні» (кредиторська).
«Сума списання (…) перевищує заборгованість контрагента (…)» — введіть суму не більше боргу або натисніть «Списати весь».
«Не вказано контрагента (контакт або компанію)» — оберіть хоча б одного.
«Не знайдено рахунок 944 / 717. Оновіть план рахунків» — у вашому плані рахунків немає потрібного рахунку; зверніться до адміністратора.
«Період … закрито…» — дата списання (або сторнування) потрапляє в закритий обліковий період.
«Документ вже проведено» / «Скасований документ не можна провести» / «Скасувати можна лише проведений документ» — статус уже змінився.
Що з самим рахунком (інвойсом) покупця? Поле «Рахунок» лише прив'язує проводку до рахунку в аналітиці; сам рахунок документом списання не змінюється.
Списали помилково. Скористайтеся «Сторнувати списання» — борг повернеться в тому ж вигляді, як був.
Два бухгалтери одночасно списують один борг. Система обробляє такі документи по черзі, тому подвійне списання понад борг не пройде.

Списання боргу