Як додати власні поля в картки: типи, списки з пошуком, маска, права ролей і що станеться при видаленні.

Що це і навіщо

Додаткові поля це ваші власні поля в картках і формах. Стандартних полів контакту чи товару може не вистачити: наприклад, вам потрібні «Розмір взуття», «Дата останнього візиту», «ІПН» або «Канал, з якого прийшов клієнт». Ви додаєте таке поле один раз у налаштуваннях, і воно з'являється у формі створення й у картці запису, у фільтрах, у колонках списку, в імпорті та експорті.

Програмувати нічого не треба: тип поля, підказку, обов'язковість і навіть перевірку формату ви задаєте самі.

Де знайти

Поля налаштовуються окремо для кожного розділу. Відкрийте список потрібного розділу (наприклад, Контакти), натисніть іконку з двома смужками та стрілкою у правому верхньому куті над таблицею і оберіть «Налаштування полів». Відкриється сторінка налаштувань поточного розділу.

Адреси сторінок (їх можна відкрити й напряму):

Розділ	Адреса
Контакти	`/extra-fields/contact`
Контрагенти	`/extra-fields/account`
Ліди	`/extra-fields/lead`
Угоди	`/extra-fields/opportunity`
Замовлення	`/extra-fields/order`
Рахунки	`/extra-fields/invoice`
Документи	`/extra-fields/document`
Товари і послуги (спільні поля)	`/extra-fields/product`
Виробничі замовлення	`/extra-fields/production`

Пункт «Налаштування полів» є у списках цих дев'яти розділів. Окремого перемикача прав для цього екрана в ролях ми не бачимо, тому не давайте доступ до розділів людям, яким не варто змінювати структуру карток.

Екран налаштувань

Екран поділено на дві частини.

Ліворуч розташовані кнопка «+ Додати поле» і список «Кастомні поля (N)», де N показує, скільки полів уже створено. У кожного поля видно назву та тип. Поки полів немає, ви побачите напис «Тут поки що немає записів».
Праворуч показано налаштування вибраного поля. Ця частина з'являється після кліку на поле в списку. Зверху праворуч на цій сторінці зʼявляються кнопки «Видалити поле» та «Зберегти».

Як додати поле

Натисніть «+ Додати поле» і оберіть тип у меню (усі типи описані нижче).
Поле створюється одразу, ще до того, як ви щось заповнили. У ньому вже є назва за замовчуванням, яка збігається з типом («Текст», «Число» тощо), і з'являється повідомлення «Поле успішно додано». Поле вже можна побачити в картках, тому не зволікайте і налаштуйте його.
Клацніть на щойно створене поле в списку ліворуч, і праворуч відкриються налаштування.
Заповніть налаштування, натисніть «Зберегти». Кнопка активна лише тоді, коли ви щось змінили. Після збереження побачите «Поле успішно змінено».

Додавання поля: тип, назва, обов'язковість

Типи полів

Тип	Що зберігає	Приклад
Текст	Короткий текст до 512 символів.	«Улюблений колір»
Число	Число. Літери система не приймає.	Розмір взуття: 42
Посилання	Адреса сайту. Система перевіряє, що це схоже на посилання.	Профіль у соцмережі
Дата	Календарна дата з вибором у календарі.	Дата останнього візиту
Час	Час доби.	Зручний час дзвінка
Список	Одне значення з переліку, який ви задаєте.	Розмір: S, M, L
Мультисписок	Кілька значень з переліку одночасно.	Цікаві напрями: одяг, взуття, аксесуари
Список з пошуком	Одне значення з дуже великого переліку (тисячі варіантів). Список не показується весь: людина вводить кілька літер і вибирає з знайдених.	Довідник населених пунктів
Мультисписок з пошуком	Кілька значень з дуже великого переліку, також через пошук.	Довідник моделей техніки

Тип поля після створення змінити не можна. Якщо помилилися, видаліть поле й створіть нове.

Обидва типи «з пошуком» недоступні для розділу Виробничі замовлення: у ньому їх просто немає в меню. Причина: виробництво підставляє значення полів у формули калькуляції, а для перелічення на тисячі варіантів це не підходить.

Налаштування поля

Поле	Що означає	Обов'язкове?	Приклад
Тип контакта / Тип контрагента / Воронка / Тип документа / Товар/Послуга	Показується не для всіх розділів (див. нижче). Якщо вибрати значення, поле діятиме лише для записів цього підтипу. Якщо порожньо, поле діє для всіх.	Ні	Тип контакта: «Клієнт»
Назва поля	Підпис, який бачать користувачі. До 60 символів.	Так	«Розмір взуття»
Ширина поля	Скільки місця поле займає в рядку форми: 25%, 30%, 40%, 50%, 60%, 70%, 75% або 100%.	Ні	50%
Сортування (Order)	Порядок серед інших полів: чим менше число, тим вище поле. Число не менше 0.	Ні	1
Значення за замовчуванням	Що підставиться в нове поле автоматично. Для тексту, числа й посилання до 30 символів; для списку та списку з пошуком вибір з переліку, є варіант «Немає значення».	Ні	«Невідомо»
Опис / Підказка для поля	Коротка підказка менеджеру, як заповнювати. До 120 символів.	Ні	«Вказуйте розмір у європейській сітці»
Маска валідації (регулярний вираз)	Правило формату для тексту, числа й посилання. Значення, що не підходить, система не збереже. Якщо порожньо, перевірки немає. До 255 символів.	Ні	`^[0-9]{8}$` (рівно вісім цифр)
Видимість та доступ (Ролі)	Кольорові «пігулки» з ролями. Клікніть на роль, щоб вибрати її. Поле бачитимуть лише вибрані ролі. Якщо нічого не вибрано, поле доступне всім. Адміністратор бачить усі поля завжди. Цей блок з'являється, якщо у вас є ролі, крім адміністратора.	Ні	Лише «Бухгалтер»
Обов'язкове для заповнення	Перемикач у блоці «Властивості поля». Без цього поля запис не збережеться.	Ні	немає

Перший спадний список («Тип контакта», «Тип контрагента», «Воронка» для лідів і угод, «Тип документа», «Товар/Послуга» для товарів) є у розділах: контакти, контрагенти, ліди, угоди, товари, документи. У замовлень, рахунків і виробничих замовлень його немає.

Про прив'язку до підтипу. Якщо ви поставили «Тип контакта: Клієнт», то поле буде в формі й вимагатиметься (якщо обов'язкове) лише для контактів типу «Клієнт». У контактах іншого типу воно не показується і нічого не вимагає.

Значення списків

Для полів типу Список, Мультисписок та обох «з пошуком» унизу є блок «Значення списку».

У кожного варіанта дві колонки: «Назва опції» (її бачать люди) і «Системне значення» (короткий код; його можна не заповнювати). Код потрібен, коли ви використовуєте значення у формулах, наприклад, у калькуляції виробництва, а також коли завантажуєте файл з кодами.
Новий список одразу отримує дві заготовки: «Опція 1» зі значенням 1 та «Опція 2» зі значенням 2. Перейменуйте або видаліть їх. У полів «з пошуком» заготовок немає.
Щоб додати варіант, введіть назву в рядок «Назва нової опції» й натисніть «Додати» або клавішу Enter. З'явиться «Опцію додано». Нова опція стає в кінець списку.
Щоб змінити назву чи код, виправте текст у рядку й натисніть «Зберегти» вгорі.
Кнопка ✕ видаляє опцію. Для вже збереженої опції система перепитує підтвердження.
Назви опцій в одному полі не повинні повторюватися (регістр літер і пробіли по краях не враховуються), так само не повинні повторюватися системні значення. Інакше побачите: «Значення опцій списку не повинні повторюватись».
Назва і код можуть мати до 100 символів. В одному полі може бути не більше 20 000 опцій.

Завантаження опцій з файлу

Кнопка «Завантажити з CSV» додає багато опцій за один раз. Один рядок файлу означає одну опцію: назва;значення. Значення можна не вказувати. Порожні рядки й рядок-заголовок «назва»/«name» пропускаються. Роздільником може бути крапка з комою або кома; файл з Excel у кодуванні Windows-1251 читається правильно. Якщо у файлі немає жодної опції, побачите «У файлі немає жодної опції. Формат рядка: назва;значення». Додається або весь файл, або нічого: при помилці (наприклад, дубль назви) жодна опція не потрапляє у список.

Поля «з пошуком»

У таких полів показуються лише ті варіанти, що знайшлися за пошуком, до 50 за раз. У заголовку блоку видно загальну кількість: «всього: N». Над списком є рядок «Пошук опції за назвою» і підказка «Показано 50 з N, уточніть пошук». Додавати, змінювати й видаляти опції можна так само, як у звичайному списку.

Як поле поводиться у роботі

У формі створення й у картці. Поле з'являється разом зі стандартними, з тією шириною й підказкою, які ви задали. Обов'язкові поля позначені, а значення за замовчуванням уже підставлене.
Перевірка. Якщо обов'язкове поле порожнє, система не збереже запис і напише «Поле «Назва» обов'язкове для заповнення». Якщо значення не підходить під маску, з'явиться «Поле «Назва» не відповідає заданому формату». Порожнє необов'язкове поле маску не перевіряє.
У списку. Поле можна вивести колонкою (колонки) і використовувати в умовах фільтра. Виняток: поля типу «Час» у фільтрах недоступні.
Імпорт і експорт. Поле стає окремим пунктом при зіставленні колонок імпорту (Імпорт) і вибору полів для експорту.
Бізнес-правила. Поле можна використовувати в умовах і як ціль бізнес-правила: наприклад, зробити його обов'язковим, лише коли контакт має певний тип.

Як видалити поле

Оберіть поле в списку й натисніть «Видалити поле», потім підтвердіть. З'явиться «Поле успішно видалено».

Увага. Видалення остаточне. Разом із самим полем зникають усі значення, які ви вже ввели у цьому полі в контактах, лідах, замовленнях чи товарах. Відновити їх не можна. Якщо поле більше не потрібне, але дані шкода, краще залишіть його й обмежте ролями.

Що відбувається в обліку

Додаткові поля несуть лише додаткову інформацію в картці. Вони не створюють фінансових проводок, не рухають склад і не змінюють баланс. Виняток: у виробництві системні значення опцій списків підставляються у формули калькуляції, тоді вони впливають на розраховану собівартість замовлення.

Права доступу

Кому видно поле в картках і формах, визначає блок «Видимість та доступ (Ролі)» цього поля.
Кому доступний сам екран налаштувань, окремим правом у ролях не керується (див. вище).

Типові помилки і питання

Ситуація	Що робити
Кнопка «Зберегти» неактивна	Ви нічого не змінили. Виправте будь-яке значення.
«Помилка валідації» під час збереження	Назва порожня чи довша за 60 символів; опис довший за 120; значення за замовчуванням довше за 30; маска довша за 255.
«Поле з пошуком недоступне для виробництва»	У виробничих замовленнях використовуйте звичайні «Список» чи «Мультисписок».
Не бачу поле в картці	Перевірте: чи обрана роль у блоці видимості; чи поле не прив'язане до іншого типу запису; чи оновлена сторінка.
Не можу змінити тип поля	Це неможливо. Створіть нове поле потрібного типу й перенесіть дані (наприклад, через експорт та імпорт).
Імпорт не розпізнає значення списку	У файлі вказуйте назву опції, її код або `#id`. Число без позначок вважається назвою опції, а не її номером.

Додаткові поля