Знайте маржу кожного проєкту до того, як він закінчиться
Фіксована ціна, почасово чи абонплата, клієнти в гривні, доларах і євро, команда на ФОП. Silium збирає години, рахунки й виплати команді в одну картину: скільки заробляє кожен проєкт і клієнт і де години йдуть у подарунок.
- Години команди з прив’язкою до проєкту й етапу, із собівартістю кожної.
- Рахунки з годин, абонплати й етапи у валюті клієнта.
- Маржа проєкту з проводок, а не з таблиці.
Без встановлення· Веб і мобільний застосунок· −40% першим 100 компаніям
← Розробка: перевитрата 46 745 грн при готовності 70%
Де агенція втрачає гроші
Типові ситуації студій на 10–30 людей, які ведуть 8–20 проєктів одночасно.
Продали 480 годин, витратили більше
Фіксована ціна, а розробка «з’їдає» більше годин, ніж закладено. Дізнаються після здачі або не дізнаються взагалі.
Проєкт у мінусі
Години понад пакет ідуть у подарунок
Абонплата за 40 годин, а фактично 45–47. Перевищення не виставляють, клієнт звикає.
5–7 годин щомісяця з кожного клієнта
Невідомо, хто з клієнтів прибутковий
Найбільший клієнт за виручкою часто найменш вигідний: нескінченні правки й дзвінки AM.
Один «тихий» збитковий клієнт з’їдає прибуток
Дебіторка в доларах
Інвойс Net 30, клієнт платить на 45-й день, курс на дату оплати інший. Скільки винні й скільки втрачено на курсі, не рахує ніхто.
1,5–2 місячні виручки в дебіторці
Виплати команді раніше за оплати
ФОП-підрядникам платити наприкінці місяця, а клієнти платять на 30–40-й день.
Власник докладає свої
Шість сервісів, нічого не сходиться
CRM, таск-трекер, тайм-трекер, таблиці, фінансовий сервіс і акти, а зведення P&L займає кілька днів щомісяця.
$20–40 на людину й дні фінансиста
Усі екрани нижче взяті з живої системи
Приклад: «Кобальт Студія» (ТОВ «Кобальт Діджитал»), Київ
Розробка, дизайн і маркетинг. 17 людей у команді, майже всі на ФОП зі своєю ставкою й собівартістю години. 11 клієнтів в Україні, США, Німеччині, Великій Британії й Чехії: фіксована ціна, почасові проєкти й абонплата.
Демонстраційна компанія: назва, клієнти й суми вигадані, але кожен документ проведено в Silium, а цифри розраховані системою.
Як Silium закриває ці болі
Від години до маржі в одній системі
Усі проєкти й моделі оплати в одному списку
Фіксована ціна за етапами, почасово з лімітом, абонплата з пакетом годин, внутрішній пресейл. У кожного проєкту є клієнт, валюта, сума договору й керівник.
- Шаблони: фікс, почасово, абонплата, внутрішній
- Валюта проєкту: UAH, USD, EUR
- Керівник і команда зі ставками
- Права: PM бачить свої проєкти
12 проєктів студії: від порталу дилера до PPC у Чехії
Розробка вийшла за бюджет: це видно на 70% готовності, а не після здачі
Було: продали 480 годин, а витратили більше і дізналися про це після запуску.
Етапи проєкту з планом годин і собівартості. Факт збирається з таймшитів і виплат команді за ставкою кожного. Перевитрата підсвічується червоним, поки етап ще в роботі.
- План годин і собівартості етапу
- Факт рахується з годин за собівартістю людини
- Відхилення й готовність етапу
- Етапи з віхою оплати для фіксованої ціни
«Зерноліт»: дизайн уклався в план, розробка вже +46 745 грн при готовності 70%
Ставка для клієнта й собівартість години в кожного
Учасники проєкту зі ставкою для клієнта й собівартістю години. З них рахується оцінка незабіленого часу й маржа годин.
- Ставка в гривні, доларах чи євро
- Собівартість години ФОП і штатних
- Керівник проєкту позначений
Команда «Зерноліту»: PM, дизайнери, full-stack, QA зі ставками
Години команди з прив’язкою до проєкту, етапу й завдання
Таймер і ручний запис, оплачувані й внутрішні години, затвердження керівником. З годин складається рахунок для почасових клієнтів і собівартість для всіх.
- Таймер у вебі й телефоні
- Оплачувані й неоплачувані години
- Затвердження перед виставленням
- Фільтр за людиною, проєктом, періодом
Облік часу студії: 7 816 годин за півроку, кожна з проєктом
Кожна година понад пакет потрапляє в рахунок, а не в подарунок
Було: абонплата за 40 годин, а фактично 45–47, і так щомісяця.
Години понад пакет фіксуються як оплачувані. Незабілений час видно з сумою до виставлення, а рахунок за період створюється однією кнопкою.
- Пакет годин і ставка перевищення
- Незабілене з сумою до виставлення
- Рахунок із годин за період
«Дент Плюс»: не виставлено 37,2 години понад пакет на 33 480 грн
Хто з клієнтів заробляє для вас гроші
Виручка, собівартість команди й валовий прибуток кожного проєкту беруться з проводок. Звіт сходиться з P&L компанії, тож цифрам можна вірити.
- Маржа проєкту в гривні за курсом НБУ
- Собівартість з виплат команді за годинами
- Розподіл накладних за бажанням
- Звірка з P&L компанії
Brightpath і Northwind дають по 50% маржі, «Зерноліт» поки −245 тис.
Інвойси в доларах і євро та хто з них прострочений
Абонплати, рахунки з годин і за етапами виставляються у валюті клієнта. Оплати й курсові різниці рахуються автоматично, прострочені видно в календарі.
- Рахунки в UAH, USD, EUR
- Термін оплати й прострочка
- Курсові різниці на оплатах
Рахунки студії: абонплати жовтня в гривні, доларах і євро
Виплати команді наприкінці місяця без сюрпризів
Платіжний календар: виплати ФОП, податки й обладнання поруч з очікуваними оплатами клієнтів. День і причина розриву видно за два тижні.
- Прогноз залишку на кожен день
- Прострочені оплати клієнтів окремо
- Причина розриву: конкретні виплати
Виплати команді 28 жовтня дають розрив −176 823 грн до оплати Northwind
Критичні звернення з таймером SLA
Для проєктів підтримки задається час реакції й вирішення. Кожне завдання отримує дедлайн SLA, прострочені видно одразу.
- SLA реакції й вирішення на проєкті
- Чип SLA на завданні
- Канбан і список завдань проєкту
«Фудлайн»: «сайт не приймає оплату», SLA 4 години
Що бачить власник
Власник бачить гроші студії, а не лише завдання
P&L за місяцями, маржа проєктів і клієнтів, незабілені години, дебіторка у валюті й розрив у касі в одному місці, без зведення таблиць наприкінці місяця.
Фінансовий звіт студії: виручка й прибуток за місяцями
Завдання й SLA, прострочені оплати, платежі на тиждень.
Години проти бюджету, незабілене, затвердження таймшитів.
Рахунки з годин і абонплати, виплати команді, маржа проєктів і клієнтів.
Скільки конкретно у вас?
Агенція заробляє годинами і їх же губить: понад пакет, понад бюджет фіксованого проєкту, у простоях команди. Підставте свої цифри, і діапазони перерахуються одразу.
Правила великого пальця для галузі, а не аудит. На демо замінимо діапазони вашими реальними цифрами.
- Години понад пакет і обсяг, які не виставили≈ 45 000–120 000 грн/міс
3–8% виручки: незабілені години видно з сумою до виставлення.
- Перевитрата годин на фіксованих проєктах≈ 30 000–75 000 грн/міс
2–5% виручки: бюджет годин за етапами показує перевитрату на першому спринті.
- Простій команди: +5–10 п.п. утилізації≈ 95 000–189 000 грн/міс
Видно, хто й на чому завантажений, тож вільні години йдуть у виставлену роботу.
Щомісяця в касі
170 000–384 000 грн
Підписка «Сервіс»
3 043 грн/міс
17 корист. × 179 грн, оплата за рік
Окупність
у перший місяць
економія в 55 разів більша за підписку
Мобільний застосунок
Команда працює з телефону
Таймер і записи часу, завдання проєктів, рахунки клієнтам і заплановані платежі в мобільному застосунку.
Автоматизація
Автоматизація: продовження договорів, заявки й план продажів
Конструктор бізнес-процесів без програміста: подія, умова, дії, затримка. Процес працює цілодобово, кожен запуск видно в журналі, а помилка приходить сповіщенням.
Коли
За 30 днів до закінчення договору на супровід
- Завдання акаунт-менеджеру: запропонувати продовження
- Лист клієнту з підсумками й пропозицією
Ретейнер не закінчується «тихо».
Коли
Нова заявка з сайту
- AI визначає послугу: сайт / реклама / підтримка
- Розподіл у черзі профільних менеджерів
Заявка одразу в того, хто продає саме цю послугу.
Коли
Темп плану продажів упав до «Відстає»
- Сповіщення керівнику з поточним виконанням
Про провал місяця дізнаєтесь у середині місяця, а не в кінці.
Ваш процес у документах Silium
- 1
Лід і бриф
Заявка з сайту, Clutch, LinkedIn, далі угода й оцінка
- 2
Договір і проєкт
Проєкт за шаблоном: фікс, почасово чи абонплата; команда зі ставками
- 3
Робота
Завдання, таймер і таймшити за етапами, затвердження годин
- 4
Рахунки
Абонплата, рахунок із годин або за етапом у валюті клієнта
- 5
Виплати команді
Акти ФОП із розподілом собівартості між проєктами
- 6
Маржа
Рентабельність проєктів і клієнтів, P&L, платіжний календар
Чесно: наскільки підійде
Типові завдання галузі Silium закриває приблизно на 85% «з коробки». Ось межі.
Закриваємо повністю
- Веб-студії, дизайн-бюро, digital- і SMM-агенції, консалтинг
- Фіксована ціна, почасово, абонплата з пакетом годин
- Команда на ФОП зі ставками, облік часу й затвердження
- Клієнти в UAH, USD, EUR, платіжний календар
Не робимо або робимо через інтеграцію
- Синхронізація з Jira, GitHub і Toggl лише через відкритий API
- Ресурсне планування за навичками на тижні вперед
- Інтеграції з Upwork, Payoneer і Wise: виписки завантажуються файлом
Усе для вашої галузі в одній системі
Що ви отримуєте за ці гроші
Модулі, які вам знадобляться, вже є в Silium, нічого не треба встановлювати окремо. Налаштовуємо під ваші процеси протягом 14 днів безкоштовного доступу.
CRM, ліди та воронки
Кілька воронок, джерела заявок, причини програшу, повна історія роботи з клієнтом.
Месенджери в одному вікні
Telegram, Instagram, Facebook і WhatsApp у Silium. Лід і клієнта створюють прямо з чату.
Проєкти з етапами
План і факт за етапами, акти, гарантійні утримання, дохід за відсотком готовності.
Облік часу
Таймер і таймшити, затвердження, рахунок клієнту з незабілених годин.
Завдання й канбан
Повторювані завдання, SLA, Гант, виконання з телефону.
Документи й шаблони
Договори, рахунки, акти й накладні з ваших шаблонів друку.
Фінанси й P&L
Cash Flow, P&L, маржинальний режим, кілька валют і рахунків.
Платіжний календар
Прогноз залишку на кожен день і касовий розрив за тижні до того, як він настане.
Дебіторка й взаєморозрахунки
Вік боргу, прострочка, акт звірки з клієнтом і постачальником.
Зарплата й HR
Конструктор ЗП з формулами, відомості, відпустки, табель.
Банківська виписка
Імпорт виписки й автоматичне зіставлення з рахунками та витратами.
Бізнес-процеси
Тригери, умови й дії без програміста: завдання, повідомлення, статуси.
Мобільний застосунок
Android та iOS: завдання, замовлення, склад, етапи цеху, фінанси.
Проєкти, облік часу, рахунки в валюті, фінанси й звіти без складу й виробництва
за користувача на місяць у разі оплати за рік · помісячно 209 грн · від 5 користувачів
Ціна для перших 100 компаній (−40%).
- CRM: ліди, угоди, воронки, завдання
- Проєкти: етапи, облік часу, рентабельність
- Рахунки, акти, повторювані документи
- Фінанси: Cash Flow, P&L, мультивалютність
- Зарплата, відпустки та відсутності
- Пошта, месенджери, чат на сайт
Часті питання
Ні. Розробники можуть лишатися у своєму трекері; у Silium ведуться години, гроші й клієнти. Синхронізація можлива через відкритий API.
У кожної людини є собівартість години. Виплата ФОП за актом розподіляється між проєктами й етапами за їхніми годинами, тож маржа рахується з реальних виплат.
Години понад пакет записуються як оплачувані. Вкладка «Час» показує незабілене з сумою, рахунок за період створюється однією кнопкою.
Рахунок створюється у валюті клієнта, оплата приходить на валютний рахунок, база рахується за курсом НБУ, а курсові різниці автоматично.
Так. Silium веде управлінський облік студії; первинку можна вивантажити в бухгалтерську програму.
Побачте маржу своїх проєктів уже цього тижня
14 днів повного доступу без оплати. Або покажемо Silium на ваших проєктах за 30 хвилин.