Наведемо лад в обліку вашої компанії. І передамо вам керовану систему

У чому був біль

Один з напрямків ми підняли два роки тому. Він обертав непогані гроші, але я не міг чесно собі відповісти, він заробляє чи я дотую його з основного бізнесу. У 1С був тільки зведений фінрезультат, а розрізу за підрозділами я ніколи не бачив. Бухгалтерія казала: «треба пів дня перебивати руками, зробимо наступного тижня». Наступного тижня щось горіло, і це тяглось місяцями. На останній квартал я серйозно сів рахувати, чи не закривати напрямок взагалі.

Що зробили

Перенесли всі чотири системи в Silium. Склад зробили з партійним обліком і нормальною собівартістю на кожне відвантаження, фінансову модель на подвійному записі, а P&L з обов'язковим розрізом за напрямками. Команда бухгалтерів спочатку нервувала, бо звичка тримати все «у себе» залишається роками. Через кілька тижнів зрозуміли, що рутинної роботи стало менше, бо цифри більше не треба зводити руками між системами.

Як зараз

На третій тиждень після запуску я відкрив звіт за напрямком, який збирався закривати. 18% маржі, більше, ніж дає основний бізнес. Я б його просто прибив, а він навіть не був збитковим. Річ була не у відділі. Я як директор просто не міг побачити цього в цифрах.

У чому був біль

«Скинь актуальний файл» я чув разів десять на день. Менеджерка дивиться в одну версію, я в іншу, склад взагалі в третій. Найбільше дратувало, коли обіцяли клієнту виріб, якого фізично вже не було. Виправити вже не можна, тільки телефонувати, перепрошувати і втрачати довіру. І це були наші постійні, ті, хто бере без вмовлянь. За рік таких ситуацій набралось десятків зо два.

Що зробили

Я довго відкладав запуск. Думав, ще одна система, в яку треба влізти на місяць налаштувань. Розгорнули за два тижні: довідники з Excel перенесли імпортом, склад одразу зробили в реальних залишках, прайс налаштували мультивалютний, бо у нас половина надходжень у євро. CRM налаштував сам, без розробників.

Як зараз

Вранці я відкриваю одну вкладку і бачу все: скільки кожного артикулу залишилось, що зарезервовано під замовлення, хто з клієнтів винен, скільки в касі. Менеджерка виставляє рахунок з картки замовлення в два кліки. Раніше це було хвилин п'ять копіювання. Excel у мене залишився рівно один, старі архіви, які я бекаплю раз на місяць.

У чому був біль

Патентна робота складається з довгих ланцюжків документів і жорстких дат. Пропустив подачу, і клієнт втрачає права на знак, а відповідаєш ти, своєю репутацією і своїм часом. У нас було два таких випадки за рік. Не катастрофа, але я зрозумів, що з нинішнім зоопарком це питання часу, коли буде третій. Я знав, що ми ще щось обов'язково пропустимо.

Що зробили

У Silium кожна справа стала окремою карткою з переписками, файлами, рахунками, підписами і дедлайнами. КЕП через Вчасно підписуємо звідти ж, в один клік, без переходів. Налаштували бізнес-правила: вхідний лист з певними тригерами автоматично ставить завдання і прикріплює до правильної справи. Окремо запустили AI-крок: він читає вхідну пошту і розкидає її по справах сам, точніше за нашого асистента.

Як зараз

За два місяці після переходу жодного пропущеного дедлайну. Жодного «Тарас, де ми зараз з тією заявкою?». Я вранці відкриваю систему і бачу те, що горить сьогодні, що чекає мого підпису, які платежі мають прийти. Відчуття від роботи зовсім інше. Я керую студією, а не гашу пожежі в чотирьох месенджерах одночасно.

У чому був біль

У п'ятницю команда прийшла по ЗП, а на рахунку 12 тисяч на всі дві точки. У середу я закупив запчастин на 80, у четвер віддав деталь клієнту в борг, «свій, віддасть наступного тижня». А в п'ятницю ще податки, про які я просто не подумав наперед. Таких ситуацій за два роки було разів десять. На двох локаціях управляти грошима «в голові» вже не виходило, я постійно перекидав з однієї каси в іншу, бо «там зараз треба».

Що зробили

У Silium запустили касовий календар на 30 днів наперед, окремо для кожної філії і зведено для всієї компанії. Видно, коли яка планова виплата, які надходження я очікую від клієнтів, який залишок буде кожного конкретного дня. Записи клієнтів і вся історія авто тепер в одній картці, доступній обом локаціям: яке авто, що робили, що сказали зробити наступного разу, які запчастини під гарантією. ЗП і податки винесли в окремий модуль, виплати автоматично йдуть у фінмодель.

Як зараз

За рік роботи в Silium нуль ситуацій з «нема чим платити». Якщо на якусь дату намічається мінус хоч на одній з локацій, я бачу це за два тижні, а не за день. І окремо: я нарешті бачу, скільки кожен майстер реально приносить грошей, і яка точка з двох тягне більше. Без «на око», без «здається, він молодець». Цифри конкретні, до гривні.