Як вивантажити записи зі списку у файл: вибір колонок, фонові вивантаження й повторний імпорт.

Що це і навіщо

Експорт вивантажує записи зі списку в файл Excel (.xlsx). Це зручно, щоб передати перелік клієнтів бухгалтеру, зробити власну зведену таблицю, відправити прайс партнеру або зробити резервну копію довідника перед масовими змінами. Ви самі вибираєте, які колонки потрапляють у файл, а те, які саме записи вивантажаться, визначає поточний фільтр списку.

Де знайти

У правому верхньому куті над таблицею списку натисніть іконку меню й оберіть «Експорт». Відкриється вікно «Експорт даних».

Реально працює експорт у списках:

Контакти (/contact)
Контрагенти (/account)
Ліди (/lead)
Товари і Послуги

У списках рахунків, угод і виробничих замовлень пункт «Експорт» теж присутній, але вивантаження для них на сервері ще не реалізоване: замість файлу ви отримаєте помилку. Для цих даних скористайтеся звітами розділу.

Якщо пункту «Експорт» у меню немає, це означає, що для вашої ролі право експорту цього розділу вимкнено.

Як зробити експорт

Налаштуйте список так, як потрібно: застосуйте фільтр, якщо треба вивантажити не все. Що ви бачите у списку, те й вивантажиться (див. нижче).
Меню → «Експорт».
У полі «Поля для експорту» оберіть колонки, які потрібні у файлі. Кожне вибране поле стає колонкою. Якщо не обрати жодного, система напише «Оберіть як мінімум одне поле».
Якщо в розділі є ваші додаткові поля-списки, з'явиться вибір «Значення списків»: «Назви» (для читання людьми) або «Коди для повторного імпорту» (щоб файл потім можна було завантажити назад, див. Імпорт).
Натисніть «Експорт». Кнопка «Відмінити» закриває вікно.

Список контрагентів, звідси запускається експорт

Які колонки можна вивантажити

Перелік бере зі структури розділу. Для кожного розділу він свій:

Розділ	Поля
Контакти	ID, ПІБ, Ім'я, Прізвище, По-батькові, Посада, Опис, Перс. знижка (%), UTM Source, Дата народження, Дата створення, Дата зміни, Телефон, Email, Тип контакту, Контрагент, Відповідальний, Ким створено, Теги, Адреса, а також борги: «Винен нам», «Ми винні», «Сальдо».
Контрагенти	ID, Назва, Галузь, Опис, Перс. знижка (%), Кредитний ліміт, Дата створення, Дата зміни, Телефон, Email, Сайт, Тип контрагента, Прайс-лист, Відповідальний, Ким створено, Теги, Адреса, «Винен нам», «Ми винні», «Сальдо».
Ліди	ID, Назва ліда, Ім'я, Прізвище, По-батькові, Компанія, Бюджет, Опис, Опис відмови, UTM Source, Дата створення, Дата зміни, Телефон, Email, Сайт, Валюта, Статус, Воронка, Тип потреби, Джерело ліда, Причина відмови, Відповідальний, Ким створено, Теги, Адреса.
Товари і послуги	ID, Назва, Артикул, Тип, Базова ціна, Закупівельна ціна, Опис, Штрих-код, Зовнішній ID, Артикул виробника, Код КВЕД, Вага, Об'єм л, Облік партій, Облік серійних номерів, Строк придатності днів, Мін. залишок, Макс. залишок, Дата створення, Дата зміни, Категорія, Одиниця виміру, Податок, Валюта, Виробник, Постачальник, Ким створено, Теги, а також складські: «Залишок», «У резерві», «Доступно», «Собівартість за од. (база)», «Вартість запасу (база)».

До будь-якого з цих списків додаються ваші додаткові поля: вони йдуть окремими колонками в кінці переліку.

Які записи потраплять у файл

Рівно ті, що відповідають поточним умовам фільтра. Умови, які список додає сам (наприклад, приховані архівні записи, тип «товар» чи «послуга»), теж враховуються: у файл не потраплять рядки, яких ви не бачите на екрані.
Береться весь відфільтрований набір, а не тільки поточна сторінка.
Якщо роль має доступ лише до «своїх» записів, чужі у файл не потраплять.

Малий і великий експорт

Кількість записів	Що відбувається
До 200 включно	Файл формується одразу, і браузер сам завантажує його з ім'ям `назва-розділу_export.xlsx`, наприклад `contact_export.xlsx`.
Понад 200	Експорт іде у фоні. Ви побачите «Експорт виконується у фоні. Ви отримаєте сповіщення, коли файл буде готовий.», вікно закриється, а ви можете продовжувати роботу. Коли файл буде готовий, прийде сповіщення.

Клік на сповіщення відкриває сторінку завдання /export/job/N:

«Експорт виконується...»: «Оброблено X з N записів. Сторінка оновлюється автоматично.»
«Експорт завершено»: «Експортовано N записів.» Кнопка «Завантажити файл» (під час завантаження на ній написано «Завантаження...»).
«Помилка експорту»: «Не вдалось сформувати файл. Спробуйте ще раз.» Кнопка «Назад».
«Завдання не знайдено»: «Експорт #N відсутній або ви не маєте до нього доступу.» Завдання експорту бачить лише той, хто його створив.

Якщо посилання на файл не спрацювало, з'явиться «Не вдалось завантажити файл»: відкрийте сторінку завдання ще раз і повторіть.

Експорт і повторний імпорт

Найпростіший спосіб масово виправити дані: вивантажити записи з режимом «Коди для повторного імпорту», виправити в Excel і завантажити назад. Пам'ятайте: імпорт завжди створює нові записи, а не оновлює наявні. Тому такий файл підходить для перенесення даних в інший розділ чи систему, а не для виправлення поточних записів.

Що відбувається в обліку

Експорт нічого не змінює: не створює проводок, не рухає склад, не змінює баланси. Це лише копія даних у файлі. Суми боргів і залишки у файлі показують стан на момент експорту.

Права доступу

У ролі для кожного розділу є окремий дозвіл «Експорт». Якщо він заборонений, пункт «Експорт» не показується, а спроба вивантажити дані через сервер відхиляється.
Через експорт не вивантажаться записи, до яких у ролі немає доступу (наприклад, чужі, якщо роль обмежена «своїми»).
Готовий файл великого експорту завантажує лише той, хто його замовив.

Типові помилки і питання

Ситуація	Що робити
«Оберіть як мінімум одне поле»	Виберіть у «Поля для експорту» хоча б одну колонку.
Файл не завантажився й нічого не сталось	Перевірте, чи браузер не блокує завантаження, і повторіть. Для великих вибірок дочекайтесь сповіщення.
У файлі менше записів, ніж у всьому списку	Діє фільтр або обмеження ролі. Приберіть чипи умов (Фільтри).
Сповіщення не прийшло	Відкрийте `/export/job/N` з номером завдання, якщо ви його знаєте, або повторіть експорт.
Хочу CSV	Експорт формує лише .xlsx. У Excel його можна зберегти як CSV.
Експорт із рахунків чи угод завершується помилкою	Для цих списків він ще не працює; див. примітку на початку.

Експорт у Excel