Перевірки під час збереження: зробити поле обов'язковим або перевірити формат за умовою.

Що це і навіщо

Бізнес-правило працює як «страж» для збереження запису. Ви формулюєте умову й вимогу: «Якщо в ліда обрано воронку «Оптова», то поле «Компанія» має бути заповнене» або «Якщо тип контрагента «Юрособа», то ЄДРПОУ має складатися з 8 цифр». Поки вимога не виконана, система не збереже запис і покаже ваше повідомлення. Так ви прибираєте з даних порожні місця й помилки, не чекаючи, поки хтось їх помітить.

Правила бувають двох видів (їх називають «Дія правила»):

Зробити поле обов'язковим: за умови, що виконується ваша умова, вибране поле не може бути порожнім.
Валідація Regex (регулярний вираз): за умови, що виконується ваша умова, значення поля має відповідати шаблону.

Бізнес-правила лише перевіряють дані під час збереження. Вони не запускають автоматичних дій (листів, завдань, зміни статусів). Для сценаріїв «якщо сталося X, зроби Y» використовуйте Бізнес-процеси.

Де знайти

Налаштування → Автоматизація → Бізнес-правила (плитка з описом «Умови та автоматичні дії»), адреса /settings/rule. Плитка видима тим, кому дозволено змінювати налаштування.

Список правил

Сторінка «Бізнес-правила» містить таблицю з колонками «Назва», «Сутність» і «Активне» («Активне» або «Неактивне»). Клік на назву відкриває редактор. Значок смітника в кінці рядка видаляє правило після підтвердження («Правило видалено»). Кнопка «Створити правило» розташована зверху праворуч. Поки правил немає, ви побачите «Правил поки що немає. Створіть перше правило.».

Як створити правило

Натисніть «Створити правило». У вікні вкажіть «Назва правила» (обов'язково, до 60 символів) і «Сутність».
Сутності: Контакт, Контрагент, Лід, Угода, Замовлення, Рахунок, Документ.
Натисніть «Зберегти». Правило створиться й відкриється його редактор. Повідомлення: «Правило створено».

Створення бізнес-правила

Важливо: нове правило вже активне. Система створює його із заготовкою «поле «phone» має бути заповнене» і порожньою умовою, і одразу вмикає. Заготовка діє на кожен запис цієї сутності, поки ви не налаштуєте правило. Тому відразу після створення або налаштуйте його, або вимкніть перемикач «Активно» й натисніть «Зберегти». Інакше збереження записів може несподівано блокуватися повідомленням «Поле обов'язкове для заповнення».

Редактор правила

У шапці є назва правила, стрілка «назад» і кнопки: перемикач «Активно», «Видалити» і «Зберегти» («Збереження...» під час запису). Перемикач вимикає правило, не видаляючи його: неактивні правила не перевіряються. Успіх: «Правило збережено».

Нижче дві панелі: ліворуч «що вимагати», праворуч «коли».

Ліва панель: «Налаштування правила»

Поле	Що означає	Обов'язкове?
Назва правила	Ваша назва для списку. До 60 символів. Наприклад: «Валідація контакту».	Так
Розділ (Сутність)	Для яких записів діє правило. Якщо змінити сутність у редакторі, умови й цільове поле очищаються (у різних розділів різні поля).	Так
Дія правила	«Зробити поле обов'язковим» або «Валідація Regex (Регулярний вираз)».	Так
Яке поле зробити обов'язковим? / Цільове поле для перевірки	Поле, яке правило перевіряє. Перелік містить стандартні поля розділу й ваші додаткові поля.	Так
Регулярний вираз (Pattern)	Шаблон формату. Показується лише для дії Regex. Приклад для українського номера: `^(\+380)[0-9]{9}$`.	Так (для Regex)
Повідомлення про помилку	Текст, який побачить користувач. Для Regex його обов'язково потрібно ввести. Для «обов'язкового» поля, якщо залишити порожнім, система підставить «Поле ... обов'язкове».	Так (для Regex)

Якщо не вибрати цільове поле, побачите «Оберіть цільове поле». Для Regex без шаблону з'явиться «Введіть регулярний вираз», без повідомлення «Введіть повідомлення про помилку». Загальне попередження: «Помилка валідації».

Права панель: «Умови спрацьовування»

Тут ви відповідаєте на «Якщо...». Кожна умова складається з трьох частин: Поле, Оператор, Значення (див. «Поле умови», «Оператор умови»). Умов може бути кілька: кнопка «Додати умову». Значок смітника біля умови видаляє її; остання умова лишається (видалити її не можна).

Умови поєднуються через «І»: правило спрацьовує, лише коли виконані всі умови. Варіанта «або» в редакторі немає. Якщо потрібно «або», створіть кілька правил.

Усередині рядка після поля залишаються лише оператори, що мають сенс для нього:

Тип поля	Оператори
Текст	«Рівно», «Не рівно», «Містить», «Не містить», «Не заповнено», «Заповнено»
Число	«Рівно», «Не рівно», «Більше ніж», «Менше ніж», «Більше або дорівнює», «Менше або дорівнює», «Не заповнено», «Заповнено»
Дата	«Більше ніж» (пізніше), «Менше ніж» (раніше), «Більше або дорівнює», «Менше або дорівнює», «Не заповнено», «Заповнено», «Рівно», «Не рівно»
Вибір зі списку (тип, відповідальний, валюта, стан)	«Рівно», «Не рівно», «Не заповнено», «Заповнено»
Статус воронки	«Рівно», «Не рівно», «Не заповнено», «Заповнено»; варіанти показуються як «Воронка → Статус»
Так/Ні (в архіві, зарезервовано)	«Рівно», «Не рівно»
Додаткове поле «Список» (і з пошуком)	«Дорівнює», «Не дорівнює», «Порожнє», «Не порожнє»
Додаткове поле «Мультисписок» (і з пошуком)	«Містить будь-яке з», «Містить усі», «Не містить жодного», «Порожнє», «Не порожнє»

Для «Заповнено» / «Не заповнено» значення вводити не потрібно. Для «Рівно» можна вказати кілька значень через кому: тоді умова виконується, якщо збігається будь-яке з них. Для списків значення обираєте зі списку, для дат у календарі, для чисел числом. Поля «Статус» для лідів і угод показують ще й умову за воронкою: якщо ви вибрали воронку іншою умовою, перелік статусів звужується до неї.

Внизу блок «Тоді виконується дія:» простими словами описує, що станеться. Наприклад: «Поле Компанія стає обов'язковим для заповнення» або «Значення поля Телефон перевіряється за регулярним виразом».

Приклад: «оптовому клієнту потрібне ЄДРПОУ»

Створіть правило «ЄДРПОУ для юрособи», сутність «Контрагент».
Дія: «Валідація Regex». Цільове поле: додаткове поле «ЄДРПОУ». Шаблон: ^[0-9]{8}$. Повідомлення: «ЄДРПОУ складається з 8 цифр».
Умова: поле «Тип контрагента», оператор «Рівно», значення «Юрособа».
Збережіть, переконайтеся, що «Активно» ввімкнено.

Тепер під час збереження контрагента типу «Юрособа» значення «123» не пройде, а контрагент іншого типу збережеться як завжди.

Коли перевіряються правила

Правила перевіряються щоразу, коли запис створюється або змінюється: у формі створення, у картці, у масових діях над списком.
Перевіряється той стан запису, який буде збережений, з урахуванням ваших змін.
Якщо порушено кілька правил, користувач отримає всі повідомлення.
Імпорт контактів і контрагентів записує дані напряму, тому правила там не перевіряються, тож заповнюйте потрібні колонки у файлі самі.

Якщо ви вибираєте поле «Обов'язкове» для чисел чи Так/Ні, майте на увазі: система вважає порожніми також нуль і значення «ні». Тобто поле-число зі значенням 0 не пройде вимогу «обов'язкове».

Шаблон Regex перевіряє збіг у будь-якому місці значення. Щоб вимагати точний формат, ставте ^ на початку і $ в кінці. Порожнє значення теж перевіряється шаблоном: якщо шаблон порожнього не пропускає, ставте умову «Заповнено».

Що відбувається в обліку

Правила ніяк не змінюють суми, склад чи проводки. Вони лише можуть не дати створити або змінити запис. Якщо рахунок чи замовлення не збережуться через правило, жодних фінансових чи складських наслідків не буде: система нічого не запише.

Права доступу

Керувати правилами можуть ті, кому дозволені налаштування (право «Налаштування» в ролях). Іншим плитка «Бізнес-правила» не показується.
Самі правила діють на всіх без винятку, включно з адміністратором.

Типові помилки і питання

Ситуація	Що робити
Після створення правила записи перестали зберігатися	Нове правило активне із заготовкою (див. вище). Відкрийте його, налаштуйте умову й дію або вимкніть «Активно».
Правило не спрацьовує	Перевірте: чи ввімкнено «Активно»; чи вибрано правильну сутність; чи виконуються всі умови одразу (вони поєднуються через «І»); чи значення в умові відповідає тому, що в записі.
Не можу видалити останню умову	В правилі завжди лишається хоча б один рядок умови. Залиште його порожнім (поле не вибирати): такий рядок ігнорується під час збереження. Але пам'ятайте: правило без жодної заповненої умови діє на всі записи розділу.
Список полів порожній для нового розділу	Після зміни сутності поля перезавантажуються. Зачекайте секунду.
Хочу «або» замість «і»	Створіть кілька правил, кожне зі своєю умовою.

Бізнес-правила