Контакти

Що це і навіщо

Контакт це людина, з якою ви працюєте: клієнт, співробітник або представник постачальника. У картці зберігаються імена, телефони, пошта, посада, реквізити, адреси, а також уся історія спілкування: угоди, замовлення, рахунки, листи, дзвінки. Контакт можна прив'язати до контрагента (компанії), у якій людина працює.

У картці також видно, скільки контакт винен вам і скільки ви винні йому. Для цього нагорі вкладки «Основна інформація» є блок із трьох чисел.

Де знайти

Меню зліва: CRM → Контакти. Адреса списку /contact, картки /contact/номер. Вкладка картки запам'ятовується в адресі, наприклад /contact/1?layout=related.

Список контактів

Зверху розташовані кнопка «Додати контакт», поле пошуку («Пошук по: ПІБ»), значки фільтра й сортування та налаштування колонок. У таблиці за замовчуванням чотири колонки:

Колонка	Що в ній
ПІБ	Ім'я контакту (посилання на картку). Під ним посада та слова «у компанії» з посиланням на контрагента, якщо він вказаний.
Статус	Тип контакту в кольоровій позначці: наприклад «КЛІЄНТ» або «СПІВРОБІТНИК».
Пошта	Email із контактних даних.
Телефон	Телефон із контактних даних.

У таблиці показано лише перший знайдений email і телефон. Якщо їх у контакту кілька, решту видно в картці.

Меню рядка

Три крапки праворуч у рядку відкривають меню: «Вибрати (CTRL + клік)», «Редагувати (double click)», «Додати завдання», «Відправити в архів», «Видалити». Подвійний клік по рядку відкриває картку на редагування. Виділивши кілька рядків через Ctrl+клік, можна виконати дію з усіма разом.

Фільтри, колонки, сортування, імпорт, експорт

Ці механізми спільні для всіх списків і описані окремо: фільтри, колонки, сортування, імпорт, експорт, додаткові поля. Що специфічно для контактів:

• Фільтрувати можна за: Id, ПІБ, ім'ям, прізвищем, по батькові, типом контакту, контрагентом, позицією, днем народження, телефоном, email, сайтом, описом, тегами, датою створення й зміни, автором.
• Сортувати можна за Id, ПІБ, типом контакту, днем народження та датою створення.
• Для імпорту доступні: ім'я, прізвище, по батькові, тип контакту, контрагент, позиція, телефон, email, сайт, опис, теги (і додаткові поля).
• Експорт бачить лише той, у кого є окреме право «експорт».

Створення контакту

Натисніть «Додати контакт», і праворуч висунеться панель «Створити контакт». Поля:

Поле	Обов'язкове	Пояснення
Ім'я *	Так	До 255 символів. Без імені збереження не спрацює: побачите повідомлення «Помилка валідації».
Прізвище	Ні	Наприклад, «Бондаренко».
Email	Ні	Має виглядати як адреса пошти. Записується як основний email контакту.
Номер телефону	Ні	Записується як «Основний телефон».
Посада	Ні	До 60 символів, наприклад «Директор із закупівель».
Тип контакта	Ні	Вибір із довідника типів (у демо-базі: «Клієнт», «Співробітник», «Постачальник»).
Відповідальний	Ні	Користувач, який веде контакт. Пошук за іменем.

Нижче можуть бути ваші додаткові поля, якщо їх налаштовано. Кнопки: «Зберегти» і «Відмінити». Якщо закрити панель із введеними даними, система спитає, чи не втрачаєте ви зміни.

Після збереження відкривається картка нового контакту. Якщо контакт створювався зсередини іншого екрана (наприклад, з картки контрагента), ви лишаєтеся там, а контакт одразу підставляється.

Попередження про дублікат

Поки ви вводите телефон (від 6 цифр) або email, система шукає такі самі дані серед контактів, лідів і контрагентів. Якщо знайшла, під формою з'являється блок «Знайдено схожий запис» з текстом на кшталт «По номером ... вже є контакт «...»» і посиланням «Відкрити» (запис відкривається в новій вкладці). Це лише підказка: зберегти контакт вона не забороняє. Якщо форма викликана з іншого екрана для вибору контакту, замість «Відкрити» буде кнопка «Обрати існуючий».

Окремої функції «злити дублікати» для контактів немає, є лише попередження при створенні. Якщо знайшли дубль, залиште один запис, перенесіть потрібні дані вручну, а зайвий відправте в архів або видаліть.

Картка контакту

Угорі розташовані вкладки «Основна інформація», «Хронологія», «Зв'язки», «Файли», а праворуч: кнопка «Теги» з лічильником, меню «Дії» і кнопка «Зберегти». «Зберегти» неактивна, доки ви нічого не змінили. Якщо піти зі зміненої картки без збереження, система попередить.

Ліворуч завжди видно блоки «Дані контакта» і «Контрагент», праворуч вміст вкладки.

Блок «Дані контакта»

Поле	Пояснення
Прізвище	До 40 символів.
Им'я	Обов'язкове, до 40 символів. При створенні ліміт більший (255), тому надто довге ім'я, введене там, у картці не збережеться без скорочення.
По-батькові	До 40 символів.
Тип контакту	Обов'язкове. Вибір зі списку типів.
Пер-на знижка (%)	Число від 0 до 100.
Кредитний ліміт	Число. Зберігається в картці як довідкова величина для менеджера.
Відповідальний	Обов'язкове. Менеджер, який веде контакт. Від нього залежить, хто бачить контакт, якщо для ролі увімкнено доступ «лише свої» (див. «Права доступу»).

Блок «Контрагент»

Показує компанію, до якої прив'язаний контакт: Назва, Email, Номер телефону, Сайт. Тут же можна вибрати або змінити компанію. Докладно про компанії розказано в інструкції Контрагенти.

Вкладка «Основна інформація»

• ВИНЕН НАМ / МИ ВИННІ / САЛЬДО: три числа в гривнях. Це розрахунки з цим контактом за проведеннями в обліку: рахунок 361 (клієнт винен нам) і 631 (ми винні постачальнику). Дві суми згортаються в одну: якщо клієнт заплатив наперед більше, ніж вам відвантажили, він з'являється в «Ми винні». Приклад: клієнт винен 10 000 грн, а ви йому 2 000 грн, тоді «Винен нам» покаже 8 000, «Ми винні» покаже 0. Числа завжди у гривнях (документи в доларах перераховуються за курсом на момент створення), сторновані операції не враховуються. Докладніше в інструкції Подвійний запис і валюти.
• Завдання: завдання, пов'язані з контактом; порожній список підписаний «Завдань поки немає», є кнопка «Додати». Про завдання читайте в Завдання.
• Контактна інформація: телефони, email, соцмережі й сайти. Кнопка «+» відкриває меню: Телефон (Основний телефон, Додатковий телефон, Робочий телефон, Факс), Email (Додатковий Email, Робочий Email), Соц. мережі (Facebook, LinkedIn, Telegram, Twitter, Instagram, Інша), Сайт. Після вибору з'являється порожній рядок; заповніть його й натисніть «Зберегти». Порожні нові рядки не зберігаються.
• Посада (до 120 символів) і Дата народження.
• Реквізити: таблиця з колонками «Тип», «Назва», «ЄДРПОУ / РНОКПП / TAX ID», «IBAN». Кнопка «додати реквізити» відкриває форму: тип (Юр. особа, ФОП, Фіз. особа, Нерезидент, Інше), країна, ЄДРПОУ, повна юридична назва, платник ПДВ, юридична адреса, підписант (ПІБ, посада, «Діє на підставі»: Статуту, Доручення, Положення, Виписки з ЄДР), банківський рахунок (валюта UAH, USD, EUR, GBP, PLN; IBAN; назва банку) і додаткові деталі. Поля з * обов'язкові для типів, де вони застосовні.
• Адреси: таблиця «Тип», «Адреса». Кнопка «додати адресу»: тип (Фактична, Юридична, Адреса доставки), країна, область, район, місто, адреса, індекс.
• Додаткові поля: ваші власні поля, якщо створені. Див. Додаткові поля.
• Додаткова інформація → Опис: вільний текст (до 3000 символів). Нижче, якщо є дані, показується походження контакту (UTM-мітки).

Реквізити й адреси мають власні форми зі своїми кнопками «Зберегти» та «Відмінити».

Вкладка «Хронологія»

Журнал змін контакту: хто, коли й що змінив. Корисно, щоб з'ясувати, звідки взявся номер чи хто змінив відповідального.

Вкладка «Зв'язки»

Усе, що пов'язано з контактом. Блоки з'являються залежно від ваших прав:

• Доступи до запису: кнопка «поділитися»; якщо доступів немає: «Немає виданих доступів».
• Угоди («додати угоду»), Замовлення («додати замовлення»), Рахунки («додати рахунок») створюються прямо звідси з уже підставленим контактом. Ланцюжок продажу йде від угоди до замовлення і рахунку.
• Документи («додати документ»), Пошта («написати лист»), Чати, Дзвінки («записати дзвінок»).
• Блок SMS показується лише тим, у кого є право на SMS і на налаштування інтеграцій; див. TurboSMS.

Якщо блоку немає, зазвичай для вашої ролі закрито відповідний розділ.

Вкладка «Файли»

Завантаження й перегляд файлів контакту (договори, скани).

Теги

Кнопка «Теги» у верхній панелі з лічильником. Мітки допомагають групувати контакти; за ними працює фільтр у списку. Див. Теги.

Меню «Дії»

• «Додати завдання» створює завдання, пов'язане з контактом.
• «Відправити в архів» прибирає контакт зі звичайного списку, не втрачаючи даних. В архівованої картки зверху з'являється смуга з можливістю відновити запис.
• «Видалити контакт»: після підтвердження запис видаляється. Якщо контакт уже використовується в документах, система відмовить повідомленням «Неможливо видалити запис, оскільки він використовується в інших частинах системи.» Тоді краще відправити його в архів.

Для вже видаленого запису меню «Дії» не показується.

Що відбувається в обліку

Сам по собі контакт належить до довідників: його створення, зміна чи архівація не створюють проводок, руху на складі чи змін балансу. Але він стає «іменем» у фінансових документах: рахунок, платіж, відвантаження прив'язуються до контакту, і саме за цими записами розраховується блок «Розрахунки». Приклад: ви виставили рахунок клієнту на 5 000 грн, і в картці «Винен нам» стане 5 000. Після платежу на 5 000 сальдо повернеться до 0.

Права доступу

Права на контакти налаштовуються в ролях: перегляд, створення, редагування, видалення, експорт, а також окремо звіт (див. Звіт по контактах). Діє й режим «лише свої»: користувач бачить і змінює тільки ті контакти, де він відповідальний. Без права сервер відхиляє запит, а дії в інтерфейсі ховаються. Блоки вкладки «Зв'язки» залежать від прав на угоди, замовлення, рахунки, документи, чати, дзвінки та SMS. Налаштування ролей описано в інструкції Ролі і права.

Типові помилки і питання

• «Помилка валідації»: не заповнене обов'язкове поле (ім'я, тип, відповідальний) або значення поза межами (знижка понад 100, задовгий текст, некоректний email).
• Вікно про конфлікт версій. Якщо колега змінив цю саму картку, поки ви її редагували, з'явиться попередження: перезавантажте картку, щоб побачити актуальні дані, і внесіть свої зміни ще раз.
• Збереження заблоковане повідомленням. Можливо, спрацювало бізнес-правило компанії; див. Бізнес-правила.
• Не видно контакту колеги. Найімовірніше, для вашої ролі увімкнено «лише свої», або контакт в архіві.
• Де борг у доларах? Блок розрахунків показує тільки гривні.

Дивіться також

• Контрагенти
• Ліди
• Угоди
• Теги
• Додаткові поля
• Імпорт
• Звіт по контактах
• Ролі і права