Угоди

Що це і навіщо

Угодою називають конкретну можливість продати щось клієнтові: «Освітлення для готелю», «Опт для магазину». В угоді ви фіксуєте бюджет, клієнта, відповідального менеджера, товари й послуги та бачите, на якому етапі продажу вона зараз. Коли клієнт готовий платити, з угоди в кілька кліків створюється рахунок або акт.

Угода відрізняється від ліда: лід ще лишається «сирим» інтересом, а угода вже стає предметною розмовою про гроші. Від замовлення вона відрізняється тим, що це план і прогноз, а не виконання: сама по собі угода не створює руху на складі і не проводить нічого у фінансах.

Де знайти

• У меню зліва: CRM → Угоди.
• Список: /opportunity/list (адреса /opportunity відкриває те саме).
• Канбан: /opportunity/kanban.
• Картка угоди: /opportunity/номер.

Над списком і над канбаном є перемикач із двох іконок: перша Список, друга Канбан. Він запам'ятовує, який вигляд ви обрали.

Список угод

Таблиця має три колонки:

• Назва/Бюджет: назва угоди (клік відкриває картку) і під нею «Бюджет: 435 грн.».
• Клієнт: контакт або контрагент угоди, клік веде в його картку.
• Статус: кольорова позначка етапу, наприклад «НЕРОЗІБРАНІ» чи «ВИГРАНІ».

Зверху: рядок пошуку «Пошук по: Назва», фільтри, сортування, кнопка Додати угоду. Через налаштування списку можна вивести додаткові колонки й експортувати список. Як працюють фільтри, колонки й сортування, описано один раз: фільтри, колонки, сортування, експорт.

За чим можна фільтрувати

Назва, Валюта, Бюджет, Етап угоди, Тип потреби, Джерело угоди, Контрагент, Контакт, Ймовірність угоди, Теги, Дата створення, Дата зміни, Кем створено, Відповідальний, а також додаткові поля. Сортувати можна за назвою, бюджетом, етапом і датами створення та зміни.

Дії з рядком

Клацніть по рядку правою кнопкою миші, і з'явиться меню:

• Вибрати (CTRL + клік): виділити рядок для масової дії.
• Редагувати (double click): відкрити картку.
• Додати завдання: створити завдання, пов'язане з угодою.
• Клонувати: створити копію угоди (пункт показується, лише якщо у вас є право створювати угоди). Копія починається спочатку: стоїть на першому етапі воронки, без оплати, без причини відмови, без очікуваної дати закриття, без завдань, тегів і додаткових полів; воронка й позиції товарів переносяться.
• Відправити в архів: прибрати угоду зі звичайного списку (див. нижче).
• Видалити.

Масові дії

Виділіть кілька угод (галочка або CTRL + клік), і з'явиться панель. Для угод доступні: Змінити етап, Змінити воронку, Призначити відповідального, Теги, В архів, Видалити. У вікні зміни етапу перелік охоплює всі воронки, згруповані за назвою: разом з етапом угода переїжджає і у відповідну воронку. У вікні «Перемістити в іншу воронку» ви обираєте поля Воронка та Етап нової воронки. Якщо етап не вказати, угода стане на перший етап обраної воронки.

Канбан

Канбан показує етапи як колонки, а угоди як картки. У ньому відображаються етапи основної воронки: Нерозібрані, Прорахунок, Зустіч, Підготування КП, Підписання документів (назви можна змінити в налаштуваннях). Над колонкою видно, скільки в ній угод. Колонки підвантажують по 10 карток, прокручуйте вниз, щоб побачити решту.

На картці: назва, позначка етапу, бюджет, кількість завдань («Немає завдань» або «Завдань: 2») і ініціали відповідального. Клік по картці відкриває угоду.

• Перетягніть картку в іншу колонку, і етап зміниться одразу і збережеться; з'явиться повідомлення «Запис успішно оновлений».
• Унизу екрана під час перетягування з'являються три зони: Видалити (після підтвердження «Видалити угоду?»), Програно (відкриває вікно з причиною відмови) і Завершено (ставить етап «Виграні», повідомлення «Угоду завершено»). Після цього картка зникає з дошки: виграні й програні угоди в колонках не показуються, їх видно в списку.
• Створити угоду: та сама форма, що й у списку; нова картка з'являється вгорі відповідної колонки.
• У меню біля фільтрів є пункт Налаштувати статуси, що веде в налаштування етапів угод (/settings/opportunity; воно доступне лише тим, хто має право змінювати налаштування).

Фільтр на канбані діє так само, як у списку, і зберігається за вами. Якщо колега змінить угоду, дошка оновиться сама.

Створення угоди

Кнопка Додати угоду у списку (або Створити угоду на канбані) відкриває вікно «Створити угоду».

Поле	Обов'язкове	Що означає
Назва	так, до 255 символів	Як угоду бачитимуть у списку. Вже підставлено «Угода №...»: замість номера система вписує наступний вільний номер. Можна замінити на свою, наприклад «Опт LOFT-60 для ЕлектроДім».
Бюджет	ні	Очікувана сума, число. Порожнє означає 0. Від'ємне не приймається.
Контакт	контакт або контрагент	Людина-клієнт. Можна знайти за назвою або створити тут же.
Контрагент	контакт або контрагент	Компанія-клієнт. Коли ви обрали контакт, поле контрагента блокується, і навпаки: в угоди один клієнт.
Відповідальний	ні	Менеджер, що веде угоду. Якщо не вказати, відповідальним буде той, хто створює. Якщо ви призначили іншого, йому може прийти сповіщення «Ви були призначені відповідальним за угоду ...» (залежить від його налаштувань сповіщень).

Далі у вікні можуть бути ваші додаткові поля. Якщо ні контакт, ні контрагент не вказані, під полями з'явиться підказка «До угоди повинен бути прив'язаний контакт чи контрагент», а зверху «Помилка валідації».

Після збереження відкривається картка й показується «Угоду успішно збережено». Нова угода потрапляє в першу воронку, на етап «Нерозібрані» (перший етап типу «нова»), з ймовірністю 0. Валюта береться першою зі списку валют компанії (зазвичай гривня); змінити її можна в картці, поки до угоди не додано товари чи документи. Тип потреби система підставляє першим із довідника.

Картка угоди

Угорі є п'ять вкладок: Інформація, Продукти, Зв'язки, Хронологія, Файли. Праворуч від них кнопки Друк, Теги, Дії і Зберегти. Кнопка «Зберегти» неактивна, доки ви нічого не змінили; якщо спробуєте піти зі зміненої картки без збереження, система запитає підтвердження.

Смужка етапів

Під вкладками розташована смужка з усіма етапами воронки та двома завершальними: Програні і Виграні. Клік по етапу змінює його, але не зберігає, тож після зміни натисніть Зберегти. Якщо обрати «Програні», відкриється вікно «Причина скасування»: оберіть Причину скасування зі списку, за бажанням допишіть Опис причини (до 255 символів) і збережіть. Причину й пояснення потім видно на вкладці «Інформація» в блоці «Угоду скасовано».

Ліва частина: «Деталі угоди»

• Назва: обов'язкова.
• Бюджет і Валюта (гривня, US Dollar, Euro). Поле Курс з'являється, коли валюта не гривня; при виборі валюти підставляється поточний курс. Якщо до угоди вже додано товари, валюта й курс заблоковані. Якщо на угоду вже спираються товари чи документи, зміна валюти або курсу відхиляється повідомленням «неможливо змінити валюту, якщо до документу вже були прив`язані товари чи документи» (те саме для курсу).
• Нова/повторна: «Нова» або «Повторна» (для аналітики видно, чи це перший продаж клієнтові, чи повторний).
• Ймовірність угоди: число від 0 до 100 (у відсотках). Не змінюється автоматично при зміні етапу.
• Очікувана дата закриття: коли ви плануєте закрити угоду. Разом з бюджетом і ймовірністю вона живить прогноз надходжень у календарі оплат: сума × ймовірність з'являється в дату закриття.
• Відповідальний: тут обов'язковий.
• Поле Лід (лише перегляд): якщо угоду створено з ліда, тут буде посилання на нього.

Нижче показано картку клієнта (контакту або контрагента) з телефоном, email і сайтом. Ви можете замінити клієнта; щоб зберегти угоду, клієнт обов'язковий (повідомлення «До угоди повинен бути прив'язаний контакт чи контрагент»). Якщо до угоди вже прив'язані документи, клієнта змінити не можна: «неможливо змінити клієнта, якщо до угоди вже були прив`язані документи».

Вкладка «Інформація»

• Плитки: Дата створення, Дата зміни, Сума угоди, Оплачено, Залишок. Увага: «Сума угоди» показує суму доданих товарів і послуг з вкладки «Продукти», а не поле «Бюджет». Поки позицій немає, там 0.
• Блок завдань угоди з кнопкою Додати (див. завдання).
• Ваші додаткові поля.
• Блок «Додаткова інформація»: Тип потреби, Джерело угоди (значення з довідників), Опис.

Вкладка «Продукти»

Тут складається перелік того, що продається: пошук «Пошук по продуктам...» або кнопка Довільна позиція. Колонки: №, Продукт, К-ть, Ціна, Знижка %, Знижка грн., Всього; внизу «Позицій» і «Загальна сума». Позиції угоди лише фіксують план: вони не резервують і не списують товар зі складу. Загальна сума позицій і є «Сумою угоди» на вкладці «Інформація».

Вкладка «Зв'язки»

Тут зібрано все, що пов'язано з угодою: Доступи до запису («поділитися»), Рахунки («додати рахунок»), Документи («додати документ»), Пошта («написати лист»), Чати. Також звідси можна створити пов'язане завдання. Про листи й чати читайте тут: пошта, месенджери.

Вкладки «Хронологія» і «Файли»

Хронологія: журнал змін, хто, коли і що змінив (етап, суму, відповідального, додаткові поля). Файли: вкладення до угоди, договори, комерційні пропозиції.

Кнопки угорі

• Друк: друк за шаблоном, див. шаблони документів.
• Теги: теги угоди, див. теги.
• Дії: меню з пунктами Створити рахунок, Створити акт, Відправити в архів, Видалити угоду. Для видаленої угоди меню недоступне.

Створення рахунку й акту з угоди

Це головний ланцюжок: з угоди створюються рахунок і акт. Окремої кнопки «Створити замовлення» в угоді немає; якщо вам потрібне замовлення, створіть його окремо в розділі замовлень.

1. Заповніть вкладку «Продукти».
2. У меню Дії оберіть Створити рахунок (або Створити акт).
3. Відкриється вікно «Створення рахунку» («Створення акту»). Ліворуч показано «Залишок» позицій, праворуч «Рахунок (Новий)» / «Акт (Новий)». Вкажіть, яку кількість кожної позиції виставити; кнопки зі стрілками переносять усю кількість. За замовчуванням у документ переходить усе.
4. Оберіть Наша компанія, тобто юрособу, від якої виставляється документ. Якщо не обрано, підставиться компанія за замовчуванням із загальних налаштувань. Без неї збереження не спрацює: «Оберіть нашу компанію».
5. Натисніть Створити рахунок (Створити акт). З'явиться «Рахунок успішно створено» («Акт успішно створено») і відкриється новий документ.

Що переноситься: клієнт, відповідальний, валюта, курс, опис, позиції з кількістю і сумою. До нового документа прив'язується угода. Можна створити кілька рахунків частинами: система підраховує, скільки кожної позиції вже виставлено, і в наступному вікні пропонує лише залишок. Коли все виставлено, вікно покаже «Усі позиції вже виставлені в рахунках».

• До акту потрапляють лише послуги. Якщо їх немає, ви побачите «Усі послуги замовлення вже додані в акти» (або повідомлення сервера «В угоді немає послуг для акту»).
• Без клієнта в угоді документ не створити: «В угоді не вказано ні контакт, ні контрагента». Для акту потрібна і валюта: «В угоді не вказано валюту».

Що в обліку. Сама угода нічого не проводить і не рухає склад. Нові рахунок і акт створюються як звичайні документи; їхні фінансові наслідки настають за правилами цих документів, див. рахунки і акти. Приклад: в угоді дві позиції по 1 000 грн; ви виставили рахунок на одну, і в рахунку 1 000 грн, а в угоді для наступного рахунку залишилась друга.

Етапи та життєвий цикл

Кожен етап має «результат»: відкрита (звичайний етап), виграна або програна. Система запам'ятовує дату переходу у виграні чи програні; якщо повернути угоду на звичайний етап, ці дати очищуються, і вона перестає вважатися виграною. Повторне збереження виграної угоди дату не зсуває.

Що спрацьовує при зміні угоди й етапу:

• Записується хронологія змін.
• Запускаються бізнес-процеси (тригери «створено», «змінено», «змінено етап», «змінено відповідального») та перевіряються бізнес-правила, які можуть відхилити збереження зі своїм повідомленням.
• Перехід у виграну нараховує відповідальному комісію, якщо в компанії налаштовано правило «угода виграна» (розрахунок від суми позицій угоди, див. зарплата). Виведення з виграних скасовує нарахування.
• Виграні угоди враховуються у планах продажів менеджерів.

Архів і видалення

Відправити в архів (з картки, меню рядка чи масово): угода зникає зі звичайного списку, але зберігається. У картці архівної угоди вгорі з'являється жовта смужка з кнопкою відновлення. Видалити угоду запитує підтвердження; після видалення ви повертаєтесь до списку.

Права доступу

Ролі й права налаштовуються в ролях; для угод діє ключ «угоди» з діями: перегляд, створення, зміна, видалення, експорт, звіти. Право може бути й «лише свої», тоді користувач бачить і змінює тільки угоди, де він відповідальний.

• Перегляд: список, канбан, картка.
• Створення: нова угода і Клонувати (право читати джерело теж потрібне).
• Зміна: збереження картки, перетягування на канбані, зміна воронки й етапу.
• Видалення: видалення угоди.
• Створення рахунку з угоди вимагає права створювати рахунки, акту потрібне право створювати документи.

Без права сервер відмовляє в дії. Зверніть увагу: в інтерфейсі приховується не кожна кнопка. Сховано пункт «Клонувати» (без права створення), а решта дій (наприклад, «Додати угоду» чи «Зберегти») лишається видимою, і спроба без права закінчиться відмовою від сервера.

Типові помилки і питання

• «Помилка валідації». Не заповнена назва або поле заповнене некоректно (ймовірність поза 0–100, бюджет не число). Червоні підписи під полями підкажуть, де саме.
• «До угоди повинен бути прив'язаний контакт чи контрагент». Оберіть клієнта.
• Вікно про конфлікт версій. Колега встиг змінити угоду, поки ви її редагували. Оновіть картку й повторіть зміни.
• Не змінюється валюта. До угоди вже додано товари чи документи.
• Чому «Сума угоди» 0, хоч бюджет є? Сума береться з позицій вкладки «Продукти». Додайте позиції.
• Не виходить створити рахунок. Перевірте, що в угоді є клієнт і позиції, що лишився невиставлений залишок і що обрано «Нашу компанію».
• Угода зникла з канбана. Вона виграна, програна або в архіві; шукайте у списку.
• Опис угоди: на сервері зберігається до 1024 символів; довший текст може не зберегтись.

Дивіться також

• Ліди
• Контакти і Контрагенти
• Рахунки
• Акти
• Плани продажів менеджерів
• Бізнес-процеси
• Ролі і права
• Теги