Рахунки

Що це і навіщо

Рахунок виставляють, щоб попросити клієнта заплатити. У рахунку вказано, хто продає (ваша компанія), хто платить, що саме продається, за якою ціною й у якій валюті. До рахунку прив'язуються платежі, і так видно, скільки вже сплачено, а скільки клієнт іще винен. Рахунок можна вивести на друк або зберегти як PDF і відправити клієнту.

Рахунок може існувати сам по собі, а може бути створений із замовлення чи угоди (тоді він «знає», з чого народився).

Де знайти

• Меню: Комерція → Рахунки. Адреса списку /invoice, картки /invoice/номер.
• Регулярні рахунки за розкладом: кнопка «Повторювані» у списку (див. Регулярні рахунки, витрати, документи).
• Швидкий продаж «з прилавка»: кнопка «Касове вікно» (див. POS-термінал).

Список рахунків

Вгорі розміщені кнопки «Створити рахунок», «Повторювані» і «Касове вікно» (остання є лише в тих, кому відкрито касу). Далі пошук за назвою, фільтри, налаштування колонок, експорт (див. фільтри, колонки, експорт).

Колонка	Що показує
Рахунок/клієнт	Назва рахунку (посилання) і клієнт під нею
Статус	Чернетка, Відправлений, Чекає на сплату, Сплачено частково, Сплачено повністю, Скасовано
Сума	«К оплате»: повна сума рахунку, «Оплачено»: скільки вже надійшло

Меню правої кнопки миші на рядку: редагувати, завдання, «Друк», «Клонувати», видалити, «Відправити в архів». Клонування створює нову чернетку з тими самими позиціями; оплата, номер, статус, зв'язок із замовленням/угодою та розклад повторення в копію не переходять, а відстрочка платежу зберігається від нової дати.

Створення рахунку

Кнопка «Створити рахунок» відкриває вікно. Тут заповнюється лише «шапка», позиції додаються вже в картці.

Поле	Обов'язкове?	Що це
Префікс	Так	Літерний початок номера, наприклад INV-. З нього формується номер типу INV-2026-000030. За замовчуванням береться перший префікс зі списку.
Контакт / Контрагент	Одне з двох	Хто платить: приватна особа або компанія. Коли вибрано одне, друге ховається. Помилка, якщо не вказати обидва: «Контакт або контрагент повинні буди прив'язані до рахунку».
Продавець	Так	Ваша юридична особа, від імені якої виставляється рахунок. Підставляється «Наша компанія» з загальних налаштувань. Це важливо для обліку: гроші за рахунком мають надходити на гаманець тієї ж компанії.
Реквізити продавця	Ні	Банківські реквізити вашої компанії, які потрапляють у друковану форму. Стають доступні після вибору продавця.
Відповідальний	Ні	Менеджер. Якщо порожньо, ним стає той, хто створює.

Додаткові поля рахунку (якщо налаштовані) показуються нижче, див. додаткові поля. Після «Зберегти» відкривається картка нового рахунку. Валюта за замовчуванням гривня, статус «Чернетка».

Картка рахунку

Угорі: вкладки Інформація · Продукти · Хронологія · Зв'язки · Файли · Повторення, кнопки «Теги», «Друк» (за шаблоном, див. шаблони документів), меню «Дії» і «Зберегти». Під ними стрічка статусів у такому порядку: Чернетка, Відправлений, Чекає на сплату, Сплачено частково, Сплачено повністю, Скасовано.

Ліва панель «Рахунок INV-...»

Поле	Що означає
Назва	Назва рахунку, наприклад «Опт LOFT-60 для ЕлектроДім». Можна змінювати лише в чернетці.
Дата виставлення	Дата рахунку. Змінюється лише в чернетці. Дата не може потрапляти в закритий обліковий період.
Прогнозована дата	До якого числа клієнт обіцяв заплатити. Використовується в календарі платежів (див. Календар платежів): якщо ця дата вже минула, а рахунок не сплачено, він вважається простроченим.
Фактична дата	Коли фактично заплатили.
Відповідальний	Обов'язкове; змінюється лише в чернетці.
Склад	Показується лише в рахунках без замовлення й угоди: з якого складу відвантажувати товар (змінювати можна в чернетці; після створення відвантаження вже не можна).
Проєкт	Лише для перегляду: рахунок проєкту створюється з картки проєкту або успадковує проєкт від замовлення.
Ставка ПДВ	«Без ПДВ» / «ПДВ 20%». Якщо ставка більше нуля, з'являється перемикач «Ціна включає ПДВ» («Сума вже з ПДВ»). Змінюється лише в чернетці.

Нижче показано картку клієнта; після того як з'явилися товари чи платежі, клієнта прибрати не можна.

Вкладка «Інформація»

• П'ять «плиток»: Дата створення, Дата зміни, Сума рахунку, Сплачено, Залишок. Приклад: рахунок на 12 000 грн, платіж 5 000, тоді «Сплачено» 5 000, «Залишок» 7 000 (плитка «Залишок» жовта, доки борг не закритий, і зелена, коли він нуль).
• Блок «Сума та зв'язки»:
  • Валюта: гривня, US Dollar, Euro. Змінювати можна лише в чернетці й тільки поки немає ні позицій, ні платежів. Для іноземної валюти з'являється поле «Обмінний курс» (курс до гривні); підставляється з довідника при виборі валюти. Курс фіксується в документі й потім не «пливе».
  • Реквізити клієнта: реквізити покупця для друку (у чернетці).
  • Продавець і Реквізити продавця змінюються лише в чернетці.
  • Замовлення / Угода показуються, якщо рахунок створено з них (клік веде до документа).
• Блок «Платежі» описано нижче.
• Додаткові поля, «Додаткова інформація», «Опис».

Платежі за рахунком

Кнопка «додати платіж» відкриває форму з полями: Гаманець (куди зайшли гроші: рахунок у банку, каса, валютний рахунок тощо), Сума, Сума у в.р. (у валюті рахунку, якщо валюта гаманця інша), Валюта, Курс, Дата, Категорія, Опис. Список платежів показує «Payment# номер», суму й дату; є олівець (редагувати) і хрестик (видалити). Подробиці про платежі: Операції (платежі й витрати).

• Гаманець має належати тій компанії, яка виставила рахунок. Інакше побачите: «Гаманець «...» належить компанії «...», а рахунок виставлено від «...». Оберіть гаманець тієї ж компанії».
• Валюта гаманця має збігатися з валютою платежу: «Валюта гаманця не співпадає з валютою оплати».
• У скасованому й повністю сплаченому рахунку наявний платіж редагувати не можна («Рахунок скасовано, платіж редагувати не можна», «Рахунок закрито, платіж редагувати не можна»); значок олівця там прихований. Виправити суму можна, лише видаливши платіж і додавши новий.
• Платіж у закритий обліковий період не додати.

Вкладка «Продукти»

Ті ж таблиця й «Довільна позиція», що й у замовленні (див. Замовлення), але редагувати позиції можна лише в статусі «Чернетка» і поки немає жодного платежу. Колонки: К-ть, Ціна, Знижка %, Знижка грн., Всього. Позиції можна робити з товарів (див. товари) і послуг.

Вкладка «Повторення»

Перемикач «Повторюваний рахунок» («Автоматично створює документ за розкладом»). Докладно в окремій інструкції. Коротко: система щоночі створюватиме нові рахунки з тією ж сумою за розкладом.

Інші вкладки

• Хронологія: журнал змін.
• Зв'язки: електронні листи, документи, відвантаження, завдання, «поділитися».
• Файли: вкладення й збережені PDF.

Статуси та життєвий цикл

Статус	Що означає	Як настає
Чернетка	Рахунок ще готується. Можна змінювати все: позиції, клієнта, продавця, валюту, дати.	Так створюється будь-який рахунок.
Відправлений	Рахунок відправлено клієнтові.	Ви змінюєте вручну.
Чекає на сплату	Виставлений і очікує оплати.	Вручну; також так створюються регулярні рахунки з галочкою автопідтвердження.
Сплачено частково	Надійшла частина суми.	Якщо вносите оплату на рахунок-чернетку, рахунок сам виходить з чернетки в цей статус (а якщо оплата покрила все, то одразу в «Сплачено повністю»).
Сплачено повністю	Рахунок закрито.	Вручну (лише коли платежів на повну суму; інакше «Рахунок не сплачено повністю») або автоматично, якщо ввімкнено «Автозакриття рахунків» (тільки для рахунків без замовлення й угоди: оплачено повністю, товари відвантажені, послуги закриті актами). Рахунки із замовленням закриваються разом із замовленням.
Скасовано	Рахунок анульовано.	Вручну. З нього можна повернутися в активний статус (наприклад, «Відправлений»), тоді облік знову «оживає».

Змінюючи статус, не забудьте натиснути «Зберегти». Рахунок із нульовою сумою активним (тобто будь-яким, крім «Чернетки» й «Скасовано») бути не може: «Сума рахунку не може бути 0», тож спершу додайте позиції.

Що можна створити з рахунку (меню «Дії»)

Пункт	Що відбувається
Створити акт	Створює документ «Акт» із послуг рахунку (вікно «Створення акту», вибір кількості послуг, «Наша компанія»). Працює лише для рахунків без замовлення й угоди: «Акт можна створити лише з рахунку, що не пов'язаний із замовленням або угодою». Якщо послуг немає, побачите «У рахунку немає послуг для акту». Див. Акти.
Створити відвантаження	Створює відвантаження з товарів рахунку. Теж лише для рахунків без замовлення й угоди; потрібен склад («У рахунку не вказано склад»). Див. відвантаження.
Зберегти PDF у файли	Формує PDF за шаблоном і кладе у «Файли».
Відправити в архів	Ховає рахунок зі списку; на картці з'являється банер з кнопкою повернення.
Видалити рахунок	З підтвердженням «Видалити рахунок?».

Якщо рахунок створений із замовлення, відвантаження й акти створюються з самого замовлення: там же ведеться облік «що вже виставлено».

Що відбувається в обліку

Це один із головних документів у фінансах, тому важливо розуміти два режими подвійного запису (вмикається в налаштуваннях; докладно див. Подвійний запис і валюти):

• Режим «half» (борг визнається рахунком). Коли рахунок виходить з «Чернетки» (або з «Скасовано») в активний статус, у фінансах з'являється «борг клієнта» і «дохід»: Дт 361 «Розрахунки з покупцями» / Кт 702.1 (товари) + Кт 702.2 (послуги) + Кт 643 (ПДВ). Якщо повернути рахунок назад у «Чернетку» або «Скасовано», проводка сторнується (скасовується). У цьому режимі відвантаження й акт дохід уже не проводять, вони лише списують собівартість.
• Режим «full» (борг визнається відвантаженням/актом). Сам рахунок проводок не створює. Дохід з'являється, коли ви проводите відвантаження (товари) чи підписуєте акт (послуги).

Платіж у будь-якому режимі: Дт 311 (гроші на гаманці) / Кт 361 (борг клієнта зменшується). Баланс гаманця збільшується на суму платежу.

Приклад (режим «half», без ПДВ): рахунок на 12 000 грн переходить у «Відправлений», і у фінансах виникає борг клієнта 12 000 і дохід 12 000. Клієнт платить 12 000 на «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)»: гроші на гаманці +12 000, борг клієнта 0, статус вручну можна поставити «Сплачено повністю» (автоматично він змінюється лише за умов автозакриття, див. таблицю статусів).

Для валютного рахунку (наприклад, 1 000 USD за курсом 41) сума в гривнях фіксується за курсом на момент створення рахунку; якщо клієнт заплатить за іншим курсом, різниця обліковується як курсова різниця.

Закриті облікові періоди: створити чи змінити рахунок датою в закритому місяці не вийде, система відповість: «Період ММ.РРРР закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено.»

Права доступу

• Окремі права на перегляд, створення, зміну й видалення рахунків (див. Ролі та права).
• Платежі в картці окремого права не мають: додавати, редагувати й видаляти їх може той, хто може змінювати сам рахунок. Без права зміни блок «додати платіж» прихований.
• Кнопка «Касове вікно» видно лише при праві на касу, «Клонувати» лише при праві створення.

Типові помилки і питання

Що бачите	Що робити
«неможливо змінити валюту / курс, якщо до рахунку вже були прив`язані товари, платежі, документи чи відвантаження»	Валюту вибирайте на самому початку, до додавання позицій.
«змінювати виконавця / реквізити ... можливо тільки у чернетці»	Для нечернеткового рахунку продавця і реквізити змінити не можна. Поверніть у «Чернетку» (якщо ще немає платежів) або створіть новий.
«немає можливості змінювати продукти, якщо до нього прив'язана оплата»	Видаліть платіж або створіть коригувальний документ.
«Рахунок не сплачено повністю»	Ви вибрали «Сплачено повністю», а платежів менше за суму. Додайте платіж.
«Конфлікт змін: запис було змінено іншим користувачем»	Натисніть «Перезавантажити», щоб побачити свіжі дані, і повторіть правку.

Як виставити рахунок частинами? Створюйте його із замовлення: у вікні «Створення рахунку» вказуйте, яку кількість кожної позиції включити. Залишок лишається доступним для наступного рахунку.

Оплатили рахунок-чернетку , чому статус змінився? Оплата чернетки автоматично «активує» рахунок, щоб борг і дохід не загубилися в обліку.

Дивіться також

• Замовлення
• Регулярні рахунки, витрати, документи
• POS-термінал
• Акти
• Операції (платежі й витрати)
• Подвійний запис і валюти
• Календар платежів
• Шаблони документів