Як налаштувати автоматичне створення рахунків і витрат за розкладом та керувати шаблонами повторення.

Що це і навіщо

Деякі документи повторюються з місяця в місяць: оренда офісу, інтернет, абонентське обслуговування клієнта. Щоб не створювати їх руками щоразу, у Silium можна один раз задати розклад — і система сама щоночі створюватиме нові документи в потрібні дні. Розклад зберігається як «шаблон повторення», а всі шаблони зібрані на одній сторінці «Повторювані документи».

Повторюватись можуть:

Витрати (оренда, комунальні, підписки) — сторінка показує суму й «проводиться» чи «чернетка»;
Рахунки (абонплата, регулярні послуги клієнту);
Задачі (регулярні справи; про них розповідає окрема інструкція про задачі).

Регулярних «Документів» (договорів, актів) у цьому розділі немає — назва сторінки «Повторювані документи» вживається в загальному сенсі. Акти на регулярні послуги створюються з рахунків або замовлень — див. Акти.

Де знайти

Меню: Фінанси → Повторювані документи. Адреса — /recurring-documents; конкретна вкладка відкривається адресою з параметром, наприклад /recurring-documents?type=invoice. Пункт меню показується, лише якщо вам відкрито хоча б витрати, рахунки або задачі.
Зі списку рахунків: кнопка «Повторювані».
Увімкнути повторення для конкретного документа — у його картці, на вкладці «Повторення» (у рахунку та витраті).

Як створити регулярний рахунок

Створіть звичайний рахунок: клієнт, продавець, позиції — усе, що має бути в кожному рахунку. Перевірте суму.
Відкрийте вкладку «Повторення» в картці рахунку. Побачите картку «Повторюваний рахунок» («Автоматично створює документ за розкладом») і перемикач.
Увімкніть перемикач — з'являться поля розкладу (таблиця нижче).
Натисніть «Зберегти» у картці. Тільки після збереження шаблон з'явиться на сторінці «Повторювані документи».

Поле	Що означає
Частота	Щодня, Щотижня, Щомісяця або Щороку.
День тижня	Лише для «Щотижня»: Понеділок … Неділя.
Місяць	Лише для «Щороку»: Січень … Грудень.
День місяця	Для «Щомісяця» і «Щороку»: число від 1 до 31. Приклад: 10 — рахунок створюватиметься 10-го числа.
Повторювати до	Остання дата, після якої створення припиняється. Порожньо — без обмеження. Поруч є кошик, щоб очистити.
Наступне	Лише для читання (із замочком): дата найближчого створення, яку порахувала система.
Автоматично підтверджувати створений документ	Галочка. Вимкнена — нові рахунки створюються чернетками: ви їх перевіряєте й відправляєте самі. Увімкнена — рахунок одразу створюється в статусі «Чекає на сплату».

Як створити регулярну витрату

Так само: відкрийте картку витрати → вкладка «Повторення» → перемикач «Повторюваний платіж» («Автоматично створює документ за розкладом»). Поля ті самі: Частота, День тижня, Місяць, День місяця, Повторювати до, Наступне. Галочка «Автоматично підтверджувати створений документ» тут означає, що витрата не лише створюється, а й одразу проводиться (з'являються фінансові проводки, див. нижче); без галочки створюється чернетка. Позиції (стаття, сума, опис) беруться з витрати-джерела. Докладно про витрати — Операції (платежі й витрати).

Сторінка «Повторювані документи»

Угорі — три вкладки: Витрати, Рахунки, Задачі. Показуються лише ті, що вам дозволені. Таблиця шаблонів для витрат і рахунків:

Колонка	Що показує
Назва	Назва шаблону (значок «ока»); якщо є дата завершення — підпис «до ДД.ММ.РРРР»
Розклад	Людською мовою, наприклад «Щомісяця, 10-го числа»
Наступне створення	Дата, коли система створить наступний документ; для призупиненого — «призупинено»
Останній запуск	Коли створювали востаннє і «створено разів: N» (або «N / M», якщо в шаблону є ліміт повторів)
Створюється як	Для витрат: «Проводиться» або «Чернетка»; для рахунків: «Виставляється» або «Чернетка»
Сума	Сума одного документа у валюті шаблону (для витрат — сума всіх позицій)
Активний	Перемикач. «Призупинити» / «Увімкнути»; поруч кошик «Видалити шаблон»

Клік по рядку відкриває бокову панель шаблону: розклад, «Наступне», «Створюється як», «Створено разів»; «Фінансові реквізити» (Сума, Валюта, Курс, Провайдер — це ваша юрособа, ПДВ); «Позиції шаблону» і «Створені документи» — кожен із посиланням на документ (для витрат — «Проведено» чи «Чернетка», для рахунків — статус). Поки нічого не створювалось: «Ще жодного документа не створено».

Якщо шаблонів немає, побачите підказку «Немає шаблонів повторення» й пояснення, де їх увімкнути. Без жодного відкритого типу — «Немає доступу».

Коли й як створюються документи

Створення відбувається автоматично щоночі (близько 00:10 за часом сервера) — у вказаний вами день документ з'явиться вночі.
Документ береться датою запланованого дня. Рахунок отримує назву й суму шаблону, а в полі «Прогнозована дата» — дату запуску. Якщо система кілька днів не працювала, вона наздожене всі пропущені дати, кожну — своєю датою (не більше 100 за раз).
Подвійного створення не буде: якщо документ за цей день від цього шаблону вже існує, повторно його не створюють.
Шаблон сам вимикається, коли вичерпано ліміт повторів або настала дата «Повторювати до».
У регулярного рахунку немає позицій — у ньому лише загальна сума з шаблону. Якщо вам потрібні позиції, відкрийте створений рахунок і додайте їх (поки він у чернетці) або створюйте рахунки вручну.
Рахунок створюється від вашої юрособи, вказаної в рахунку-джерелі. Якщо її там не було, система підставить юрособу за замовчуванням і запише про це попередження в журнал запуску — заповніть поле «Наша компанія».
Шаблон витрати без позицій або з нульовою сумою пропускається (документ не створюється) — заповніть позиції.

Що відбувається в обліку

Рахунок-чернетка — фінансів не рухає. Коли ви (або система, якщо увімкнено автопідтвердження) виводите рахунок із чернетки, діють звичайні правила рахунків — див. Рахунки та Подвійний запис і валюти.
Витрата «Проводиться» створюється вже проведеною: у фінансах з'являється витрата і зобов'язання перед постачальником. Витрата-чернетка не проводиться. Якщо запуск припав на дату в майбутньому, документ у будь-якому разі створюється чернеткою.
Регулярні документи враховуються в календарі платежів як прогноз майбутніх надходжень і витрат.

Приклад: шаблон «Абонентське обслуговування освітлення» — щомісяця 10-го, 12 000 грн, «Чернетка». 10 жовтня система створить рахунок на 12 000 грн у статусі «Чернетка»; ви його перевіряєте, відправляєте клієнтові, а після оплати проводите платіж. Лічильник «створено разів» стане 1, а «Наступне створення» переїде на 10 листопада.

Зупинити, змінити, видалити

Призупинити: перемикач «Активний» на сторінці шаблонів. Призупинений шаблон нічого не створює. При повторному вмиканні розклад продовжиться від сьогодні — пропущені за час паузи дати не наздоганяються. Якщо дата «Повторювати до» вже минула: «Шаблон не можна увімкнути: дата завершення вже минула».
Видалити: кошик, з підтвердженням «Видалити шаблон «…»? Створені документи залишаться.»
Змінити розклад: у картці документа-джерела (вкладка «Повторення»), змінити поля й натиснути «Зберегти». Розклад зміниться, наступна дата перерахується.
Вимкнення перемикача у вкладці «Повторення» картки рахунку саме по собі шаблон не зупиняє — для зупинки користуйтеся перемикачем «Активний» на сторінці «Повторювані документи».
Сума й позиції шаблону — це «знімок» документа-джерела на момент увімкнення. Якщо ви потім зміните джерело, вже створений шаблон суму не оновить; для нової суми створіть новий регулярний документ.

Права доступу

Окремого права на шаблони немає — вони успадковують права свого типу документа. Вкладка «Витрати» потребує права переглядати витрати, «Рахунки» — рахунки, «Задачі» — задачі. Перемикач «Активний» показується, лише якщо ви можете змінювати такі документи; кошик — якщо можете їх змінювати й видаляти. Див. Ролі та права.

Типові помилки і питання

Питання	Відповідь
Увімкнув повторення, а на сторінці шаблонів порожньо	Після вмикання перемикача потрібно ще натиснути «Зберегти» в картці документа.
Документ не створився в потрібний день	Створення відбувається вночі. Перевірте: чи шаблон активний, чи вказано контакт/контрагента (без нього рахунок пропускається), чи сума більша за нуль, чи не минула дата «Повторювати до».
Що буде, якщо 31-го числа в місяці лише 30 днів?	Документ створиться в останній день цього місяця (наприклад, 28-го або 29-го лютого).
Чи можна створювати регулярні акти й договори?	Такого шаблону немає. Регулярні послуги оформлюйте регулярним рахунком, а акти створюйте з нього.

Регулярні рахунки, витрати, документи