Акти виконаних робіт: як створити з замовлення, рахунку чи угоди і що відбувається у фінансах при підписанні.

Що це і навіщо

Акт виконаних робіт — документ, яким ви фіксуєте, що послугу надано, а клієнт її прийняв. Для бізнесу це головне підтвердження «ми виконали роботу»; для обліку — момент, з якого сума за послуги вважається вашим доходом, а клієнт — вашим боржником (якщо ще не заплатив).

Окремого розділу «Акти» в меню немає: у Silium акт — це звичайний документ з типом «Акт». Тому картка, статуси, підписи й друк у нього ті самі, що й у інших документів. Ця інструкція розповідає про те, що специфічно для актів: як їх створювати й що вони роблять у фінансах.

Не плутайте з екраном «Акти виконаних робіт» за адресою /act: це застарілий порожній екран без кнопки створення. Усі акти — у розділі Документи (/document).

Де знайти

Меню: Комерція → Документи. Акти відрізняються значенням «Акт» у колонці «Тип». Швидко відібрати їх — фільтр за типом (див. фільтри).
У картці замовлення, рахунку чи угоди — вкладка «Зв'язки», блок «Документи».

Як створити акт

Спосіб 1. З замовлення (найпоширеніший)

Відкрийте замовлення → меню «Дії» → «Створити акт».
У вікні «Створення акту» ліворуч — «Залишок» (послуги, ще не включені в акти), праворуч — «Акт (Новий)». Вкажіть кількість кожної послуги для цього акту або натисніть «Усе в акт».
Оберіть «Наша компанія» (від чийого імені акт) і натисніть «Створити акт».
З'явиться «Акт успішно створено», і відкриється картка документа типу «Акт» у статусі «Чернетка».

До акта потрапляють лише послуги (товари закриваються відвантаженням). Акт успадковує від замовлення клієнта, валюту, курс, ставку ПДВ, відповідального й проєкт. Якщо послуг немає — «У замовленні немає послуг для акту»; якщо всі послуги вже в актах — «Усі послуги замовлення вже додані в акти». Можна складати акти частинами: наприклад, послугу на 10 годин — двома актами по 5.

Спосіб 2. З рахунку без замовлення

У картці рахунку меню «Дії» → «Створити акт». Працює лише для рахунків, не пов'язаних із замовленням чи угодою («Акт можна створити лише з рахунку, що не пов'язаний із замовленням або угодою»). У рахунку мають бути послуги («У рахунку немає послуг для акту»).

Спосіб 3. З угоди

У картці угоди (див. угоди) те саме меню «Дії» → «Створити акт».

Спосіб 4. Вручну

Розділ «Документи» → «Створити документ», тип — «Акт», вкажіть виконавця й клієнта, а позиції додайте у вкладці «Продукти». Докладно про поля — Документи.

Життєвий цикл акта

Чернетка. Ви готуєте акт: перевіряєте позиції, суму, ПДВ, реквізити. Обліку ще немає.
Відправлено. Акт відправлено клієнтові на підписання. Якщо призначені підписанти, потрібно вибрати шаблон друку — з нього формується PDF, який підписують (див. вкладку «Підписи» у Документах).
Підписано. Акт підписано обома сторонами. Зверніть увагу: після підписання всіма підписантами статус сам не змінюється — поставте «Підписано» вручну й натисніть «Зберегти». Саме на цьому кроці акт впливає на фінанси.
Далі можливі «Відхилено», «Скасовано», «Прострочено» (вручну).

Після підписання акт «заморожується»: змінити назву, тип, валюту, курс, клієнта, виконавця, реквізити й шаблон уже не можна. Щоб виправити помилку, поверніть акт зі статусу «Підписано» назад — облікова проводка автоматично скасується, а після виправлення підпишіть знову. Повернути в «Чернетку» акт, який уже ходив на підпис і має активні підписи, не вдасться («Неможливо перевести документ в статус 'Чернетка', якщо він був відправлений на підпис»).

Що відбувається в обліку

Це найважливіша частина. Обліковий ефект залежить від режиму подвійного запису вашої компанії (див. Подвійний запис і валюти):

Режим «full» — акт визнає дохід. У момент переходу в «Підписано» створюється проводка: Дт 361 «Розрахунки з покупцями» (клієнт винен нам) / Кт 702.2 «Дохід від послуг». Якщо в акті є ПДВ, дохід записується без ПДВ, окремо — Кт 643 «ПДВ», а борг клієнта (Дт 361) — на повну суму разом із ПДВ. Дата проводки — дата підписання.
Режим «half» — акт дохід не проводить. Тут борг клієнта й дохід уже визнав рахунок (коли вийшов з «Чернетки»), тож акт лише документально підтверджує виконання й закриває послуги в замовленні, щоб дохід не порахувався двічі.
Валюта. Сума в гривнях (для звітів про прибутки й збитки) рахується за курсом, зафіксованим при створенні акта, а не за курсом дня підписання.
Проєкти. Якщо акт належить проєкту із визнанням доходу за ступенем виконання, дохід уже визнав окремий документ визнання, а акт лише перетворює «контрактний актив» на борг клієнта — щоб дохід не порахувався двічі (див. розділ про проєкти).
Повернення зі «Підписано». Проводка автоматично сторнується (скасовується зворотною).

Приклад (режим «full», без ПДВ): акт на 44 000 грн «Проєктування освітлення» підписано 15 серпня. У фінансах: Дт 361 — 44 000, Кт 702.2 — 44 000. Клієнт тепер винен вам 44 000; коли він заплатить за рахунком, борг зменшиться (Дт 311 / Кт 361). У звіті про прибутки й збитки за серпень з'явиться дохід від послуг 44 000.

Приклад з ПДВ 20% (ціни без ПДВ): послуга 10 000 грн. Дт 361 — 12 000, Кт 702.2 — 10 000, Кт 643 — 2 000.

Додатково: підписання чи скасування акта переоцінює автозакриття пов'язаних замовлення, угоди й рахунку (якщо воно ввімкнено в загальних налаштуваннях): коли всі послуги покриті підписаними актами й документ оплачений, він сам переходить у «Завершене» / «Виграна» / «Сплачено повністю»; при скасуванні акта — повертається назад.

Дата акта й дата підписання не можуть потрапляти в закритий обліковий період: «Період ММ.РРРР закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено.» Підписати акт «заднім числом» у закритому місяці не вийде.

Права доступу

Акт — документ, тому діють права на документи: перегляд, створення, зміна, видалення. Для створення акта із замовлення потрібне право створювати документи; з угоди чи рахунку — так само. Ролі — Ролі та права.

Типові помилки і питання

Що бачите	Причина / що робити
«У замовленні немає послуг для акту»	Додайте в замовлення хоча б одну послугу (товар в акт не потрапляє).
«Оберіть хоча б одну послугу»	У вікні «Створення акту» пересуньте кількість праворуч.
«Оберіть нашу компанію»	Заповніть поле «Наша компанія» у вікні створення.
«не вдалося створити проводку …» при підписанні	Найчастіше причина в сумі: акт із нульовою або від'ємною сумою підписати не можна — додайте позиції у вкладці «Продукти». Також перевірте, що в плані рахунків є 361 і 702.2.
Посилання на акт зі звіту веде на порожню сторінку «Акти виконаних робіт»	Це застарілий екран. Знайдіть акт у розділі «Документи» за назвою чи клієнтом.
Де номер акта?	У заголовку картки «Деталі документа ACT-2026-000006». Префікс «ACT-» однаковий для всіх типів документів.

Акти