Людською мовою: проводки, журнал і план рахунків, мультивалютність, курсові різниці, режими обліку боргу клієнта та закриття періодів.

Що це і навіщо

Ви працюєте зі звичайними документами: рахунками, платежами, витратами, відвантаженнями. А «під капотом» Silium ще й веде бухгалтерський облік — за принципом подвійного запису. Це означає, що кожна грошова чи складська подія записується в журнал двічі: «звідки» і «куди». Завдяки цьому баланс, звіт про прибутки та збитки, взаєморозрахунки з клієнтами та постачальниками завжди сходяться між собою — навіть якщо ви жодного разу не відкривали бухгалтерію.

Ця інструкція без складних термінів пояснює:

що таке проводка, дебет і кредит, і де їх побачити;
що системою записується після кожної вашої дії;
як працюють валюти й курсові різниці;
що таке режим обліку боргу клієнта («half» і «full»);
як закрити місяць, щоб ніхто не змінив документи заднім числом.

Щоб користуватися Silium, вручну створювати проводки не потрібно. Вони формуються самі — з документів. Знати їх корисно, щоб розуміти звіти й відповідати на питання бухгалтера.

Основні слова

Слово	Що це простими словами
Рахунок (у плані рахунків)	«Кишеня», куди записується сума. Наприклад, «311 — Банківські рахунки та каса» (наші гроші), «361 — Розрахунки з покупцями» (нам винні клієнти), «631 — Розрахунки з постачальниками» (ми винні постачальникам), «702 — Дохід від реалізації» (виручка), «92 — Адміністративні витрати». Не плутайте з «рахунком» — документом клієнту.
Проводка	Один запис у журналі: «з такої кишені — у таку, на цю суму».
Дебет і Кредит	Дві сторони проводки. Для нашої мети: Дебет — «куди прийшло», Кредит — «звідки взялось». Сума дебету завжди дорівнює сумі кредиту.
Транзакція	Набір проводок, які створив один документ. Наприклад, платіж дає транзакцію з двох рядків.
Сторно	Дзеркальна транзакція, яка «скасовує» стару. Записи в журналі ніколи не стираються — їх скасовують сторно. Тому історія завжди видна.
База	Сума у гривні (базовій валюті). Використовується у всіх звітах.

Де це побачити

Журнал «Фінансові транзакції»

Шлях: Налаштування → блок «Фінанси» → Фінансові транзакції (адреса /settings/fin-transactions). Доступний ролям із правом на налаштування гаманців. Огляд налаштувань — Огляд налаштувань.

Заголовок: «Журнал бухгалтерських транзакцій» і в дужках загальна кількість. Таблиця:

ID — номер транзакції;
Дата — дата операції; дрібним шрифтом «внесено …» — коли запис створено;
Тип — вид транзакції («Платіж», «Витрата», переказ, надходження тощо; частина типів показується службовими назвами, наприклад «revenue», «replenish»);
Документ — документ, який її створив, наприклад «payment #30»;
Статус — «Проведено»;
Проводки — кількість рядків зі стрілкою для розгортання.

Клацніть по рядку (або на кнопку Розгорнути всі — вона ж «Згорнути всі»), і покажуться проводки: Рахунок, Дебет, Кредит, Дебет (баз.), Кредит (баз.), Курс, а внизу рядок Всього. Дві «баз.»-колонки — це суми в гривні. Внизу — перемикач сторінок «‹ 1 / 28 ›».

Приклад із живого журналу. Платіж №30 на 19 200 грн: рахунок «Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)» (311.3) — дебет 19 200; «Розрахунки з покупцями (AR)» (361) — кредит 19 200; «Всього» — 19 200 і 19 200. Сходиться.

Журнал тільки для перегляду: редагувати чи видаляти проводки в ньому не можна. Щоб виправити помилку — зніміть проведення документа або видаліть його в самому документі; система створить сторно.

План рахунків

Шлях: Налаштування → «Фінанси» → План рахунків (/settings/fin-accounts). Це дерево всіх рахунків, розбите за типами: Актив, Пасив, Капітал, Дохід, Витрата. Значок замка біля рахунку («Системний рахунок») означає, що це рахунок, потрібний системі: його не можна видалити.

Клацніть по рахунку — вгорі з'явиться панель з його кодом і назвою та кнопками: Додати підкатегорію, Редагувати й кошик Видалити. Редагувати чи видаляти можна лише рахунок нижнього рівня (без підрахунків), який не є системним. У вікні «Створити категорію» вводиться тільки Назва — тип успадковується від батьківського рахунку. Свої підкатегорії статей витрат ви створюєте саме тут — вони потім з'являються в полі «Категорія» витрат і в бюджеті.

Гаманець автоматично отримує свій власний підрахунок у групі 311 («311.3 Рахунок ТОВ «Світлотех» (UAH)» тощо).

Що записується після ваших дій

Така таблиця — довідник «дія → проводка». Усі проводки створюються автоматично; кожна прив'язана до документа, що її створив.

Ваша дія	Дебет (куди)	Кредит (звідки)
Створили гаманець із «Стартовим балансом»	311.x — гаманець	440 «Ввід початкових залишків»
Підтвердили витрату	Стаття витрат (наприклад, 921 «Оренда офісу та комунальні»); при ПДВ ще 644 «Податковий кредит з ПДВ»	311.x — гаманець
Витрата, пов'язана з надходженням товару	281.x «Товари на складі» (сума йде в собівартість)	311.x — гаманець
Платіж за рахунком клієнта	311.x — гаманець	361 «Розрахунки з покупцями»
Переказ між гаманцями	311 гаманця-отримувача	311 гаманця-джерела
Оприбуткування товару від постачальника	281.x «Товари на складі»	631 «Розрахунки з постачальниками»
Оплата постачальнику (документ постачання)	631 «Розрахунки з постачальниками»	311.x — гаманець
Повернення товару постачальнику	631	281.x (різниця в ціні, якщо є, — 949 «Інші операційні витрати»)
Продаж: рахунок або відвантаження чи акт (залежить від режиму, див. нижче)	361 «Розрахунки з покупцями» (з ПДВ)	702.1 «Дохід від товарів» і 702.2 «Дохід від послуг» (без ПДВ) + 643 «Податкові зобов'язання з ПДВ»
Відвантаження товару	902 «Собівартість реалізованих товарів (COGS)»	281.x «Товари на складі»
Курсова різниця — виграш	рахунок боргу	744 «Дохід від курсових різниць»
Курсова різниця — збиток	974 «Збитки від курсових різниць»	рахунок боргу

Документи, описані в інших інструкціях, створюють свої проводки за тим самим принципом: Основні засоби, Кредити і позики, Підзвітні особи, Капітал власника, Списання боргу, склад — Оприбуткування, Відвантаження.

Мультивалютність: як система рахує в різних валютах

Silium працює у трьох валютах: гривня (базова), долар США й євро (їх список можна розширити в «Налаштування → Валюта»). У кожному грошовому документі є три числа:

Сума у валюті документа — скільки написано в рахунку чи платіжці (100 USD).
Курс — скільки гривень коштує одна одиниця цієї валюти (41,50).
Сума в гривні (база) — сума × курс (4 150 грн). У всіх звітах, підсумках, «Разом (в грн.)» та в бюджеті використовується саме база.

У журналі проводок ви бачите обидві суми: «Дебет» / «Кредит» — у валюті документа, а «Дебет (баз.)» / «Кредит (баз.)» — у гривні; поруч — «Курс».

Приклад. Витрата 100 USD, курс 41,50. Журнал: Дт стаття витрат 100 USD (база 4 150 грн) / Кт гаманець 100 USD (база 4 150 грн).

Баланс гаманця завжди у валюті самого гаманця: на «Валютному рахунку (USD)» — 3 000 usd. У підсумку «Разом (в грн.)» валютні гаманці враховані в гривні: кожен рух по гаманцю перераховується за курсом на момент цього руху.

Звідки береться курс

Довідник «Валюта» (Налаштування → Система → Валюта): колонка «Курс (відносно базової валюти)». Кнопка «Оновити курс валют (НБУ)» оновлює його вручну; щодня о 09:01 те саме робиться автоматично за офіційним курсом НБУ.
Курс НБУ на дату. Коли ви створюєте валютну операцію заднім числом, система може запропонувати офіційний курс на ту дату (вікно «Курс НБУ» з кнопками «Застосувати» і «Скасувати»). Для переказів між гаманцями за минулу дату курс на ту дату береться автоматично.
Курс, введений вручну у документі (платіж, переказ, постачання). Так ви вносите фактичний курс банку.

Курс зберігається в документі разом із сумою; оновлення довідника курсів раніше створені документи не переписує.

Курсові різниці

Ви виставили рахунок у доларах, коли долар коштував 40 грн, а клієнт заплатив, коли долар був 41. Ви отримали більше гривень, ніж очікували: різниця — курсова різниця. Система обліковує її автоматично й окремим рядком.

744 «Дохід від курсових різниць» — виграш.
974 «Збитки від курсових різниць» — збиток.

Приклад (платіж клієнта). Виручку за рахунок 1 000 USD визнано за курсом 40 (борг у гривні 40 000 грн). Клієнт заплатив 1 000 USD, коли курс був 41: гаманець отримав 41 000 грн в еквіваленті. У журналі: Дт 311 / Кт 361 на 41 000 (база) і додатково Дт 361 / Кт 744 на 1 000 грн — і борг клієнта в гривні точно закрито. Якби курс був 39, було б Дт 974 / Кт 361 на 1 000 грн — збиток.

Приклад (оплата постачальнику). Документ постачання на 1 000 EUR за курсом 50 (борг 50 000 грн). Заплатили при курсі 52. Витрата-оплата: Дт 631 / Кт гаманець на 52 000 і Дт 974 / Кт 631 на 2 000 грн (збиток). При курсі 49 різниця піде на 744.

Коли нараховується.

при платежі за рахунком, за який виручку вже визнано (відвантаженням, актом або рахунком у режимі «half»). Якщо гроші прийшли наперед (аванс), різниці немає: аванси не переоцінюються;
при оплаті документа постачання чи закупівлі з гривневого гаманця, якщо валюта витрати збігається з валютою документа;
при переказі між гаманцями різних валют, якщо ви ввели курс, відмінний від офіційного (різниця між «віддали» й «отримали» в гривні).

Перемикач. Курсові різниці можна вимкнути для всієї компанії налаштуванням exchange_rate_diff. У новій компанії воно увімкнене. Окремої кнопки для нього в інтерфейсі немає: якщо потрібно змінити, зверніться до підтримки Silium. Якщо різницю вимкнено, а курс обміну у переказі між валютами відрізняється від офіційного, проводки по такому переказу система не створює — тому без потреби вимикати перемикач не радимо.

Бухгалтерська різниця не змінює суму гаманця чи документа — вона лише доводить облік до точності.

Режим обліку боргу клієнта: «half» і «full»

Коли клієнт винен вам гроші за продаж, це записується проводкою «Дт 361 / Кт 702 (виручка)». Питання лише: у який момент ви вважаєте, що виручка отримана. У Silium є два режими:

Режим	Коли записується виручка й борг клієнта	Кому підходить
half («напівпроводки», на рівні рахунку)	Коли рахунок виходить із статусу «Чернетка» (наприклад, стає «Відправлений» або «Чекає на сплату»), а також коли чернетку оплатили. Відвантаження й акт виручку вже не проводять — тільки собівартість товарів.	Простий облік «виставили рахунок — визнали дохід». Це режим за замовчуванням для нових компаній.
full (повний)	Коли ви проводите відвантаження (товари) або підписуєте акт (послуги). Рахунок сам виручку не визнає.	Облік «за фактом передачі»: дохід є лише тоді, коли товар відвантажено чи роботу виконано.

В обох режимах: собівартість (Дт 902 / Кт 281) записується при відвантаженні; при поверненні рахунка в «Чернетку» або «Скасовано» проводки виручки сторнуються; платіж завжди робить Дт 311 / Кт 361, не визнаючи виручку.

Приклад (half). Рахунок на 12 000 грн (із ПДВ 20%), вирішили перевести у статус «Відправлений». Проводка: Дт 361 — 12 000; Кт 702.1 «Дохід від товарів» — 10 000; Кт 643 «Податкові зобов'язання з ПДВ» — 2 000. Коли клієнт заплатить, з'явиться Дт 311 / Кт 361 на 12 000 — і борг закриється.

Приклад (full). Той самий рахунок 12 000 грн у статусі «Відправлений» жодних проводок виручки не дає. Вони з'являться, коли ви проведете відвантаження товарів: Дт 361 / Кт 702.1 + Кт 643 і Дт 902 / Кт 281.

Режим обліку змінити з інтерфейсу Silium не можна: у «Налаштуваннях» такого перемикача немає (див. Огляд налаштувань). Нові компанії створюються в режимі «half». Якщо вам потрібен режим «full», зверніться до підтримки й обговоріть перехід: для вже створених документів проводки не переписуються.

Закриття періодів

Коли місяць закінчився і звіти вже здано, потрібно, щоб ніхто «випадково» не змінив документ минулого місяця. Для цього існує закриття періоду.

Шлях: Налаштування → блок «Фінанси» → Закриття періодів (/settings/accounting-periods). Доступно ролям із правом на налаштування гаманців. Екран має дві вкладки.

Вкладка «Місяці»

Угорі — перемикач року: «‹ 2026 ›».
Таблиця: Місяць, Статус («Відкрито» зеленим / «Закрито» червоним), Закрито (дата й час закриття), кнопка дії.
Кнопка Закрити питає підтвердження: «Закрити період Вересень 2026? Усі документи цього місяця буде заблоковано від змін». Після цього з'явиться повідомлення «Період 09.2026 закрито».
Кнопка Відкрити також питає підтвердження: «Відкрити період … Документи цього місяця знову можна буде змінювати». Повідомлення: «Період 09.2026 відкрито».
Майбутній місяць закрити не можна: кнопка неактивна, підказка «Майбутній період закрити не можна» (на сервері: «Не можна закрити майбутній період»). Поточний місяць закривати можна.

Вкладка «Документація»

Це перелік документів, які блокує закритий місяць, і поле дати, за яким визначається їхній місяць:

Фінанси: витрати, документи постачання, кредити, операції з капіталом власника, платежі, перекази між гаманцями, рахунки, платежі ПДВ;
Документи та відвантаження: акти, відвантаження;
Склад: закупівлі, оприбуткування, списання, переміщення, інвентаризації, повернення, акти розбіжностей;
Виробництво та активи: виробничі замовлення, основні засоби (активація, вибуття).

«Не блокується»: початкові залишки балансу, імпорт залишків складу, адресне зберігання (WMS) і зарплата (вона має власне блокування в розділі «Зарплата»).

Що бачить користувач у закритому місяці

Спроба створити, змінити, підтвердити, зняти проведення чи видалити документ із датою в закритому місяці закінчується повідомленням: «Період 09.2026 закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено.» Так само блокується документ, чию дату ви намагаєтесь перенести в закритий місяць.

Закриття нічого не перераховує і не створює нових проводок — воно лише ставить «замок» на місяць. Місяці закриваються незалежно один від одного: можна закрити вересень, не закриваючи серпень. Відкрити місяць можна в будь-який момент — це «відкат» замка.

Права доступу

Журнал «Фінансові транзакції», «План рахунків», «Закриття періодів» і «Гаманці» доступні ролям із правом на налаштування гаманців. Для інших ролей ці картки в «Налаштуваннях» не показуються.
Документи (витрати, платежі, перекази) мають власні права — див. Операції (платежі й витрати) і Ролі та права доступу.
Проводки вручну користувачі створювати не можуть — тільки документи.

Типові питання

Чому сума в звіті не збігається із сумою в документі? Звіти рахують у гривні. Валютні документи перераховуються за курсом, який був у документі, тому «100 USD» може бути «4 150 грн» у звіті.

Чому у журналі є рядок, якого я не створював? Це або сторно (документ було змінено чи знято з проведення), або автоматичний рядок — наприклад, ПДВ чи курсова різниця.

Не вдається змінити документ — «Період … закрито». Відкрийте місяць у «Закритті періодів», внесіть зміни й закрийте знову. Це може зробити роль із правом на налаштування гаманців.

Як побачити всі проводки одного документа? У журналі знайдіть його за колонкою «Документ» (наприклад, «expense #74») і розгорніть рядок.

Чи потрібно мені знати дебет і кредит? Ні. Достатньо звірити «Всього» у журналі: дебет і кредит завжди мають збігатися.

Подвійний запис і валюти