Облік майна й передоплат, щомісячна амортизація, графік, вибуття з прибутком чи збитком і дострокове закриття — з прикладами на цифрах.

Основні засоби: облік, амортизація і вибуття

Що це і навіщо

Розділ «Основні засоби» потрібен, щоб облік майстерно «розтягував» вартість дорогого майна на весь час його використання. Верстат, комп'ютер, автомобіль ви купуєте один раз, але служить він роками. Тому його вартість не списується у витрати одразу, а щомісяця по трошки — це і є амортизація.

Той самий механізм працює і для передоплат за послуги: наприклад, ви заплатили за рік підписки на сервіс. Гроші вже пішли, але витрата належить усім 12 місяцям, і система визнає її по 1/12 щомісяця.

У розділі ви бачите кожен такий актив окремою карткою: скільки він коштував, скільки вже «зношено», яка залишкова вартість, який графік нарахувань попереду. А коли майно продали чи списали — оформлюєте вибуття, і система сама порахує прибуток або збиток.

Де знайти

Ліве меню, група «Фінанси» → «Основні засоби». Адреса списку: /assets. Картка активу: /assets/12 (замість 12 — номер запису).

Пункт меню зникає, якщо для вашої ролі закрито перегляд основних засобів (див. розділ «Права доступу» нижче).

Два види записів

Поле «Тип» визначає, як поводиться запис:

Тип	Що це	Рахунки
Основні засоби	Майно, яке ви купили і використовуєте кілька років. Вартість «зношується» щомісяця.	Вартість лежить на рахунку 10 «Основні засоби». Щомісячний знос: Дебет 831 «Амортизація» / Кредит 131 «Знос основних засобів».
Передоплата	Заплатили наперед за послугу на кілька місяців (підписка, оренда, ліцензія).	Гроші лежать на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів». Щомісячне визнання витрати: Дебет 923 (або інший обраний рахунок витрат) / Кредит 39.

Список

Таблиця з колонками: «Назва» (під назвою — інвентарний номер, якщо він є), «Тип» (кольорова позначка), «Первісна» (вартість при купівлі), «Залишкова» (вартість на сьогодні, з урахуванням уже нарахованого зносу) і «Статус».

Залишкова вартість береться з фактично проведених нарахувань на сьогоднішню дату (для вибулого активу — на дату вибуття). Майбутні місяці графіка в неї не потрапляють.

Фільтри (докладно про роботу з ними — в інструкції Фільтри): «Назва», «Тип», «Валюта», «Первісна вартість», «Строк (міс)», «Інв. номер», «Дата початку», «Дата створення», «Відповідальний». Сортування працює по назві, типу, первісній вартості, строку, датах — див. Сортування. Колонки можна налаштувати: Колонки.

Кнопка над списком — «Додати засіб». Клацання правою кнопкою миші по рядку відкриває меню, де серед іншого є «Видалити». Пам'ятайте: видалити можна лише чернетку (докладніше нижче).

Статуси

Статус	Що означає
Чернетка	Актив запланований, але облік ще не запущено. Жодних проведень немає, усі параметри можна міняти.
Амортизується	Актив діє: щомісяця з'являються нарахування зносу. Змінити можна лише назву й інвентарний номер.
Завершено	Статус «повністю замортизовано» передбачений системою.
Закрито	Актив вибув (продано, списано) або передоплату закрито достроково. Змінювати нічого не можна.

Як актив з'являється в системі — головне правило

Тут є важлива особливість, яку варто зрозуміти одразу. Вартість нового активу має спершу потрапити в облік документом (закупівлею), і лише потім ви створюєте картку, яка «розкладає» цю вартість по місяцях. Інакше знос нараховувався б на майно, якого на балансі ще немає.

Тому є три способи:

З документа постачання (основний шлях для нового майна). У документі постачання додайте позицію виду «Амортизаційний товар (ОЗ)» — для майна, або «Амортизаційна послуга» — для передоплати за послугу. Коли ви проведете документ, вартість стане на рахунок 10 (для майна) або 39 (для послуги), а в таблиці позицій у колонці «Амортизація» з'явиться кнопка «Створити». До проведення документа там написано «після проведення». Кнопка відкриває форму, де ви задаєте лише параметри амортизації (вартість, валюта і назва беруться з позиції). Після збереження ви потрапите в картку нового активу, а в позиції з'явиться посилання «Актив #…».
З інвестиційного проєкту (CAPEX). Введення проєкту в експлуатацію теж створює картку активу — див. Проєкти.
Вручну — лише для активу, який уже був у вас до початку роботи в системі. Це кнопка «Додати засіб» у списку. Увімкніть перемикач «Вже в амортизації (ввести існуючий актив)». Без нього система відмовить.

Якщо натиснути «Додати засіб» і не ввімкнути перемикач «Вже в амортизації», ви побачите повідомлення: «Новий актив заводиться з документа — інакше знос нараховувався б на вартість, якої немає на балансі». Це не помилка, а підказка створити актив через документ постачання.

Створення вручну: усі поля форми «Новий запис»

Під заголовком форми видно підказку: для чернетки — «Чернетка — проводки не створюються», для активного — «Активний — амортизація почнеться одразу».

Поле	Що означає	Обов'язкове?
«Статус»	«Активний» — амортизація запускається одразу; «Чернетка» — просто запис без обліку.	Так (за замовчуванням «Активний»)
«Тип»	«Основні засоби» або «Передоплата». Від типу залежать назви полів і рахунки. Змінюється також рахунок витрат за замовчуванням: для ОЗ — 831, для передоплати — 923.	Так
«Наша компанія»	Юридична особа (ФОП/ТОВ), якій належить актив. Проводки амортизації й вибуття підуть саме на неї. Підставляється компанія за замовчуванням із загальних налаштувань.	Ні
«Назва»	Наприклад, «Верстат ЧПК Haas». Повідомлення при порожньому полі: «Вкажіть назву».	Так
«Первісна вартість» (для передоплати — «Сума передоплати»)	Скільки коштував актив при купівлі. Має бути більше нуля.	Так
«Валюта»	Валюта вартості. Спершу підставляється основна (гривня).	Так
«Ліквідаційна вартість»	Скільки, на вашу думку, актив коштуватиме наприкінці служби. Знос нараховується лише на різницю «первісна − ліквідаційна». Має бути ≥ 0 і менше первісної. Для передоплати поле не показується.	Ні (за замовчуванням 0)
«Строк використання, міс.» (для передоплати — «Період, міс.»)	На скільки місяців розтягується вартість.	Так
«Рахунок витрат (Дт)»	У які витрати щомісяця «падає» знос. Для ОЗ варіанти: 831 «Амортизація ОЗ і НМА», 92 «Адміністративні», 93 «Витрати на збут», 949 «Інші операційні». Для передоплати: 923 «Софт / підписки (SaaS)», 921 «Оренда офісу та комунальні», 92, 949.	Так
«Інвентарний / № договору»	Ваш внутрішній інвентарний номер (для передоплати — номер договору).	Ні
«Дата початку амортизації» (для передоплати — «Дата початку»)	З якого місяця йде нарахування. Показується лише для активного статусу і коли перемикач «Вже в амортизації» вимкнений.	Так для активного
«Вже в амортизації (ввести існуючий актив)» (для передоплати — «Вже визнається (ввести існуючу передоплату)»)	Перемикач для активу, який уже амортизувався до вас у попередньому обліку.	Так, якщо створюєте вручну
«Місяців уже минуло»	З'являється після ввімкнення перемикача. Скільки місяців амортизації вже позаду. Має бути більше нуля і менше строку використання.	Так за перемикача

Під полем «Місяців уже минуло» система пояснює: «Проводки за минулі місяці не створюються — лише залишок графіка вперед».

Повідомлення про помилки при порожніх полях: «Вкажіть назву», «Вартість має бути > 0» (для передоплати — «Сума має бути > 0»), «Період (міс.) має бути > 0», «Має бути ≥ 0 і менше первісної», «Оберіть валюту», «Для активного статусу вкажіть дату», «Скільки місяців уже минуло?», «Має бути менше періоду».

Що відбувається в обліку при створенні

Актив з документа постачання

Приклад: ви купили верстат за 60 000 ₴, документ постачання проведено. Тоді вже в обліку: Дебет 10 «Основні засоби» — 60 000 / Кредит 631 «Постачальники» — 60 000. Ви створюєте картку: строк 12 місяців, ліквідаційна 0, початок амортизації — 1 січня.

Сама картка нових проводок вартості не створює — вартість уже на рахунку 10.
Система розраховує графік: 60 000 ÷ 12 = 5 000 на місяць.
Для кожного місяця, який уже настав, одразу створюється проводка Дт 831 / Кт 131 — 5 000 зі своєю датою (січень — 1 січня, лютий — 1 лютого і т. д.). Так витрати потрапляють у правильні місяці у звітах.
Місяці, які ще не настали, лишаються в графіку зі статусом «Заплановано». Проводку за кожен такий місяць система додасть сама щоночі о 00:20 (автоматична задача «asset-depreciation»). Якщо система деякий час не працювала, вона наздожене пропущені місяці.

Якщо ліквідаційна вартість не нульова, знос рахується від різниці. Приклад: вартість 60 000, ліквідаційна 6 000, строк 18 міс. → щомісяця (60 000 − 6 000) ÷ 18 = 3 000. Остання місячна сума добирає копійки округлення, щоб загальна сума точно дорівнювала базі.

Існуючий актив (введення вручну)

Приклад: у вас є верстат, куплений рік тому: вартість 120 000 ₴, ліквідаційна 12 000, строк 36 міс., минуло 12 міс. Місячний знос — (120 000 − 12 000) ÷ 36 = 3 000. Вхідний знос за 12 минулих місяців — 36 000.

Система ставить актив на баланс вхідними залишками: Дт 10 — 36 000 / Кт 131 — 36 000 (вхідний знос) і Дт 10 — 84 000 / Кт 440 «Ввід початкових залишків» — 84 000 (залишкова вартість). Разом на рахунку 10 стане 120 000.
Минулі місяці не проводяться — тільки залишок графіка (24 місяці). Поточний місяць нараховується одразу: Дт 831 / Кт 131 — 3 000; наступні — «Заплановано».
Для передоплати логіка схожа: на рахунку 39 стає лише ще не визнана частина.

Картка активу

Угорі — вкладки «Амортизація» і «Зв'язки», справа кнопки дій. Над вкладками — рядок з інвентарним номером, назвою, статусом і типом.

Вкладка «Амортизація»

Ліва колонка:

«Прогрес амортизації» (для передоплати — «Прогрес визнання»): «Накопичений знос» (для передоплати — «Визнано витрат») і відсоток від бази. Смужка показує, яка частина вже «списана».
«Параметри обліку»: «Метод амортизації» (завжди «Прямолінійний (Лінійний)» — рівними частинами), «Строк (міс)», «Минуло (міс)», «Дата початку», «Дата завершення», «Рахунок витрат (P&L)», «Рахунок амортизації (Баланс)» (для передоплати — «Рахунок передоплати (Баланс)»: 39).

Права колонка:

Чотири плитки: «Первісна вартість», «Ліквідаційна вартість», «Місячна сума», «Балансова вартість». Для передоплати вони називаються «Сума передоплати», «Період», «Визнання / міс», «Залишок передоплати».
Таблиця «Графік амортизації» (для передоплати — «Графік визнання») з колонками «Період», «Сума (₴)», «Накопичено (₴)», «Залишкова (₴)», «Статус». Поточний місяць підсвічений і підписаний «(Поточний)». Справа у заголовку — кількість проводок. Статуси рядків: «Проведено» — проводка вже є; «Заплановано» — місяць ще не настав; «Сторновано» — проводку скасовано (буває при вибутті).
У чернетці таблиця порожня з підказкою «Чернетка — активуйте, щоб нарахувати графік».
Після вибуття додається блок «Вибуття»: дата, виручка (для передоплати — «Списано у витрати») і «Результат» — прибуток зі знаком «+» або збиток зі знаком «−».

Заголовки колонок графіка показують символ ₴, але суми відображаються у валюті самого активу.

Вкладка «Зв'язки»

Таблиця «Пов'язані документи» з колонками «Документ», «Тип», «Статус», «Дата» — документи, у яких вказано цей актив. Якщо їх немає, написано «Немає пов'язаних документів.» Про сам документ — Документи.

Дії з активом

Дії знаходяться у випадаючому меню «⋯» вгорі картки, а також кнопкою «Редагувати» (для чернетки — «Редагувати параметри»). Для вибулого («Закрито») активу жодних дій немає.

Дія	Коли доступна	Що відбувається
«Редагувати параметри»	Чернетка	Можна змінити все: тип, валюту, назву, вартість, ліквідаційну, строк, рахунок витрат, дату початку та додаткові поля. Кнопки у формі: «Відмінити», «Зберегти», «Активувати».
«Редагувати назву / інв. №»	Активний	Можна змінити лише назву, інвентарний номер і додаткові поля. У формі є застереження: «Актив уже активовано — графік амортизації проведено. Змінити можна лише назву та інвентарний номер; фінансові параметри редагуванню не підлягають».
«Активувати»	Чернетка	Потрібна дата початку (інакше: «Для активації вкажіть дату початку»). Створюється графік і проводки за місяці, що вже настали. Повідомлення: «Активовано — графік нараховано».
«Вибуття засобу»	Активний актив типу «Основні засоби»	Див. нижче.
«Дострокове закриття»	Активна передоплата	Див. нижче.
«Видалити»	Лише чернетка	Після підтвердження «Видалити запис?». Для активного активу система відповість: «Видалити можна лише чернетку. Для активного засобу проведіть вибуття».

Вибуття основного засобу

Коли ви продали майно, зламали його чи списали, натисніть «Вибуття засобу». У вікні заповніть:

«Виручка від продажу» — скільки ви отримали. Якщо просто списуєте — залиште 0.
«Дата вибуття» — за замовчуванням сьогодні. Проводки будуть датовані саме нею.

У вікні підказка: «Залишкова вартість зараз: … Прибуток/збиток = виручка − залишкова».

Що відбувається (приклад). Верстат за 60 000 ₴, строк 12 міс., знос 5 000/міс. Ви продаєте його через 4 місяці за 45 000 ₴:

Система спершу нараховує знос за всі місяці, що вже настали, але ще не були проведені, — щоб знос на дату вибуття був точним. Накопичений знос: 4 × 5 000 = 20 000. Залишкова вартість: 60 000 − 20 000 = 40 000.
Майбутні місяці графіка (ще 8) скасовуються: проведені — сторнуються, непроведені отримують статус «Сторновано». Більше нарахувань по цьому активу не буде.
Створюються проводки: Дт 131 / Кт 10 — 20 000 (знос «закривається»), Дт 976 «Списання необоротних активів» / Кт 10 — 40 000 (залишкова вартість списана), Дт 377 «Розрахунки з різними дебіторами» / Кт 746 «Інші доходи» — 45 000 (виручка).
Результат = 45 000 − 40 000 = +5 000 (прибуток). Якби ви продали за 30 000, результат був би −10 000 (збиток). Статус активу стає «Закрито», у картці з'являється блок «Вибуття». Повідомлення: «Актив виведено з обліку».

Виручка потрапляє в облік як «нам винні» на рахунку 377 — сама операція вибуття грошей на гаманець не зараховує. Про платежі й гаманці — Операції (платежі й витрати).

Дострокове закриття передоплати

Якщо послугу скасували раніше строку, натисніть «Дострокове закриття», вкажіть «Дата закриття». У вікні підказка: «Залишок … буде списано у витрати, майбутні визнання — сторновано».

Приклад. Річна підписка за 12 000 ₴, визнається по 1 000/міс. на рахунок витрат 923. Через 5 місяців ви її закриваєте:

Уже визнано: 5 × 1 000 = 5 000. Не визнаний залишок: 7 000.
Майбутні місяці графіка скасовуються.
Залишок відразу списується у витрати: Дт 923 / Кт 39 — 7 000.
Статус — «Закрито», у блоці «Вибуття» у полі «Списано у витрати» — 7 000. Повідомлення: «Передоплату закрито».

Що відбувається в обліку — коротка шпаргалка

Подія	Дебет	Кредит
Закупівля майна (документ постачання)	10	631
Щомісячний знос ОЗ	831 (або інший обраний рахунок витрат)	131
Щомісячне визнання передоплати	923 (або інший обраний)	39
Вхідні залишки існуючого ОЗ	10	131 (вхідний знос) і 440 (залишкова)
Вибуття: закрити знос	131	10
Вибуття: списати залишкову вартість	976	10
Вибуття: виручка	377	746
Дострокове закриття передоплати	рахунок витрат	39

Загальні принципи (подвійний запис, валюти, курс на момент операції) описано в Подвійний запис і валюти. Результат ви побачите у звітах — Баланс і ОСВ та Фінансовий звіт.

Права доступу

Для основних засобів діє право «asset» з діями «перегляд», «створення», «редагування», «видалення». Вибуття і дострокове закриття вимагають права редагування. Налаштовуються ролі в Ролях і правах.

Без права перегляду пункт «Основні засоби» зникає з меню, а прямий перехід за адресою поверне вас у список.
Кнопки на екранах основних засобів самі не ховаються за правами: якщо права немає, дія просто не виконається, а вгорі з'явиться повідомлення «У вас немає прав для цієї дії».

Типові помилки і питання

«Новий актив заводиться з документа…» — ви натиснули «Додати засіб» для нового майна. Створіть документ постачання з позицією «Амортизаційний товар (ОЗ)», проведіть його і натисніть «Створити» в колонці «Амортизація».
«Спочатку проведіть документ — вартість має бути визнана на рахунку активу» — картку з позиції можна створити лише після проведення документа постачання.
«Для цієї позиції амортизаційний документ уже створено» — одну позицію можна перетворити на актив лише раз.
«Період … закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено» — дата початку або вибуття потрапляє в закритий обліковий період. Оберіть дату у відкритому періоді або зверніться до бухгалтера.
«Рахунок витрат … відсутній у плані рахунків» — обраний рахунок витрат не заведений у плані рахунків. Оберіть інший.
«Актив уже вибув» / «Чернетку не можна закрити — спочатку активуйте актив» — вибуття застосовується лише до активних записів.
Чому «Залишкова» більша, ніж я очікував? Залишкова вартість = первісна − накопичений знос, тобто включає ліквідаційну вартість. Наприклад, при первісній 60 000 і ліквідаційній 6 000 залишкова ніколи не опуститься нижче 6 000.
Чому за майбутні місяці немає проводок? Так задумано: витрата ще не понесена. Система додасть проводки самостійно, коли місяць настане.
Як виправити помилку у вартості чи строку активного активу? Фінансові параметри вже проведеного активу не редагуються. Оформіть вибуття і створіть актив заново з правильними даними, або зверніться до бухгалтера.
Що після останнього місяця амортизації? Актив лишається у списку, і його вибуття можна оформити звичайним чином.

Основні засоби