Видача коштів під звіт, авансові звіти з чеками, повернення залишку й доплата перевитрати, курсові різниці.

Підзвітні особи і авансові звіти

Що це і навіщо

Підзвітна особа — співробітник, якому ви видали гроші «під звіт»: на відрядження, на господарські закупівлі, на дрібні витрати. Гроші ще ваші, але вже в руках людини, і вона має відзвітуватися: показати чеки й сказати, на що витрачено.

Розділ допомагає вести цей процес у три кроки:

Видача під звіт — гроші з вашого гаманця переходять «в підзвіт» до співробітника.
Авансовий звіт — співробітник (або ви за нього) фіксує, на що витрачено, з чеками. Ці витрати потрапляють у ваші витрати.
Розрахунок залишку — якщо витратив менше, ніж отримав, він повертає залишок; якщо більше — компанія доплачує перевитрату.

У результаті ви завжди бачите, у кого скільки невитрачених коштів «висить» і чи закриті розрахунки.

Де знайти

Ліве меню, група «Фінанси» → «Підзвітні особи». Адреса списку: /podzvit (заголовок сторінки — «Розрахунки з підзвітними особами»). Картка особи: /podzvit/15 (тут число — номер контакту). Картка авансового звіту: /podzvit/report/3.

Підзвітна особа — це звичайний контакт з розділу Контакти. Окремо заводити її в цьому розділі не потрібно — контакт обираєте прямо при видачі коштів.

Список підзвітних осіб

Показує лише тих, у кого є відкриті розрахунки (залишок не дорівнює нулю). Коли розрахунки закрито, людина зі списку зникає — але її картку завжди можна відкрити за адресою (наприклад, з посилання в авансовому звіті).

Над таблицею рядок підсумку: «Разом за підзвітними особами: … ₴ · N осіб з відкритими розрахунками». У правому верхньому куті — кнопка «Видати під звіт».

Колонка	Що показує
«Підзвітна особа»	Ім'я контакту.
«Стан»	Позначка: «Невитрачений аванс» (особа несе гроші, має звітувати чи повернути), «Перевитрата (доплатити)» (особа витратила більше, ніж отримала — компанія винна їй). Якщо в людини гроші в кількох валютах, позначок буде кілька.
«Залишок»	Сума за модулем у кожній валюті окремо.
«Операцій»	Кількість проводок по особі.

Клацання по рядку відкриває картку особи. Якщо відкритих сум немає, ви побачите: «Немає відкритих підзвітних сум» і підказку натиснути «Видати під звіт».

Список і картка — не звичайна таблиця документів, тому в ній немає фільтрів, сортування й масових дій.

Видача під звіт

Натисніть «Видати під звіт» (у списку або в картці особи). Відкриється вікно «Видача під звіт»:

Поле	Що означає	Обов'язкове?
*«Підзвітна особа (контакт) »**	Кому видаєте. Шукайте за іменем. Помилка: «Вкажіть підзвітну особу». З картки особи це поле заблоковане — там уже підставлена ця людина.	Так
*«Назва »**	За замовчуванням «Видача {{next_id}}» — система підставить порядковий номер. Можна написати, наприклад, «Видача на відрядження до Львова».	Так
*«Сума »**	Скільки видаєте (біля назви — символ валюти). Більше нуля.	Так
*«Валюта »**	Валюта видачі. Спершу підставляється основна.	Так
*«Гаманець списання »**	З якого вашого гаманця (каси чи рахунку) йдуть гроші. У списку лише гаманці в обраній валюті. Якщо таких немає, з'явиться «Немає гаманця у цій валюті. Створіть гаманець потрібної валюти».	Так
«Дата»	За замовчуванням сьогодні. Дата не може бути в майбутньому — інакше «Дата операції не може бути в майбутньому».	Ні
«Коментар»	Довільна примітка.	Ні

Внизу вікна підказка: «Проводка Дт 372 / Кт 311 — кошти йдуть особі під звіт».

Якщо сума дуже велика (понад 1 000 000 гривень в еквіваленті), система попросить підтвердження: вікно «Незвично велика сума» з текстом «Перевірте, чи немає зайвого нуля» і кнопкою «Так, провести». Це захист від друкарської помилки.

Що відбувається (приклад). Ви видаєте менеджеру Олегу 10 000 ₴ з готівкової каси:

каса зменшується на 10 000 (це видно у розділі гаманців і в русі коштів);
створюється проводка Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» / Кт 311 «Банківські рахунки та каса» — 10 000 з прив'язкою до Олега;
Олег з'являється у списку зі станом «Невитрачений аванс — 10 000 ₴».

Після видачі з загального списку система відкриває картку цієї особи. Повідомлення: «Видача: проведено».

Картка підзвітної особи

Угорі — ім'я особи та дві кнопки: «Видати під звіт» і «Авансовий звіт».

Плитки залишків

Для кожної валюти окрема плитка: стан, сума (за модулем), валюта і «база» — гривневий еквівалент. Стани:

Плитка	Значення	Кнопка
«Невитрачений аванс»	Особа тримає ваші гроші, ще не підтверджені чеками.	«Повернути залишок»
«Перевитрата (доплатити)»	Особа витратила більше, ніж отримала — компанія винна їй різницю.	«Доплатити перевитрату»
«Розрахунки закрито»	Нуль. Написано «За особою немає невитрачених коштів».	—

Секція «Авансові звіти»

Таблиця з колонками «Дата», «Звіт» (назва і «N позиц. · чеки в картці»), «Статус», «Витрачено» і значок «кошик» для видалення. Клацання по рядку відкриває картку звіту. Порожньо — «Ще немає авансових звітів».

Секція «Рух коштів»

Таблиця з колонками «Дата», «Операція» (тип і номер), «Гаманець», «Сума» і «кошик». Тип показується як «Видача» (знак «−»), «Повернення» (знак «+») або «Доплата» (знак «−»); знак — з погляду вашого гаманця. Порожньо — «Ще немає операцій».

Видалення операції: підтвердження «Видалити операцію? Її проводку буде сторновано.» Видалити видачу не можна, якщо гроші вже «використані» авансовими звітами чи поверненнями: «Видачу вже використано авансовими звітами або поверненнями — спершу скасуйте їх».

Авансовий звіт

Натисніть «Авансовий звіт» в картці особи. Вікно «Авансовий звіт», угорі — ім'я особи (заблоковано).

Поле	Що означає	Обов'язкове?
*«Назва »**	За замовчуванням «Авансовий звіт {{next_id}}».	Так
«Дата»	Дата звіту. Проведений звіт не може мати майбутню дату: «Дата документа не може бути в майбутньому при проведенні».	Ні
«ПДВ (податковий кредит)»	Поле показується лише якщо в системі є ставки ПДВ. Якщо обрати ставку, кожна сума в позиціях вважається «з ПДВ», і система виділить ПДВ окремо. Якщо не обирати — витрата йде повною сумою.	Ні
«Позиції витрат»	Один рядок = один чек чи покупка. У рядку: текст «Що придбано (чек)», список статей витрат (обов'язково), «Сума». Кнопка «Додати» додає рядок, значок «кошик» прибирає (останній рядок не можна прибрати).	Так, хоча б одна
Прапорець «Провести одразу (Дт 9xx / Кт 372). Без галочки — збережеться чернеткою.»	За замовчуванням увімкнений. Без нього звіт зберігається чернеткою й ніяк не впливає на облік.	—

Внизу — «Разом витрачено: …» і підказка: після збереження відкриється картка звіту, де можна прикріпити чеки та квитанції.

Помилки: «Додайте хоча б одну позицію із сумою», «Оберіть статтю витрат», «Вкажіть назву». Позиції з порожньою сумою ігноруються. Якщо загальна сума звіту понад 1 000 000 (у валюті звіту), буде питання «Незвично велика сума» з кнопкою «Так, зберегти».

Що відбувається (приклад). Олег звітується про 7 500 ₴: 3 000 — квитки (стаття «Відрядження»), 4 500 — готель (та сама стаття або інша). Ви проводите звіт:

для кожної позиції створюється проводка Дт «стаття витрат» / Кт 372: витрати на 7 500 потрапляють у фінансовий результат, а «борг» Олега за підзвітними грошима зменшується на 7 500;
гроші гаманців при цьому не рухаються — вони пішли ще при видачі;
залишок Олега: 10 000 − 7 500 = 2 500 — «Невитрачений аванс». Він може повернути 2 500 у касу.

Якщо в звіті вказано ПДВ. Сума 1 200 з ПДВ 20 % розкладається на 1 000 у витрати (Дт статті) і 200 у податковий кредит (Дт 644), а повна сума 1 200 — у Кт 372.

Картка авансового звіту

Вкладки: «Позиції» і «Чеки та квитанції» (у дужках — кількість файлів). Кнопки вгорі: «Провести» (для чернетки) або «Зняти проведення» (для проведеного) і «Видалити».

Заголовок «Авансовий звіт №N» і статус: «Чернетка», «Проведено» (або «Скасовано»).
Рядок реквізитів: «Підзвітна особа», «Дата», «Витрачено».
Вкладка «Позиції»: колонки «Витрата», «Стаття», «Сума», в кінці рядок «Разом».
Вкладка «Чеки та квитанції»: завантажте фото чи PDF чеків. Якщо звіт проведено, а файлів немає, вгорі жовтий банер: «До проведеного звіту не додано жодного чека. Прикріпіть підтвердження витрат у вкладці «Чеки та квитанції»». Про роботу з файлами — у загальних інструкціях.
Додаткові поля звіту (якщо ви їх створили) — з окремою кнопкою «Зберегти додаткові поля»; див. Додаткові поля.

Позиції звіту в картці змінити не можна. Щоб виправити помилку, скористайтесь «Зняти проведення» (проводки сторнуються, звіт стає чернеткою) або видаліть звіт і створіть заново. Повідомлення: «Звіт проведено» / «Проведення знято» / «Звіт видалено». Підтвердження видалення: «Видалити авансовий звіт? Проводки буде сторновано.»

Повернення залишку і доплата перевитрати

Ці дії доступні тільки з плиток залишків у картці особи.

«Повернути залишок»

Вікно «Повернення залишку». Сума підставляється рівною залишку, але її можна змінити. Гаманець називається «Гаманець зарахування *» — куди повертаються гроші. Назва за замовчуванням «Повернення {{next_id}}». Валюта і особа зафіксовані.

Приклад. У Олега лишилось 2 500 невитрачених. Він повертає їх у касу: каса +2 500, проводка Дт 311 / Кт 372 — 2 500. Розрахунки закрито, Олег зникає зі списку. Підказка у вікні: «Проводка Дт 311 / Кт 372 — особа повертає невитрачений залишок».

Обмеження: «У підзвітної особи немає невитраченого авансу для повернення» і «Сума повернення перевищує невитрачений залишок (…)».

«Доплатити перевитрату»

Якщо звіт більше за видане (наприклад, видано 10 000, а звіт на 12 000), залишок стає «Перевитрата (доплатити)» на 2 000. Кнопка відкриває вікно «Доплата перевитрати» з полем «Гаманець списання *». Ви віддаєте 2 000 з каси: каса −2 000, проводка Дт 372 / Кт 311 — 2 000, розрахунки закрито.

Обмеження: «У підзвітної особи немає перевитрати для доплати» та «Сума доплати перевищує перевитрату (…)».

Валюта: як рахується курс

Підзвіт можна видавати у доларах чи євро. Тоді:

Гривневий еквівалент видачі фіксується за курсом на дату операції — це «курс, за яким аванс числиться в обліку».
Авансовий звіт списує аванс за цим самим курсом — курсової різниці на звіті немає.
Повернення й доплата — це реальні гроші. Якщо курс змінився, виникає курсова різниця. Приклад. Видано 1 000 $ за курсом 40 (у обліку 40 000 ₴). Особа повертає 200 $ при курсі 42: каса отримує 8 400 ₴, аванс списується за 8 000 ₴ (200 × 40), різниця 400 ₴ — дохід на рахунку 744 «Дохід від курсових різниць». Якщо курс впав — різниця йде у збитки на 974 «Збитки від курсових різниць».
За замовчуванням облік курсових різниць увімкнено. Загальні правила — Подвійний запис і валюти.

Що відбувається в обліку — шпаргалка

Дія	Дебет	Кредит	Гаманець
Видача під звіт	372	311	зменшується
Авансовий звіт (проведений)	рахунки витрат (і 644 при ПДВ)	372	не змінюється
Повернення залишку	311	372	збільшується
Доплата перевитрати	372	311	зменшується

Стан по кожній особі — це сальдо рахунку 372 (Дебет мінус Кредит). Його також видно в Балансі й ОСВ.

Права доступу

Тут працюють два окремі права:

«accountability» (казначейські операції і список/картка осіб): перегляд, створення (видача, повернення, доплата), видалення операцій.
«accountability_report» (авансові звіти): перегляд, створення, редагування (проведення і зняття проведення), видалення.

Так, наприклад, звітувати може будь-хто, а видавати гроші — лише довірені ролі. Налаштування — Ролі і права. Без права перегляду пункт меню «Підзвітні особи» зникає. Кнопки на екранах підзвіту за правами не ховаються: якщо дія заборонена, з'явиться повідомлення «У вас немає прав для цієї дії».

Типові помилки і питання

«Валюта гаманця не співпадає з валютою операції» — оберіть гаманець тієї ж валюти, що й видача.
«Період … закрито…» — дата операції чи звіту потрапляє у закритий обліковий період.
Особа зникла зі списку. Значить, розрахунки закрито (залишок 0). Її картка доступна за адресою /podzvit/номер_контакту або з посилання в звіті.
Звіт на більшу суму, ніж видано. Система це дозволяє: залишок стане «Перевитрата (доплатити)». Заплатіть різницю кнопкою «Доплатити перевитрату».
Видалили видачу, але вона не видаляється. Скасуйте спершу звіти й повернення, що спираються на цю видачу.
Чеки обов'язкові? Система не блокує проведення без чеків, але покаже жовте попередження в картці звіту.
Витрати не з'явилися у звіті про прибутки. Перевірте, чи звіт проведено (статус «Проведено»), а не чернетка. Див. Фінансовий звіт.

Підзвітні особи