Задачі, витрати, документи проєкту
Як додавати задачі, витрати, час, матеріали, договори, акти й рахунки прямо з проєкту та що це дає в обліку.
Задачі, витрати, документи проєкту: що це і навіщо
Проєкт оживає, коли в ньому з'являється робота: задачі виконавцям, витрати на матеріали, години людей, договори, акти та рахунки замовнику. У Silium усе це створюється з картки проєкту і одразу прив'язується до проєкту та потрібного етапу — вам не потрібно вводити «проєкт» вручну в кожному документі.
Важливо: тут немає «спрощених копій». Витрата, створена з проєкту, — це звичайна витрата системи, з проводками й правами доступу; рахунок — звичайний рахунок; час — звичайний запис у обліку часу. Проєкт лише збирає їх в одне місце.
Де знайти
«Проєкти» → відкрийте проєкт (/project/номер). Робота створюється кнопкою «Додати роботу» в шапці картки або біля етапу («+» у структурі робіт), а переглядається у вкладках «Задачі», «Витрати», «Документи», «Час». Про картку в цілому — у інструкції Проєкти, про етапи — Етапи і робоча структура.
Нагадування: у новому проєкті зі статусом «Чернетка» документи ще не приймаються. Спершу переведіть проєкт у «В роботі» — інакше побачите відмову «проєкт закрито: нові документи заборонені».
Кнопка «Додати роботу»
Відкриває вікно «Додати роботу» (у підзаголовку — назва етапу або «Поза етапами»). Вгорі вкладки: «Витрата», «Задача», «Час», «Постачання», «Матеріали». Вкладку «Витрата» бачать лише ті, кому доступні гроші проєкту. Якщо вікно відкрито не з конкретного етапу, першим полем буде «Етап» зі списком етапів проєкту та варіантом «Поза етапами».
Вкладка «Витрата»
| Поле | Обов'язкове | Пояснення |
|---|---|---|
| Назва витрати * | Так | Наприклад, «Кабель і світильники». |
| Сума * | Так | У валюті проєкту. Має бути більше нуля. |
| Стаття витрат * | Так | Обирається зі списку «— оберіть статтю —». Стаття визначає, у який рядок прибутків і збитків ляже сума, тому значення за замовчуванням немає. |
| Гаманець | Ні | Звідки заплачено (каса, рахунок). |
| Провести одразу | — | Галочка увімкнена за замовчуванням. Якщо зняти, витрата створиться чернеткою. |
Кнопка «Зберегти» дає повідомлення «Витрату додано до етапу». Без назви, статті чи суми: «Заповніть назву, статтю і суму».
Що відбувається в обліку. Якщо «Провести одразу» увімкнено, витрата стає проведеною: гроші списуються з гаманця, а сума потрапляє у факт проєкту й етапу. Наприклад, витрата 30 000 грн на матеріали з проєктом «Освітлення» і етапом «Монтаж» — це проводка «Дт витрати / Кт гаманець» (детальніше — Операції); у картці проєкту «Витрати (факт)» зросте на 30 000, у етапі «Монтаж» — теж. Куди саме рознесеться сума (в прибутки одразу чи в незавершене виробництво) залежить від типу проєкту. Чернетка проводок не створює. Щоб створити витрату з проєкту, потрібне право створювати витрати; без нього — відмова доступу.
Вкладка «Задача»
- Що зробити * — назва задачі (порожня: «Вкажіть назву задачі»).
- Виконавець — користувач компанії.
- Дедлайн — дата.
Повідомлення: «Задачу створено». Підказка у вікні: задача стане у дерево робіт цього етапу і у звичайний список задач. Проводок задача не створює. Більше про задачі — у Задачі.
Вкладка «Час»
- Що робили — короткий коментар.
- Тривалість, хв * — скільки хвилин (за замовчуванням 60). Без тривалості: «Вкажіть тривалість».
- Оплачуваний час — чи вважати години оплачуваними.
Після збереження: «Час записано — піде на погодження». Запис створюється на вас (поточного користувача), зі статусом «Очікує». У рахунок клієнту потрапляють лише затверджені години — про затвердження див. Облік часу.
Вкладка «Постачання»
Поля: Назва документа і Постачальник. Кнопка внизу називається «Створити і відкрити». Система створює чернетку документа постачання з уже прив'язаним проєктом і етапом і одразу відкриває її: номенклатуру, ПДВ і реквізити ви заповнюєте у звичайній картці документа (докладно — Закупівлі). Чернетка = ще ніякого руху по складу чи проводок. Повідомлення: «Чернетку документа створено».
Вкладка «Матеріали»
Поля: Назва документа і Склад * (звідки списуються матеріали; без нього — «Виберіть склад, з якого списуються матеріали»). Кнопка «Створити і відкрити» створює чернетку списання з проєктом і етапом. Товари, партії й серійні номери обираєте в картці документа. Після проведення списання собівартість матеріалів піде у витрати проєкту, а не в «нестачі» (див. Списання). Повідомлення: «Чернетку списання створено».
Вкладка «Задачі»
Показує всі задачі проєкту. Зверху — рядок швидкого створення: «Нова задача — введіть назву і натисніть Enter» (якщо відфільтровано один етап, підказка «Нова задача в етап «…» — Enter», і задача створиться в цей етап). Рядок бачать лише ті, хто може редагувати проєкт. Повідомлення після створення: «Задачу створено».
Кнопка «Фільтри» відкриває два фільтри: Етап («Усі етапи», «Без етапу» або конкретний) і Виконавець («Усі виконавці»). Поруч видно «N із M» і кнопку «Скинути». Порожній результат: «Під фільтр нічого не підпадає»; немає задач: «Задач ще немає».
Три подання (перемикач): «Список» (стовпці ЗАДАЧА, ЕТАП, ВИКОНАВЕЦЬ, ТЕРМІН, СТАТУС), «Канбан» (колонки за статусами задач; перетягування картки змінює статус, при помилці — «Не вдалося змінити статус задачі») і «Ґант» (діаграма за датами задач; якщо в задач немає дат — «У задач немає дат — ґанту нема з чого малювати. Проставте терміни у списку або в картці задачі»). Клік по задачі відкриває її картку.
Вкладка «Витрати»
Видна лише з правом на гроші проєкту. Заголовок «Витрати проєкту», кнопка «Витрата» (відкриває те саме вікно, що й «Додати роботу»). Стовпці: ВИТРАТА, ЕТАП, ДАТА, СТАТУС («Проведено», «Чернетка», «Скасовано»), СУМА. Внизу — «ПРОВЕДЕНО РАЗОМ». Порожній стан: «Витрат ще немає. Додана звідси витрата — звичайний документ системи з проводками, просто проєкт і етап проставляються автоматично.»
Вкладка «Документи»
Заголовок «Документи проєкту» і три кнопки: «Договір», «Акт виконаних робіт», «Рахунок» (їх бачать ті, хто може редагувати проєкт). Нижче документи згруповані у чотири блоки: «Договори та додаткові угоди», «Акти виконаних робіт», «Рахунки», «Документи постачання». У рядку — назва, дата, сума (з правом на гроші) і статус («Підписано», «Частково оплачено», чернетка тощо). Якщо документів немає: «Документів ще немає. Почніть із договору — акти й рахунки прив'яжуться до нього і до етапів».
Договір
Вікно «Договір». Поля: Назва *, Сума (у валюті проєкту), Етап (необов'язково) (за замовчуванням «Весь проєкт»), Діє з, Діє до, Додаткова угода до договору (обрати основний договір, якщо це додаткова угода; «— це основний договір —»), Опис. Без назви: «Вкажіть назву договору». Повідомлення: «Договір створено» або «Додаткову угоду створено». Створюється звичайний документ типу «Договір» із періодом дії, нагадуванням і друкованою формою; додаткова угода прив'язується до договору, а не замінює його. Проводок договір не створює. Про документи — Документи.
Акт виконаних робіт
Вікно «Акт виконаних робіт» (підзаголовок «Проміжна здача робіт»). Поля: Етап (або «Весь проєкт»), Сума, Дата акта, Якщо суму не вказано — взяти («Суму до виставлення за етапом» чи «Залишок етапу (мінус уже підписані акти)»), За договором, Назва (необов'язково). Внизу підказка показує, скільки «до виставлення» за етапом. Повідомлення: «Акт створено чернеткою — перевірте і підпишіть».
Що відбувається в обліку. Акт створюється чернеткою — проводок ще немає. Підписання акта проводить виручку (Дт 361 «Розрахунки з покупцями» / Кт 702.2) і списує накопичені витрати етапу (НЗП). Приклад: підписали акт на 200 000 — виручка проєкту +200 000, а накопичені на етапі 120 000 переходять у собівартість; прибуток по етапу 80 000. Тому перед підписанням перевірте суму та склад робіт у картці акта (див. Акти).
Рахунок
Вікно «Рахунок замовнику». Поля: Етап, Сума, Дата рахунку, Якщо суму не вказано («Створити без позицій — додам товари у рахунку», «Взяти суму до виставлення за етапом», «Взяти залишок етапу (мінус уже виставлені рахунки)»), Назва, Опис. Замовник, валюта і юрособа беруться з картки проєкту. Повідомлення: «Рахунок створено чернеткою». Рахунок відкривається одразу, поле «Проєкт» у ньому заповнене й не редагується. Далі рахунок працює як звичайний (Рахунки).
Вкладка «Час» у проєкті
Це не журнал годин, а інструмент виставлення рахунку за час: по учасниках, годинах і ставках, кнопка «Виставити рахунок за період». Докладно описано в Проєкти. Сам облік годин ведеться в Обліку часу, де можна вибрати проєкт і етап.
Права доступу
- Усе, що створює роботу (кнопки «Додати роботу», «Етап», рядок швидкої задачі, кнопки в «Документах»), працює лише з правом редагувати проєкти.
- Вкладки «Витрати», «Фінанси», вкладка «Витрата» у вікні та суми в документах — лише з правом «Вартість проєктів».
- Створення витрат додатково вимагає загального права створювати витрати. Права — у Ролі і права.
Типові помилки і питання
- «Проєкт закрито: нові документи заборонені». Проєкт у статусі «Чернетка», «Закрито» чи «Скасовано». Документи приймаються у статусах «В роботі», «Призупинено» і «Завершено».
- Витрата не збільшила «Витрати (факт)». Перевірте, що вона проведена, а не чернетка.
- Не бачу вкладку «Витрати». У вашої ролі немає права «Вартість проєктів».
- Години не потрапили в рахунок. До рахунку входять лише затверджені оплачувані години, які ще не виставлялись.
- Акт створено, а виручки немає. Акт — чернетка; виручка з'явиться після підписання.