Закупівлі

Що це і навіщо

Закупівля оформлює ваше замовлення постачальнику: що саме ви купуєте, скільки, за якою ціною і на який склад це має приїхати. Закупівля не змінює залишки на складі і не робить проводок про товар. Вона лише фіксує намір і суму боргу. Товар на складі з'явиться пізніше, коли ви створите з закупівлі надходження і проведете його.

Ще закупівля потрібна, щоб бачити, скільки ви вже заплатили постачальнику, і щоб система могла сама перевірити: усе замовлене приїхало? усе оплачено?

Де знайти

У лівому меню відкрийте розділ СКЛАД → Склад (сторінка «Складський облік»), потім натисніть картку «Закупівлі». Пряма адреса: /stock/purchase. Картку закупівлі видно за адресою /stock/purchase/ідентифікатор.

Список закупівель

У списку три колонки:

• Номер: назва закупівлі (посилання на картку) і під нею сума в валюті документа.
• Сплачено: скільки вже заплачено постачальнику.
• Статус: кольорова позначка етапу (наприклад, «В дорозі»).

Зверху є пошук за назвою, фільтр і сортування; про них докладно в інструкціях Фільтри та Сортування. Кнопка «Налаштування колонок» внизу списку описана в Колонки. Можна відфільтрувати за: назвою, сумою замовлення, складом, контрагентом, постачальником, валютою, датою постачання, датою створення, датою зміни, відповідальним.

Кнопка «...» у кінці рядка відкриває меню: «Вибрати (CTRL + клік)», «Редагувати (double click)», «Додати завдання», «Друк», «Клонувати», «Видалити».

«Клонувати» створює нову закупівлю з тими самими позиціями, але без оплат і без статусу «Доставлена»: копія завжди починається з «Чернетки», а суму система перерахує з позицій. Термін поставки переноситься відносно нової дати: якщо в оригіналі було «через 14 днів», у копії теж буде 14 днів від сьогодні. Замовлення клієнта до копії не привʼязується.

Створення закупівлі

Натисніть «Нова закупівля». Справа відкриється форма «Створити закупівлю». Поля:

Поле	Обовʼязкове	Що означає
Назва	Так	Заповнено як «Закупівля №{{next_number}}», номер підставляється автоматично. Можна написати свою, наприклад «Закупівля комплектуючих · Вересень 2026».
Склад	Так	На який склад має надійти товар. Якщо в загальних налаштуваннях задано склад за замовчуванням, він підставиться сам.
Валюта	Так	У якій валюті ви домовилися з постачальником (гривня, долар, євро). Курс зафіксується у документі.
Наша компанія	Ні	Яка ваша юридична особа купує. Підставляється компанія за замовчуванням.
Постачальник	Ні при створенні, але потрібен далі	Контрагент, у якого купуєте. Без постачальника не вийде коректно порахувати борг, тому заповніть його одразу.
Відповідальний	Ні	Хто веде закупівлю. Якщо не вказати, підставиться поточний користувач.

Після натискання «Зберегти» з'явиться повідомлення «Закупівлю успішно створено», і відкриється картка. Нова закупівля отримує статус «Чернетка».

Картка закупівлі

Угорі розміщені вкладки: «Основне», «Продукти», «Хронологія», «Зв'язки», «Файли». Праворуч від них кнопки «Друк», «Теги» (про теги див. Теги), меню «Дії» і «Зберегти». Кнопка «Зберегти» активна лише тоді, коли ви щось змінили. Під вкладками смуга статусів.

Ліва колонка «Дані закупівлі»

• Назва: обовʼязкова, до 60 символів.
• Валюта і Курс: курс підставляється сам з довідника валют (для гривні 1), його можна виправити вручну. Після того як у закупівлі зʼявилися товари, оплати або надходження, валюту і курс змінити не можна, система напише «неможливо змінити валюту, якщо до закупівлі вже були прив`язані товари, надходження чи витрати». Те саме стосується постачальника.
• Склад: обовʼязковий.
• Дата доставки: коли очікуєте товар.
• Відповідальний: обовʼязковий.
• Ставка ПДВ: «Без ПДВ» або ставка з довідника (наприклад, «ПДВ 20%»). Змінити її можна, лише поки в закупівлі немає позицій.
• Ціна включає ПДВ: перемикач зʼявляється, коли обрано ставку більшу за нуль. Якщо він увімкнений, ціни в позиціях вважаються вже з ПДВ; якщо вимкнений, ПДВ додається зверху. Змінити його теж можна тільки до додавання позицій.

Вкладка «Основне»

Зверху чотири «цифри»: Дата створення, Дата зміни, Сума (сума всіх позицій; якщо є ПДВ, нижче показано «з ПДВ 20%: ...», і саме стільки ви будете винні постачальнику), Оплачено.

Далі два блоки з таблицями:

• «Оплати постачальнику»: кнопка «Розрахунок» + відкриває форму нової витрати-оплати. У таблиці: Назва, Тип, Статус, Категорія, Сума. Порожньо: «Немає оплат постачальнику». Про самі оплати читайте в Операції (платежі й витрати).
• «Додаткові витрати»: кнопка «додати» +; сюди потрапляють інші витрати, привʼязані до закупівлі (не оплата постачальнику). Порожньо: «Немає додаткових витрат».

Блок «Додаткова інформація»: Наша компанія, Реквізити компанії, Постачальник, Реквізити постачальника (рахунки, на які платити; показуються реквізити обраного контрагента) і Опис. Нижче можуть бути ваші власні поля, див. Додаткові поля.

Вкладка «Продукти»

Тут список позицій. Таблиця: №, Продукт, К-ть, Ціна, Всього. Щоб додати товар, почніть вводити назву в полі «Пошук по продуктах...» (мінімум 2 символи) і оберіть його зі списку. Якщо товару немає в номенклатурі (доставка, монтаж), скористайтесь кнопкою «Довільна позиція», яка додає рядок без привʼязки до картки товару. Внизу «Позицій: N шт» і «Загальна сума».

Якщо для товару в картці задано упаковку (наприклад, «бочка = 200 л»), у рядку зʼявляється вибір одиниці: ви можете вводити кількість і ціну в бочках, а система порахує літри й ціну за літр. Приклад з демо-даних: 1 бочка · 3 333,33 грн перетворюється на «= 200 л · 16,67 грн за л». Докладніше про товари: Товари.

Коли закупівля має статус «Доставлена» або «Скасована», список позицій заблоковано.

Інші вкладки

• «Хронологія»: журнал змін документа.
• «Зв'язки»: повʼязані надходження, акти розбіжностей і завдання.
• «Файли»: прикріплені файли (договір, рахунок постачальника).

Меню «Дії»

• «Створити надходження» відкриває вікно вибору позицій (див. нижче).
• «Видалити угоду»: так підписано кнопку видалення закупівлі (напис історичний; видаляється саме закупівля).

Статуси та життєвий цикл

Смуга над карткою показує етапи по черзі: «Чернетка», «Запит відправлено», «В дорозі», «Доставлена», а також «Скасована». Клацніть на етап і натисніть «Зберегти». Правила:

• Щоб вийти з «Чернетки» (у будь-який етап, крім «Скасована»), сума закупівлі має бути більшою за 0, інакше побачите «Сума має бути більше 0». Тобто спочатку додайте позиції.
• «Доставлена» вимагає, щоб Сплачено = Сума; інакше повідомлення «Борг постачальнику не закритий».
• Етапи «Запит відправлено» та «В дорозі» є просто мітками для команди, на склад і облік вони не впливають.

Система вміє перемикати статус сама. Якщо в налаштуваннях автозакриття ввімкнено закриття закупівель, то коли усі позиції оприбутковані надходженнями (недостачу може перекрити акт розбіжностей) і сума оплат не менша за суму закупівлі, закупівля сама стане «Доставлена». Якщо потім оплату скасують, закупівля повернеться назад. Про це: Бізнес-правила.

Ланцюжок документів

Після закупівлі йде надходження (товар приймається на склад), а за потреби акт розбіжностей (якщо приїхало менше) або повернення постачальнику (якщо треба віддати назад). Оплати постачальнику привʼязуються до самої закупівлі.

Кнопка «Створити надходження» у меню «Дії» відкриває вікно «Створення надходження» з двома колонками: ліворуч «Залишок» (те, що ще не оприбутковано), праворуч «Надходження (Нове)». Для кожної позиції задайте, скільки переносите. Кнопка «Усе в надходження» переносить усе, «Зняти все» повертає. Внизу виберіть «Наша компанія» (обовʼязково) і натисніть «Створити надходження». Ви можете оприбуткувати закупівлю частинами, кількома надходженнями. Якщо все вже оприбутковано, побачите «Усі позиції закупівлі вже оприбутковані». Якщо в закупівлі немає позицій, побачите «Для створення надходження додайте хоча б один продукт».

З цього вікна ж відкриється нове надходження зі статусом «Чернетка», і його потрібно ще провести.

Що відбувається в обліку

• Залишки на складі не змінюються. Закупівля є лише замовленням. Залишок зросте після проведення надходження.
• Собівартість ще не рахується. Ціна з закупівлі переходить у надходження, і саме там формується собівартість (див. Надходження).
• Проводки: самі позиції закупівлі проводок не створюють. Виняток становить аванс: коли закупівля стає «Доставлена», а раніше вам вдалося видати постачальнику аванс (витрата з категорією «Видані аванси постачальникам»), система закриває його проводкою «Дт 631 «Розрахунки з постачальниками» / Кт 371 «Видані аванси постачальникам»», і аванс перетворюється на розрахунок. Якщо повернути статус із «Доставлена» назад, проводка сторнується автоматично.
• Борг постачальнику виникає при проведенні надходження (Дт 281 «Товари на складі» / Кт 631), а не при створенні закупівлі. Якщо є ПДВ, борг рахується брутто (з ПДВ).

Приклад. Закупівля на 62 260 грн. Ви оплатили 62 260 грн і отримали весь товар двома надходженнями. Після другого проведення закупівля сама стане «Доставлена». Якби ви оплатили лише 50 000, вона лишилась би «В дорозі», а при ручній спробі змінити статус ви побачили б «Борг постачальнику не закритий».

Права доступу

Для закупівель є стандартні права перегляд / створення / зміна / видалення (і режим «лише свої», якщо він увімкнений у ролі). Створення надходження з закупівлі перевіряється за правом «створення» саме для надходжень. Налаштування ролей: Ролі та права. Якщо для закупівель права закрито, картки «Закупівлі» та «Поповнення запасів» на сторінці «Склад» не показуються.

Типові помилки і питання

• «Період ММ.РРРР закрито. Редагування документів у закритому періоді заборонено.» Дата закупівлі потрапила в закритий бухгалтерський місяць. Змініть дату або зверніться до бухгалтера.
• «Сума має бути більше 0». Додайте позиції.
• «Борг постачальнику не закритий». Сплатіть залишок (кнопка «Розрахунок»).
• Не можу змінити валюту. У закупівлі вже є товари, оплати чи надходження; створіть нову закупівлю.
• Чому після «Доставлена» на складі не збільшилось? Статус закупівлі склад не рухає. Товар приймає лише проведене надходження.
• Можна замовити те, чого не вистачає для замовлення клієнта? Так, дивіться Мінімальні залишки і дозамовлення: там закупівлю можна створити зі звіту про нестачу.

Дивіться також

• Надходження
• Акти розбіжностей
• Повернення постачальнику
• Мінімальні залишки і дозамовлення
• Операції (платежі й витрати)
• Товари
• Ролі та права