Інвентаризації
Перерахунок складу: внесення факту, автоматичні документи списання та надходження за розбіжностями.
Що це і навіщо
Інвентаризацією називають звірку: скільки товару за даними системи має бути на складі і скільки насправді лежить на полицях. Ви перераховуєте товар руками, вносите фактичні кількості, а система сама виправляє залишки:
- якщо фактично менше, ніж в обліку, створюється й проводиться документ «Списання по інвентаризації ...» (нестача);
- якщо фактично більше, створюється й проводиться документ «Надходження по інвентаризації ...» (надлишок).
Вам не потрібно створювати ці документи вручну: вони зʼявляються при завершенні інвентаризації.
Де знайти
Меню СКЛАД → Склад → картка «Інвентаризації» («Перевірка та звірка залишків»). Адреса списку /stock/stocktake, картки /stock/stocktake/ідентифікатор.
Список
Колонки: Номер (назва й «Статус: ...»), склад, Дата. Завершена інвентаризація в списку має статус «Прийнято». Фільтри: назва, дата, склад, відповідальний, статус, дати створення/зміни, див. Фільтри, Сортування, Колонки. Кнопка створення в інтерфейсі підписана «Створити інветаризацію» (так, з друкарською помилкою у слові, але це та сама кнопка).
Створення
Форма (заголовок «Створити інветаризацію»):
| Поле | Обовʼязкове | Пояснення |
|---|---|---|
| Назва | Так | За замовчуванням «Інветаризація №{{next_number}}». Краще перейменувати: «Інвентаризація магазину · вересень». |
| Склад | Так | Який склад перераховуємо. Змінити потім не можна. |
| Дата відвантаження | Ні | Насправді тут вказують дату інвентаризації (у формі підписане помилково як «Дата відвантаження»; у самій картці воно вже називається «Дата інвентаризації»). Від неї залежить дата створених списання і надходження. |
| Відповідальний | Ні | Хто проводить інвентаризацію. Якщо не вказати, ним станете ви. |
Картка інвентаризації
Вкладки: «Інформація» і «Продукти». Кнопки: «Видалити», «Друк», «Зберегти». Над карткою смуга статусів.
Ліва колонка «Дані інвентаризації»
Назва, Дата інвентаризації, Відповідальний (обовʼязковий).
Вкладка «Інформація»
«Довідкова інформація»: Склад, Валюта, а після завершення посилання «Списання» і «Надходження» на створені документи. Також Коментар і власні поля, див. Додаткові поля.
Вкладка «Продукти»: тут відбувається сам підрахунок
Спершу додайте товари, які перераховуєте: пошук «Пошук по продуктах...». Таблиця: №, Продукт, Залишки, К-ть, Статус, Тип.
- Залишки: скільки товару числиться в обліку на цьому складі.
- К-ть: сюди ви вносите фактичну кількість, яку порахували. Під полем показано «Різниця: N», тобто фактично мінус облік.
- Статус рядка: «Очікує» (ще не чіпали), «Підрахунок» (рахуєте), «Перевірено» (підтверджено). Рядок «Перевірено» підсвічується. Це ваша робоча відмітка: на облік вона не впливає, але допомагає не втратити місце і вона потрібна для індикатора «Перевірка позицій».
- Тип: «Звичайний», «Партії» або «Серійні».
- Партії: розгорніть «Партії» і внесіть фактичну кількість для кожної партії. Якщо знайшли партію, якої не було в обліку, натисніть «Додати партію» (потрібен номер партії), і вона піде як надлишок.
- Серійні: введіть або відскануйте серійні номери, які реально є (Enter додає). Номери, які є в обліку, але ви їх не внесли, вважаються відсутніми.
Внизу таблиці підсумок «Позицій: N шт» і, якщо є розбіжності, «Нестача: N шт» / «Надлишок: N шт».
Важливо для партійних і серійних товарів. Якщо ви додали до інвентаризації партійний або серійний товар, система порівнює усі його партії/номери на складі. Партії й серійні номери, яких у списку немає, вона вважає відсутніми і списує повністю. Тому для такого товару вносіть у документ усе, що знайшли, або взагалі не додавайте його. Для звичайних товарів усе простіше: перевіряються лише ті позиції, які ви додали.
Статуси та завершення
Смуга по черзі: «Чернетка» («Створено документ»), «Підрахунок» («Фактичний перерахунок»), «Звірка» («Узгодження розбіжностей»), «Завершено» («Інвентаризацію проведено»; у списку «Прийнято»), а також «Скасовано». Перші етапи слугують лише робочими мітками, склад вони не змінюють.
Щоб завершити, оберіть «Завершено» і натисніть «Зберегти». Відкриється вікно «Завершити інвентаризацію» («Перевірте підсумки перед закриттям»): скільки позицій перевірено, скільки ще в підрахунку, скільки не перевірено, а також Нестача і Надлишок. Якщо є неперевірені позиції, побачите попередження, що їх рекомендується завершити. Кнопки: «Скасувати» і «Завершити та провести». Під ними нагадування: «Після завершення залишки на складі будуть скориговані. Редагування буде обмежено.»
Після завершення інвентаризацію редагувати і видаляти не можна: тост «після проведення документу операції заборонені» / повідомлення «після проведення операції будь-які дії з документом заборонені»; при видаленні «Неможливо видалити інвентаризацію, якщо вже був створений документ». Якщо помилилися, оформіть нову інвентаризацію (вона порівняє вже виправлені залишки з фактом).
Що відбувається в обліку при завершенні
Залишки
Залишок кожної перерахованої позиції зрівнюється з фактичним: облік 15 шт., порахували 13, отже списується 2; облік 15, порахували 16, тоді оприбутковується 1.
Собівартість простими словами
- Нестача, звичайний товар: списується за середньою собівартістю складу.
- Нестача, партійний товар: вартість тих партій, у яких не вистачає.
- Надлишок, звичайний товар: оприбутковується за базовою ціною товару з його картки (не за закупівельною!); вона стає собівартістю цих одиниць і впливає на середню собівартість складу. Перевірте, що в товарів базова ціна заповнена: з нульовою ціною надлишок оцінити неможливо, і завершення не пройде.
- Надлишок, партійний товар: для наявної партії за її ціною, для нової партії за ціною, яку ви ввели у вікні «Додати партію».
Проводки
- Нестача: Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» / Кт 281 «Товари на складі». Причина в створеному списанні: «Помилка комплектації (пересорт)».
- Надлишок: Дт 281 / Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності (надлишки інвентаризації)». Постачальника немає, тому це дохід, а не борг.
Приклад. Облік: лампа LED E27, 15 шт., середня собівартість 40 грн. Ви порахували 13. Завершення: склад 13; створюється «Списання по інвентаризації ...» на 2 шт., проводка 947 / 281 на 80 грн. У звітах нестача зменшить прибуток на 80 грн. Якщо порахували 16, створюється «Надходження по інвентаризації ...» на 1 шт. за базовою ціною товару, проводка 281 / 719.
Документи списання й надходження створюються і проводяться в один момент; якщо хоч один не вдалося провести, вся інвентаризація не завершується (нічого не змінюється). Виправте причину і спробуйте ще раз.
Права доступу
Право «Інвентаризації» (ключ «stocktake»): перегляд, створення, зміна, видалення (і «лише свої»). Автоматичне створення списання/надходження перевіряється за правами на списання і надходження відповідно. Налаштування: Ролі та права.
Типові помилки і питання
- «Щоб провести операцію, необхідно додати хоча б один продукт». Додайте товари.
- «Для нової партії необхідно вказати номер партії». Заповніть номер у вікні «Додати партію».
- «Не знайдено причину списання». У довіднику причин відсутня системна причина; зверніться до адміністратора.
- «Період ММ.РРРР закрито...»: дата інвентаризації в закритому місяці.
- Чи можна інвентаризувати частину складу? Так: додавайте лише потрібні звичайні товари (за винятком правила про партії/серійні вище). Інвентаризуйте склад секціями, за групами товарів.
- Що робити з товаром у комірках WMS? Інвентаризація коригує залишок складу; про перерахунок у комірках див. Адресне зберігання (WMS).