Як увімкнути облік партій чи серійних номерів, вводити їх у надходженні та обирати при відвантаженні.

Що це і навіщо

Зазвичай склад веде облік «штук»: було 100, продали 30, лишилось 70. Але для деяких товарів цього мало. Тоді вмикають один з двох видів обліку:

Партійний облік: система пам'ятає, з якої партії (поставки) лежить кожна штука, а також номер партії, дату виробництва, термін придатності і собівартість. Підходить для продуктів, ліків, косметики, хімії (де важливий термін придатності), а також для товарів, що надходять за різною ціною.
Серійний облік: кожна одиниця має власний серійний номер. Підходить для техніки та обладнання, де важливо знати, який саме екземпляр і кому ви продали.

Обидва види вмикаються в картці товару. Для одного товару можна обрати або партії, або серійні номери; одночасно вони не вмикаються (див. нижче).

Як увімкнути в картці товару

Відкрийте товар (тип «Товар»; для послуг ці перемикачі не показуються).
У лівій колонці знайдіть перемикачі:
- «Партійний облік»: підпис «Групувати за партіями / FIFO».
- «Серійний облік»: підпис «Унікальні серійні номери».
- «Дробова кількість»: «Дозволити 2.5 шт» (не стосується партій, але часто потрібна для ваги й літрів).
Якщо ввімкнено «Партійний облік», під ним з'являється поле «Стратегія списання» з варіантами:
- «За датою надходження» (FIFO): спершу йде найстаріша партія;
- «За терміном придатності» (FEFO): спершу партія, що раніше псується;
- «Ручний вибір партії»: партії для кожного відвантаження обираєте ви.
Збережіть картку.

Перемикачі «Партійний облік» і «Серійний облік» взаємовиключні: коли ви вмикаєте один, інший вимикається. Якщо серійному товару потрібна партія (наприклад, для собівартості надходження), партію створюйте у надходженні (див. нижче), а не окремим перемикачем.

Якщо ви завантажуєте товари імпортом, ці налаштування задаються колонками «Облік партій (так/ні)», «Серійний облік (так/ні)» і «Стратегія списання (fifo/fefo/manual)».

Порада: вмикайте вид обліку до першого надходження товару, щоб усі одиниці одразу потрапили в партії чи мали серійні номери.

Партії

Картка партійного товару: залишки по партіях

Як створюється партія (надходження)

Партія завжди народжується під час приходу товару, у документі «Надходження» (також при випуску з виробництва, у поверненні від клієнта та інвентаризації).

У надходженні додайте партійний товар. Під рядком товару з'явиться блок «Партії» з лічильником «N / M розпод.»: скільки з кількості вже розподілено між партіями.
Натисніть «Додати партію». Таблиця партій має колонки: «Номер партії», «К-сть», «Ціна», «Дата вир-ва», «Термін прид.».
У формі «Нова партія» поля: «Номер партії» (наприклад, 2026-02-DELL-C), «Кількість», «Дата виробництва», «Термін придатності» і необов'язкове «Постачальник партії (опц.)», тобто номер партії, що вказав постачальник.
Сума кількостей за партіями має дорівнювати кількості в рядку. Приклад: приймаєте 100 шт: партія A на 60 і партія B на 40.

Що це дає в обліку. Собівартість приходу рахується з ціни в партії: якщо партія A коштує 50 грн за штуку, а B 55, то на складі лежать дві партії з різною собівартістю, і при продажу списується саме та, яку вибрала стратегія. Це і є «точна собівартість, а не середня по лікарні». Проведення надходження створює рух на складі і проводку на суму партій (див. «Подвійний запис і валюти»).

Додавати партію у «Повернення» від клієнта та в «Інвентаризацію» можна кнопкою «Додати партію» прямо в рядку, коли повертається (або знаходиться) товар, для якого потрібна нова партія.

Як партії списуються

Коли ви додаєте партійний товар у замовлення, відвантаження, переміщення або повернення постачальнику, система підбирає партії сама, згідно зі стратегією товару:

FIFO: партії сортуються за датою виробництва (партії без дати в кінці), далі за датою створення. Береться від найстарішої, поки не набереться потрібна кількість.
FEFO: сортування за терміном придатності (без терміну в кінці), тобто першою йде партія, що раніше закінчується.
Ручний вибір: система нічого не підставляє; ви самі відкриваєте розгортну панель партій у рядку.

У рядку документа є розгортний блок «Вибір партій для відвантаження» (у виробництві «Вибір партій для списання у виробництво»). У ньому лічильник «N / M вибрано», список партій зі значком «Доступно на складі» і для кожної номер, дати «Вир-во», «Термін прид.», «Залишок» і поле «Вибрати к-сть». Внизу підказка про чинну стратегію: «FIFO: спочатку використовуються старіші партії», «FEFO: за терміном придатності» або «Ручний вибір партії». Ви можете змінити підібране автоматично, наприклад, взяти дві партії замість однієї.

Бейдж «Партійний» у рядку документа показує, що товар обліковується партіями; біля кількості видно покриття партіями: «3/5» бурштиновим, якщо покрито не повністю, і «5/5 ✓» зеленим, коли все гаразд.

Що відбувається в обліку при проведенні. Зі складу списується кількість з обраних партій, у собівартість реалізації (COGS) йде саме їх собівартість. Партія, з якої вже щось списано, «задіяна в інших операціях», і її не можна просто видалити чи скасувати надходження, з якого вона утворена.

Де побачити залишки партій

Картка товару → вкладка «Залишки» → блок «Залишки партій»: «Номер партії», «Кількість», «Склад», «Термін придатності» (або «Не вказано»).
Якщо на складі увімкнено адресне зберігання, у комірці видно бейдж «Партія ...», а в завданнях збору партія показується біля товару.

Серійні номери

Надходження

Для серійного товару під рядком з'являється блок «Серійні номери» з лічильником «N / M введено». Введіть або відскануйте номер сканером і натисніть Enter, і він додасться в список; повторіть для кожної одиниці. Кількість серійних номерів має відповідати кількості в рядку: приймаєте 5 шт, вводите 5 різних номерів.

Для надходження серійного товару система вимагає партію: без неї собівартість приходу порахувати неможливо і документ не проведеться (буде помилка про нульову собівартість). Тому додайте партію («Додати партію», вказавши номер і ціну) і вводьте серійні номери всередині неї: у партії показується «Додано серійних номерів: N». Виняток становить випуск з виробництва: там партію створює сама система.

Кілька серійних номерів можна ввести списком (розділяючи комою або крапкою з комою) під час імпорту залишків: колонка «Серійні номери (через кому, для серійних)», плюс обов'язкова «Номер партії».

Відвантаження, переміщення, списання

У документі, що витрачає товар, у блоці «Серійні номери» ви вибираєте конкретні екземпляри. Пошуковий список показує «Доступно на складі (N шт): клікніть, щоб додати», а поруч «потрібно ще N». Система не дасть обрати номер, якого немає в наявності. Перевірки при збереженні й проведенні:

«серійний номер ... не знайдено»: такого номера немає в довіднику;
«серійний номер ... уже вибув зі складу (статус «...»), оберіть інший»: цей екземпляр уже продано чи списано;
«серійний номер ... числиться на іншому складі»: його треба спочатку перемістити;
«кількість серійних номерів не відповідає кількості у продукті»: обрано менше номерів, ніж штук у рядку.

Що відбувається з номером

Серійний номер має статус, і його історію видно в картці товару → «Залишки» → «Залишки по серійним номерам». Відвантажений номер вибуває зі складу; при скасуванні документа чи поверненні він повертається в наявність. Якщо номер уже брав участь в інших операціях, його не можна повернути: «серійний номер ... вже був задіяний в інших операціях».

Інвентаризація і повернення

В інвентаризації є окремі блоки партій та серійних номерів; вказуйте те, що фактично знайшли. Так само у поверненні від клієнта ви вказуєте конкретні партії чи номери, які повертаються.

Адресне зберігання (WMS)

Партії і серійники «їдуть» за товаром по комірках. Під час розміщення кожна партія й серійний номер лягають у конкретну комірку; під час збору сканування номера партії або серійника підтверджує рядок так само, як скан комірки чи штрихкоду товару. У розділі WMS можна знайти партію або серійник за назвою: поле «Знайти партію / серійник / товар...» на карті складу.

Типові помилки та обмеження

«для товару ... не обрана партія». У товару ручна стратегія, а партія в рядку не вказана. Розкрийте панель партій і оберіть.
«кількість обраних товарів ... не співпадає із партійною кількістю». Сума кількостей за партіями не дорівнює кількості в рядку.
«кількість товарів у партії не відповідає кількості у продукті». Те саме для надходження.
«Немає доступних партій на цьому складі» / «У продукта відсутні партії». На обраному складі немає партій (товар лежить на іншому складі або залишок ще не оформлено партією).
«Недостатня кількість товару на складі. Не вистачає N». Сумарного залишку партій менше за потрібну кількість.
«партія ... вже задіяна в інших операціях». З партії вже щось списано, тому скасувати надходження, що її створило, не можна; спершу поверніть або виправте наступні документи.
Змішати в одному товарі партії та серійні номери не можна, оберіть один із видів.

Права доступу

Партії й серійні номери працюють у складських документах, тому діють ті самі права, що й на надходження, відвантаження та решту документів (див. «Ролі та права»). Змінити вид обліку в картці може той, хто має право редагувати товари.

Що це дає бізнесу

Точна собівартість продажу береться з конкретної партії, а не «середня».
Контроль термінів придатності: FEFO не дасть залежатись товару з коротким терміном.
Знаєте, який екземпляр техніки і кому проданий.
Порівняння партій за ціною і постачальником.

Партійний та серійний облік