Фіксація нестачі при надходженні відносно закупівлі: як створити, що містить і на що впливає.

Що це і навіщо

Акт розбіжностей — документ, який фіксує нестачу: ви замовили в постачальника 100 штук, а приїхало 90. Акт зберігає, яких саме товарів і скільки не вистачає, і його можна роздрукувати та відправити постачальнику як підставу для претензії чи докупівлі.

Важливо: акт розбіжностей — це довідковий документ. Він не змінює залишки на складі і не створює бухгалтерських проводок. Склад збільшується лише проведеним надходженням, а борг записується в момент проведення надходження. Акт лише «пояснює», чому надійшло менше.

Ще одна користь: якщо у вас увімкнено автозакриття закупівель, недостача, зафіксована актом, враховується як «закрита» — закупівля зможе стати «Доставлена», навіть якщо не все приїхало (див. Закупівлі).

Де знайти

Акти не створюються вручну. Їх видно:

у списку за адресою /stock/discrepancy-act (розділу «Акти розбіжностей» немає серед карток на сторінці «Склад» — відкрийте адресу напряму або перейдіть з повʼязаної закупівлі);
у закупівлі: вкладка «Зв'язки» → блок «Акти розбіжностей».

Як створити акт

Проведіть надходження, створене з закупівлі (акт можна створити лише для надходження, у якого вказана закупівля-підстава).
У картці надходження відкрийте меню «Дії» → «Створити акт розбіжностей».
Відкриється вікно «Створити акт розбіжностей» («Товари, яких не вистачає у надходженні відносно закупівлі»). У таблиці: Товар, Замовлено, Надійшло, Нестача (червоним).
Якщо все надійшло в повному обсязі, у вікні буде «Розбіжностей не виявлено — усі товари надійшли в повному обсязі», а кнопка недоступна.
Натисніть «Підтвердити» (або «Скасувати»). Створиться акт, і ви одразу перейдете в його картку.

Як рахується нестача. Для кожного товару: кількість у закупівлі мінус кількість у цьому надходженні. Якщо результат більший за нуль — це нестача. Ціна підтягується із закупівлі.

Увага. Порівняння йде з одним надходженням, а не зі всіма надходженнями закупівлі. Якщо ви приймаєте товар частинами (кілька надходжень), у вікні нестача по кожному окремому надходженню буде «великою». Створюйте акт з того надходження, яке приймає товар востаннє або єдине, і перевіряйте таблицю у вікні перед підтвердженням.

Картка акта

Вкладки: «Основне» і «Товари». Кнопки: «Друк», меню з пунктом «Видалити акт», «Зберегти».

Вкладка «Основне» (ліва колонка «Дані акту»)

Назва — «Акт розбіжностей до надходження #номер» (можна змінити; до 60 символів, обовʼязкова).
Дата акту — успадковується від надходження.
Відповідальний.
Опис — до 1024 символів: що погодили з постачальником, номер претензії.
Закупівля і Надходження — посилання на документи-підстави (лише перегляд, клік відкриває документ).

Праворуч — ваші власні поля (Додаткові поля) і таблиця товарів.

Вкладка «Товари»

Список товарів, яких не вистачає: Продукт, К-ть (це і є кількість нестачі), Ціна (закупівельна), Всього (вартість нестачі). Позиції заблоковані для редагування — акт відображає факт на момент створення. Якщо треба інші кількості — видаліть акт і створіть заново з виправленого надходження.

Список актів

Колонки: Номер (назва й «Статус: …»), Склад, Дата. Пошук, фільтр (назва, дата акту, склад, відповідальний, статус, дати створення/зміни) і сортування — див. Фільтри, Сортування, Колонки. У списку немає кнопки створення — див. вище.

Статуси

У блоці «Акти розбіжностей» закупівлі статус показано як «Чернетка», «Завершено» або «Скасовано». Створений акт починається з «Чернетки»; у картці окремого перемикача статусу немає.

Що відбувається в обліку

Залишки на складі — не змінюються.
Собівартість — не змінюється.
Проводки — не створюються. Борг перед постачальником вже зафіксований у надходженні тільки на фактично прийняту кількість, тому акт додатково нічого не «списує» — недостача просто не потрапила ні на склад, ні в борг.
Закупівля — недостача з акта зараховується при автозакритті закупівлі: закупівля вважається повністю «оприбуткованою», коли прийняте + недостача за актом ≥ замовлене.

Приклад. Замовлено 100 шт., приїхало 90 (надходження на 90 проведене, борг на 90 шт.). Створюєте акт: нестача 10 шт. У складі — 90, борг — за 90. Оплатили за 90 → закупівля з актом на 10 закривається сама.

Права доступу

Для актів розбіжностей у налаштуваннях ролей окремого права немає: перегляд, зміна й видалення не обмежуються жодним налаштуванням. Тобто обмежити доступ саме до актів через ролі зараз неможливо — відповідно до Ролі та права керуйте доступом до закупівель і надходжень.

Типові помилки і питання

«Надходження не сформоване на основі закупівлі» — акт можна створити лише для надходження, створеного з закупівлі. Ручні надходження не підходять.
«Розбіжностей не виявлено — усі товари надійшли в повному обсязі» — нічого документувати.
«Період ММ.РРРР закрито…» — дата надходження в закритому місяці; акт успадковує її.
Не можу видалити надходження — воно привʼязане до акта: «Спершу видаліть акт розбіжностей «…»». Видаліть акт, потім надходження.
Акт не змінив залишки — так і задумано; щоб приймати товар пізніше, створіть ще одне надходження з тієї ж закупівлі.
Як відправити акт постачальнику? — кнопка «Друк» у картці (шаблон друку акта розбіжностей).

Акти розбіжностей