Віддаємо товар постачальнику: списання зі складу, зменшення боргу та ПДВ, різниця між сумою і собівартістю.

Що це і навіщо

Повернення постачальнику — документ, яким ви віддаєте товар назад постачальнику (брак, пересорт, не той товар). Проводячи його, ви робите дві речі водночас:

списуєте товар зі складу;
зменшуєте свій борг перед постачальником (або вимагаєте від нього гроші, якщо вже заплатили).

Це дзеркало надходження. Якщо ж товар повертає вам клієнт — це інший документ, див. Повернення. А якщо товар просто зіпсувався і повертати нікому — це списання.

Де знайти

Меню СКЛАД → Склад → картка «Повернення постачальнику» («Відправка товару назад і зменшення боргу»). Адреса списку /stock/supplier-return, картки — /stock/supplier-return/ідентифікатор.

Список

Колонки: Номер (назва й «Статус: …»), Постачальник, Склад, Дата. Проведене повернення підписане «Проведено». Фільтр: назва, дата, склад, постачальник, надходження, відповідальний, статус, дати створення/зміни — див. Фільтри, Сортування, Колонки. Кнопка вгорі — «Створити повернення».

Створення

З надходження (рекомендовано)

Відкрийте проведене надходження, меню «Дії» → «Повернути постачальнику» (пункт зʼявляється тільки для проведеного надходження — до проведення боргу ще немає, знімати нічого). У вікні «Повернення постачальнику» («Оберіть позиції та кількість, яку повертаєте») таблиця: Товар, Прийнято, Вже повернуто, Повернути. Вкажіть кількості й натисніть «Створити повернення». З'явиться чернетка; склад, валюта, постачальник, наша компанія, ставка ПДВ і ціни переходять з надходження. Підказка у вікні нагадує: «Документ створиться чернеткою… Перед проведенням вкажіть причину повернення для кожної позиції».

Обмеження: повернути можна лише проведене надходження, лише з постачальником, і не більше, ніж прийнято мінус уже повернене. Повідомлення: «Повернення можна створити лише з проведеного надходження», «У надходженні не вказано постачальника — немає кому повертати товар», «Немає позицій, доступних до повернення: усе вже повернуто або товар вибув зі складу».

Вручну

Кнопка «Створити повернення» → форма «Створити повернення постачальнику»: Назва (обовʼязкова), Склад (обовʼязковий), Дата повернення, Валюта (обовʼязкова), Наша компанія, Постачальник, Відповідальний. У ручному режимі кількість, ціну й партії треба додати самому, тож перевірка «не більше ніж прийнято» тут не може допомогти — обережно з ціною: борг зменшується саме за нею.

Картка повернення

Вкладки: «Інформація», «Продукти», «Комплектація» (при адресному зберіганні — див. WMS). Кнопки: «Видалити», «Друк», «Зберегти» — вони приховані/неактивні для ролей без відповідних прав.

Ліва колонка «Дані повернення»

Назва, Дата повернення, Відповідальний.
Постачальник — чий борг зменшується. Після проведення поле заморожене разом із проводкою.
Наша компанія — наша юридична особа, що повертає товар. Теж заморожується після проведення.

Вкладка «Інформація»

«Довідкова інформація»: Склад, Валюта, Ставка ПДВ (від надходження, «· ціна з ПДВ», якщо ціни вводились з ПДВ), Підстава (посилання на надходження). Нижче — Коментар і власні поля (Додаткові поля). Склад, валюта й курс після проведення не змінюються.

Вкладка «Продукти»

Зверху картка «Підсумок повернення» («Сума та готовність позицій до проведення»): «Сума повернення» — і підпис «на цю суму зменшиться борг перед постачальником»; та «Готово до проведення» — відсоток рядків, у яких вказано причину й (для партійних/серійних) збігаються партії чи номери. Таблиця: № — Продукт — Ціна — К-ть — Всього — Тип — Причина.

Причина — обовʼязкова: «Брак виробництва/постачальника», «Пошкодження при доставці», «Помилка комплектації (пересорт)», «Відмова клієнта (без браку)», «Вичерпано термін придатності», «Втрата / Недостача», «Інше». Без неї система відмовить: «необхідно вказати причину».
Ціна береться з надходження — за нею зменшується борг. Для партійного й серійного товару сума береться із цін партій надходження (саме так вони лягли у борг).
Партії при додаванні підбираються автоматично зі складу (за FIFO/FEFO товару), їх можна змінити; для серійних — оберіть номери зі списку.

Статуси

«Чернетка» → «На погодженні» («Очікує підтвердження») → «Відправлено» («Товар поїхав постачальнику») → «Проведено» («Списано зі складу, борг зменшено») та «Скасовано». Склад і облік чіпає тільки «Проведено»; «На погодженні» і «Відправлено» — мітки для команди. Якщо при адресному зберіганні є збір — він створюється при виході з чернетки (за налаштуванням складу).

Повернення документа з «Проведено» назад у чернетку сторнує проводку й повертає товар на склад.

Що відбувається в обліку при проведенні

Склад і собівартість

Товар списується зі складу: кількість зменшується. Вартість списання (собівартість) — фактична вартість цього товару на складі: для звичайного — середня собівартість складу, для партійного — ціна партії, для серійного — ціна його партії. Ця вартість може відрізнятися від суми, на яку ви зменшуєте борг, і система вміє це врахувати (див. нижче).

Проводки

Дт 631 «Розрахунки з постачальниками» — на суму повернення (за ціною, про яку домовилися) — борг зменшується.
Якщо є ПДВ: ще Дт 631 / Кт 644 «Податковий кредит з ПДВ» — знімається податковий кредит, який ви записали при надходженні.
Кт 281 «Товари на складі» (субрахунок складу) — на фактичну собівартість товару, що виходить.
Різниця між сумою повернення і собівартістю не ховається в собівартість решти запасів, а йде окремим рядком: якщо повернули «дорожче» за собівартість — Кт 719 «Інші доходи», якщо «дешевше» (наприклад, у собівартість входила доставка чи змінився курс) — Дт 949 «Інші операційні витрати».

Приклад. У надходженні: 10 шт. по 500 грн (без ПДВ) + доставка 100 грн на всі 10 (капіталізована, тож середня собівартість 510). Повертаємо 4 шт. Борг зменшується на 4 × 500 = 2 000 грн (Дт 631). Зі складу виходить 4 × 510 = 2 040 грн собівартості (Кт 281). Різниця 40 грн — «дешевше», тож Дт 949 — 40 грн. Залишок на складі: 6 шт. по 510 — їх вартість не змінилась.

Права доступу

Право «Повернення постачальнику» (ключ «supplier-return»): перегляд, створення, зміна, видалення (і «лише свої»). У картці без права «зміна» поля й позиції заблоковані, без «видалення» немає кнопки «Видалити». Створення з надходження перевіряється за правом «створення» саме для повернень. Налаштування — Ролі та права.

Типові помилки і питання

«не можна повернути X більше, ніж прийнято надходженням (доступно N)» — зменшіть кількість.
«Для проведення необхідно вказати склад / валюту / постачальника / нашу компанію» — заповніть відповідні поля. Без постачальника: «…вказати постачальника — саме йому зменшується борг на рахунку 631».
«необхідно вказати причину».
«недостатня кількість на складі (X/Y)» — частину товару вже продано чи списано.
«Не вдалося провести: …» — партії/серійні номери не збігаються з кількістю; серійний номер має лежати саме на цьому складі й бути активним.
«Не налаштовано рахунок ПДВ «644»…» — у плані рахунків немає рахунку ПДВ; зверніться до бухгалтера.
«Операції із складом заблоковані Інвентаризацією», «Період ММ.РРРР закрито…», «Неможливо видалити проведений документ».

Повернення постачальнику