Списання
Списання браку, втрат і зразків: причини, собівартість і вплив на прибуток.
Що це і навіщо
Списанням оформлюють товар, який зникає зі складу без продажу: брак, пошкодження, втрата, закінчений термін придатності, зразки для фотосесії, матеріали на роботи. Клієнту нічого не відвантажується і виручки немає, є лише витрата: ви втратили товар, який колись купили за певну собівартість.
Якщо матеріали списуються на конкретний проєкт (наприклад, монтаж у готелі), вказуйте проєкт у документі, тоді вартість піде у витрати проєкту, а не у «нестачі». Це описано в окремій інструкції Витрата матеріалів на проєкт.
Де знайти
Меню СКЛАД → Склад → картка «Списання» («Вилучення браку або недостачі»). Адреса списку /stock/consumption, картки /stock/consumption/ідентифікатор.
Список списань
Колонки: Номер (назва і «Статус: ...»), Склад, Дата. Проведене списання в списку підписане «Прийнято». Кнопка: «Створити списання». Пошук за назвою, фільтр (назва, дата списання, склад, товари, відповідальний, статус, дати створення/зміни) та сортування, див. Фільтри, Сортування, Колонки.
Створення
Натисніть «Створити списання». Форма:
| Поле | Обовʼязкове | Пояснення |
|---|---|---|
| Назва | Так | За замовчуванням «Списання №{{next_number}}». Краще писати суть: «Списання браку після контролю якості». |
| Склад | Так | З якого складу списуємо. Змінити його потім не можна. |
| Валюта | Так | Валюта документа (перша з довідника за замовчуванням). Собівартість у будь-якому разі рахується в гривнях. |
| Дата списання | Ні | Сьогодні за замовчуванням. Це дата проводок. |
| Відповідальний | Ні | Хто оформляє списання. |
Картка списання
Вкладки: «Інформація», «Продукти» і (при адресному зберіганні) «Комплектація», див. WMS. Кнопки: «Видалити», «Друк», «Зберегти».
Ліва колонка «Дані списання»
- Назва, Дата списання, Відповідальний.
- Проєкт: необовʼязково. Якщо обрано, під полем зʼявляється напис «Собівартість піде у витрати проєкту, а не у нестачі». Після проведення проєкт змінити не можна.
Вкладка «Інформація»
«Довідкова інформація»: Склад, Валюта, Підстава (якщо списання створено з іншого документа), Коментар і додаткові поля, див. Додаткові поля.
Вкладка «Продукти»
Таблиця: №, Продукт, К-ть, Причина, Тип; внизу «Загальна сума». Товар додається через пошук «Пошук по продуктах...».
- Причина (обовʼязкова для кожного рядка): «Брак виробництва/постачальника», «Пошкодження при доставці», «Помилка комплектації (пересорт)», «Відмова клієнта (без браку)», «Вичерпано термін придатності», «Втрата / Недостача», «Інше». Без причини провести не вдасться. Вона потрібна, щоб потім аналізувати, чому втрачається товар.
- Тип: «Звичайний», «Партії» (оберіть, з яких партій списуєте; система запропонує їх за правилом товару, FIFO чи FEFO, і їх можна змінити) або «Серійні» (оберіть серійні номери зі списку).
Статуси
У смузі по черзі: «Чернетка», «На погодженні» («Очікує підтвердження»), «Комплектується» («Кладовщик збирає товар»), «Скомплектовано» («Зібрано, готово до списання»), «Завершено» («Успішно списано»; у списку «Прийнято»), а також «Скасовано». Склад і облік змінюються тільки при «Завершено». Проміжні етапи потрібні для контролю: наприклад, начальник складу погоджує списання, комірник збирає товар. На вкладці «Комплектація» кнопка «Завершити збір і провести списання» проводить документ.
Проведене списання можна повернути в «Чернетку» або «Скасувати»: залишок і вартість сторнуються, товар знову зʼявляється на складі.
Що відбувається в обліку, коли ви проводите списання
Залишок
Кількість на складі зменшується. Було 30 шт., списали 3 шт. браку, стало 27.
Собівартість простими словами
- Звичайний товар списується за середньою собівартістю складу. Середня 110 грн, списали 3 шт., тож спишеться 330 грн.
- Партійний: вартість тих партій, які ви вибрали. Якщо 2 шт. з партії по 100 і 1 шт. з партії по 120, спишеться 320 грн.
- Серійний: вартість, з якою надійшов кожен обраний номер.
Якщо собівартість товару нульова, система не проведе списання: «собівартість товару не визначена (нульова)».
Проводки
- Без проєкту: Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» / Кт 281 «Товари на складі» (субрахунок цього складу). Це витрата, що зменшує прибуток компанії за період.
- З проєктом: Дт рахунок витрат проєкту (залежить від режиму обліку витрат проєкту) / Кт 281. Витрата потрапляє в собівартість проєкту.
Приклад. На складі 30 світильників із середньою собівартістю 1 200 грн. Списуємо 3 бракованих із причиною «Брак виробництва/постачальника». Склад: 27 шт. Проводка: Дт 947 / Кт 281 на 3 600 грн. У звіті про прибутки це збільшить витрати на 3 600 грн.
Такі документи створює і інвентаризація: якщо при підрахунку знайдено нестачу, після завершення інвентаризації створюється й проводиться документ «Списання по інвентаризації ...».
Права доступу
Право «Списання» (ключ «consumption»): перегляд, створення, зміна, видалення (і «лише свої»). Якщо вказано проєкт, додатково потрібне право на картку цього проєкту. Налаштування: Ролі та права.
Типові помилки і питання
- «необхідно вказати причину». Оберіть причину в кожному рядку.
- «... недостатня кількість на складі (X/Y)». На складі менше, ніж ви списуєте.
- «Не вдалося провести: ...». Партії чи серійні номери не збігаються з кількістю; кількість не може бути нульовою чи мінусовою.
- «Щоб провести операцію, необхідно додати хоча б один продукт».
- «Документ проведено, проєкт змінюється лише через повернення у чернетку». Проєкт на проведеному списанні змінити не можна.
- «Операції із складом заблоковані Інвентаризацією», «Період ММ.РРРР закрито...».
- «Неможливо видалити проведений документ». Спершу поверніть у чернетку.
- Чим відрізняється від повернення постачальнику? Списання просто зменшує склад і збільшує витрати; повернення постачальнику ще й зменшує ваш борг перед ним, див. Повернення постачальнику.