Відвантаження
Відпуск товару клієнту: резерв, комплектація, списання зі складу, собівартість і виручка при проведенні.
Що це і навіщо
Відвантаження оформлює вихід товару зі складу до клієнта. Проводячи його, ви одночасно: зменшуєте залишок, фіксуєте собівартість проданого товару і (у звичайному режимі) записуєте виручку та борг клієнта.
Відвантаження не обовʼязково проводити одразу. Товар можна зарезервувати під клієнта, передати на комплектацію комірнику, а «Відвантажено» поставити вже, коли машина поїхала.
Де знайти
Меню СКЛАД → Склад → картка «Відвантаження» («Формування та відправка замовлень»). Адреси: список /stock/shipment, картка /stock/shipment/ідентифікатор. Найчастіше відвантаження створюють прямо з замовлення або рахунку, див. нижче.
Список відвантажень
Колонки: Номер (назва-посилання і «Статус: ...»), склад (кольорова позначка) і Дата. У списку проведене відвантаження має підпис «Проведено». Фільтри: назва, дата відвантаження, замовлення, склад, відповідальний, статус, дати створення і зміни, див. Фільтри. Налаштування колонок: Колонки. Кнопка вгорі: «Створити відвантаження».
Створення
Спосіб 1: з замовлення або рахунку (рекомендований)
У картці замовлення чи рахунку виберіть дію «Створити відвантаження». Відкриється вікно «Створення відвантаження» з підказкою «Вкажіть кількість товарів для відвантаження»:
- Ліворуч колонка «Залишок» (що ще не відвантажено), праворуч «Відвантаження (Нове)» (що йде в цей документ).
- Для кожної позиції задайте кількість; кнопка «Усе в відвантаження» переносить усе, «Зняти все» очищає.
- Поле «Наша компанія»: ваша юридична особа-продавець (підставляється із замовлення або з налаштувань за замовчуванням). Без неї відвантаження не створиться: «Оберіть нашу компанію».
- Кнопка «Створити відвантаження». Якщо не обрано жодної позиції: «Оберіть хоча б одну позицію». Якщо все вже відвантажено: «Усі товари замовлення вже відвантажені».
Так можна відвантажувати частинами: скільки завгодно відвантажень на одне замовлення, доки не закінчиться залишок. Ціни, знижки, ПДВ і склад беруться із замовлення. Після створення відкривається картка нового відвантаження зі статусом «Чернетка» (повідомлення «Відвантаження успішно створено»).
Спосіб 2: вручну зі списку
Кнопка «Створити відвантаження» відкриває форму «Створити відвантаження»:
| Поле | Обовʼязкове | Пояснення |
|---|---|---|
| Назва | Так | За замовчуванням «Відвантаження №{{next_number}}». |
| Склад | Так | З якого складу віддаємо товар. |
| Дата відвантаження | Ні | Дата, якою будуть датовані проводки. |
| Контакт | Ні | Одержувач-людина. |
| Контрагент | Ні | Одержувач-компанія. |
| Відповідальний | Ні | Хто веде відвантаження. |
Картка відвантаження
Вкладки: «Інформація», «Продукти», «Зв'язки» і, якщо на складі працює адресне зберігання, «Комплектація» (див. WMS). Кнопки: «Створити повернення», «Видалити», «Друк», «Зберегти». Під вкладками смуга статусів.
Ліва колонка «Дані відвантаження»
- Назва (до 60 символів), Дата відвантаження, Відповідальний (обовʼязковий), Контакт.
- Наша компанія: обовʼязкова для проведення. Якщо в документі ще не вказано, система підставить компанію за замовчуванням. Після проведення поле заблоковане.
Вкладка «Інформація»
«Довідкова інформація» (лише читання): Склад, Валюта, Проєкт (успадковується від рахунку чи замовлення; див. Проєкти), Ставка ПДВ. Також Коментар і ваші додаткові поля, див. Додаткові поля.
Вкладка «Продукти»
Картка «Перевірка позицій» і таблиця: №, Продукт, Залишки, К-ть, Ціна, Знижка %, Знижка грн., Всього, Тип. Внизу «Загальна сума».
- Залишки: скільки можна відвантажити прямо зараз, тобто залишок на складі мінус резерв під інші відвантаження. Якщо частина товару в резерві, під цифрою напис «рез. 7»: стільки заброньовано.
- Тип: «Звичайний», «Партії» або «Серійні». Для партійного товару система сама підбирає партії при додаванні позиції за правилом, обраним у картці товару: FIFO (спочатку старіші за датою виробництва), FEFO (спочатку ті, що швидше псуються) або ручний вибір. Ви можете змінити вибір: розгорніть «Партії» і у блоці «Вибір партій для відвантаження» вкажіть кількість з кожної партії; лічильник «N / M вибрано» має зійтися. Для серійних оберіть номери зі списку «Доступно на складі» або введіть/відскануйте їх.
- Довільні позиції (послуга, доставка) для відвантаження не додаються, тут тільки товари зі складу.
Вкладка «Зв'язки»
Блок «Нова Пошта»: створення накладної (див. Нова Пошта).
Статуси і що вони роблять зі складом
| Статус | Що відбувається |
|---|---|
| Чернетка | Нічого: документ можна вільно редагувати. |
| В резерві («Товар зарезервовано») | Кількість резервується на складі: фізично товар лежить, але вже недоступний іншим відвантаженням. Проводок немає. |
| Комплектується («Збір та пакування») | Комірник збирає. Резерв зберігається. Якщо на складі обрано «створювати збір автоматично», завдання одразу зʼявляється в черзі комірника. |
| Скомплектовано | Збір завершено. Резерв зберігається. |
| Відвантажено (у списку «Проведено») | Резерв знімається, товар списується зі складу, фіксується собівартість і виручка (див. нижче). |
| Скасовано | Резерв знімається; якщо документ був проведений, усе сторнується. |
Клацніть на статус у смузі й натисніть «Зберегти». На вкладці комплектації кнопка «Завершити збір і відвантажити» проводить документ одним кліком.
З проведеного відвантаження можна повернутися назад до чернетки або скасувати: склад і проводки сторнуються, товар повертається на склад (у ті самі комірки, серійні на свої місця).
Що відбувається в обліку, коли ви проводите відвантаження
Залишок
Кількість на складі зменшується. Наприклад, було 49 шт., відвантажуєте 7, і лишається 42.
Собівартість простими словами
- Звичайний товар: списується за середньою собівартістю складу. Якщо на складі лежало 10 шт. по 100 грн і 10 шт. по 120 грн (середня 110 грн), відвантаживши 5 шт., ви спишете 5 × 110 = 550 грн.
- Партійний: списується вартість тієї партії, з якої взято. 5 шт. з партії по 100 грн дають 500 грн.
- Серійний: вартість, з якою надійшов кожен обраний серійний номер.
Проводки
- Собівартість проданого: Дт 902 «Собівартість реалізованих товарів» / Кт 281 «Товари на складі» (субрахунок цього складу). Створюється завжди.
- Виручка: Дт 361 «Розрахунки з покупцями» / Кт 702.1 «Дохід від товарів» на суму з позицій мінус знижки. З ПДВ: дебет 361 на суму з ПДВ, кредит 702.1 на суму без ПДВ, кредит 643 «Податкові зобовʼязання з ПДВ» на сам ПДВ.
- Якщо у вас увімкнено режим «половинного» подвійного запису, борг клієнта виникає вже при виході рахунку з чернетки, тому відвантаження виручку вдруге не проводить, лишається тільки собівартість. Див. Подвійний запис і валюти.
- Валютне відвантаження: суми зберігаються у валюті документа, а база у гривнях рахується за курсом документа.
Приклад. Відвантажуєте 5 світильників по 7 250 грн (без знижок і ПДВ), середня собівартість 4 000 грн. Склад: −5. Виручка: 361 / 702.1 на 36 250 грн. Собівартість: 902 / 281 на 20 000 грн. Валовий прибуток за цим відвантаженням становить 16 250 грн.
Повернення
Кнопка «Створити повернення» відкриває вікно «Створення повернення» (ліворуч «Залишок», праворуч «Повернення (Нове)», кнопка «Створити повернення»), детальніше в Повернення. Якщо все вже повернено, побачите «Усі товари відвантаження вже повернені».
Права доступу
Право «Відвантаження»: перегляд, створення, зміна, видалення (і «лише свої»). Без права картки «Відвантаження» на сторінці «Склад» немає, а сервер відхиляє запити. Створення повернення з відвантаження перевіряється окремо. Налаштування: Ролі та права.
Типові помилки і питання
- «Для проведення відвантаження вкажіть організацію (нашу компанію), від імені якої здійснюється продаж». Заповніть «Наша компанія».
- «... недостатня кількість на складі (X/Y)». На складі менше, ніж у документі (X показує, скільки є, Y скільки треба). Зменште кількість, зробіть надходження або переміщення.
- «недостатньо доступного залишку для резерву». Частина товару вже заброньована під інші відвантаження.
- «Недостатня кількість товару на складі. Не вистачає N» і «У продукта відсутні партії» з'являються при додаванні партійного товару.
- «собівартість товару не визначена (нульова)». У товару на складі нульова середня собівартість; перевірте ціну в надходженні.
- «Не вдалося провести: ...». Кількість партій чи серійних номерів не дорівнює кількості в рядку; виправте рядок (біля нього видно причину).
- «Операції із складом заблоковані Інвентаризацією». Склад тимчасово закрито для рухів на час інвентаризації.
- «Період ММ.РРРР закрито...»: дата документа в закритому місяці.
- «Неможливо видалити проведений документ». Спершу поверніть у чернетку або скасуйте.
- Чому після відвантаження закрився рахунок/замовлення? Так працюють автозакриття документів: коли все відвантажено й оплачено, документ закривається сам. Див. Бізнес-правила.