Таймер і ручні записи часу, проєкт і етап, затвердження годин керівником та зв'язок із зарплатою й проєктами.

Облік часу: що це і навіщо

«Облік часу» — це журнал, у якому співробітники записують, скільки часу витратили на задачі та проєкти. Дані йдуть одразу у три місця:

у картку задачі — видно, скільки часу пішло на конкретну задачу;
у проєкт — години на етапі й у проєкті, а також виставлення рахунку клієнту за час (Проєкти);
у зарплату — для схем із почасовою оплатою беруться години, які затвердив керівник і які позначені як оплачувані (Зарплата).

Записи проходять просте погодження: спершу статус «Очікує», далі керівник «Затверджує» або «Відхиляє».

Де знайти

Ліве меню → група «Робочий простір» → Облік часу. Адреса: /time-entries. Таймер можна також запустити в картці задачі (вкладка часу), а вже запущений таймер видно в шапці програми на будь-якій сторінці.

Сторінка «Облік часу»

Зверху — вкладки «Трекер» і «Затвердження». Вкладка «Затвердження» є лише у тих, кого призначено погоджувачем часу (див. розділ «Затвердження годин» нижче).

Панель фільтрів

«Оберіть період» — вибір діапазону дат (від і до).
Випадаючий список «Усі проєкти» — залишає записи одного проєкту. Показується, лише якщо у компанії є хоч один проєкт; пункти виглядають як «PRJ-1 · Назва проєкту».
Кнопка «Скинути» з'являється, коли вибрано період чи проєкт, і очищає їх.
Кнопка «+ Додати запис» праворуч — ручне додавання часу.

Два лічильники над таблицею — «ВСЬОГО ЧАСУ» (наприклад, «72г 30хв») і «ЗАПИСІВ». Вони враховують той самий період і проєкт, що й таблиця. Час записується у форматі «1г 30хв».

Таблиця

Стовпець	Що означає
Користувач / Початок	Хто працював і коли почав (день і година, «22.09.2026 14:00»). Для записів, що йдуть просто зараз, замість тривалості — позначка «Активний».
Тривалість	Скільки часу, наприклад «1г 30хв».
Коментар	Що робили. Під коментарем мітка «Оплачуване» або «Неоплачуване».
Задача	Посилання «Задача #3» на картку задачі, якщо запис прив'язаний до задачі.
Проєкт	Код проєкту (наприклад, «PRJ-1»), якщо час віднесено на проєкт.
Тип	«Таймер» (запущений кнопкою) або «Вручну» (доданий вручну).
Статус	«Очікує», «Затверджено» або «Відхилено». Наведіть курсор на «Відхилено» — побачите причину відхилення.

Справа в рядку — олівець «Редагувати» (лише для завершених записів) і кошик «Видалити». Таблиця показує по 20 записів, внизу кнопки «← Назад» / «Вперед →» і напис «Сторінка 1 з 3 (45 записів)». Якщо нічого немає: «Записів не знайдено».

Перші імена працівників у таблиці читаються з довідника користувачів; якщо у вас немає до нього доступу, побачите «Користувач #12».

Як записати час

Спосіб 1. Таймер

Відкрийте задачу (Задачі), перейдіть на вкладку часу і натисніть кнопку запуску (трикутник). Або введіть час у полі («1г 30хв») і натисніть кнопку додавання.
Поки таймер іде, у шапці програми видно годинник із секундами, номер задачі («Задача #5») і кнопку зупинки з підказкою «Зупинити таймер». Такий самий таймер видно на картці задачі.
Натисніть зупинку — з'явиться повідомлення «Таймер зупинено», і запис збережеться в журналі.

Одночасно може йти лише один таймер. Якщо запустити другий, перший автоматично зупиниться (система покаже «Попередній таймер зупинено»).

Спосіб 2. «+ Додати запис»

Відкриває вікно «Додати запис часу» (підзаголовок «Заповніть дані для запису тайм-трекера»). Це для тих випадків, коли ви забули запустити таймер.

Поле	Обов'язкове	Пояснення
Дата *	Так	День роботи. Майбутні дати заборонені.
Початок *	Так	Час початку, наприклад 09:00. Не може бути в майбутньому.
Завершення *	Так	Час завершення, наприклад 10:30. Має бути пізніше початку.
Тривалість	—	Рахується автоматично (лише для перегляду). Мінімум — 1 хвилина.
Проєкт	Ні	Список проєктів або «Без проєкту». Час проєкту потрапляє у його собівартість і може бути виставлений клієнту.
Етап	Ні	Етап вибраного проєкту, «Без етапу». Без проєкту вибрати етап не можна («етап без проєкту вказати не можна»).
Коментар	Ні	Що робили («Що робили?»). До 500 символів.
Оплачуваний час	—	Перемикач з підписом «Враховується у ЗП». Якщо вимкнути, з'явиться попередження: «Ці години не потраплять у розрахунок зарплати, навіть якщо будуть затверджені».

Помилки біля полів: «Обов'язкове поле», «Час початку не може бути в майбутньому», «Час завершення не може бути в майбутньому», «Час завершення має бути пізніше початку», «Мінімальна тривалість — 1 хвилина». Після збереження — «Запис додано». Максимальна тривалість одного запису — 24 години. Ця сама форма відкривається й із картки задачі (там задача підставляється сама).

Спосіб 3. З проєкту

У картці проєкту кнопка «Додати роботу» → вкладка «Час» дозволяє швидко записати хвилини на етап (докладно — Задачі, витрати, документи проєкту).

Редагування і видалення

Олівець відкриває вікно «Редагувати запис»; після збереження — «Запис оновлено». Змінити можна дату й час, коментар, оплачуваність, проєкт та етап.
Увага: якщо ви змінили час початку чи завершення або оплачуваність, запис знову стає «Очікує» і потрібне нове затвердження.
Кошик питає «Видалити запис?» і після підтвердження показує «Запис видалено». Якщо видаляєте запис, що зараз іде таймером, таймер теж скидається.
Затверджений запис звичайний користувач редагувати й видаляти не може — «запис затверджено — редагування недоступне». Спершу керівник має повернути його на розгляд.
Змінити проєкт запису, за який клієнту вже виставлено рахунок, не можна: «година вже виставлена клієнту — проєкт змінити не можна».
Якщо період закрито в HR, час у ньому не змінити: «період закрито — облік часу заблоковано». Див. «Закрити місяць» у Відпустки і заявки.

Затвердження годин (вкладка «Затвердження»)

Вкладка з'являється лише у погоджувачів. Призначити погоджувача можна в Налаштування → Погодження: обираєте користувача, підрозділ і що він погоджує («Час», «Відсутності» або «Час і відсутності»). Погоджувач бачить свій підрозділ і всі дочірні. Це не залежить від загальних прав ролі: лише від призначення.

Що на вкладці:

Місяць і рік (вибір зверху) та перемикач «Очікують» / «Затверджені» / «Відхилені».
Плитки: «Очікує затвердження» (або «Затверджено (оплачується)», «Відхилено») з сумою часу і «Працівників».
Кнопка «✓ Затвердити всі (…)» — затвердити всі очікувані записи місяця одним кліком.
Записи згруповані за працівником: сумарний час, кількість записів, «оплачувано: …». У шапці групи — «✓ Затвердити (…)» і «Відхилити всі»; у кожному рядку — «✓» і «✕».
Відхилення питає «Причина відхилення (необов'язково)». Причина видна працівнику біля статусу («причина: …»).
У розділі «Затверджені» є кнопка «↩ Повернути на розгляд» — записи знову стають «Очікує».

Порожня черга: «Все затверджено — черга порожня». Затвердити можна лише завершені записи (у таймера, що ще йде, є помітка «запис ще не завершено — затвердження недоступне»). Записи працівників чужого підрозділу затвердити не вийде: «access denied». Якщо доступу немає зовсім: «Немає прав на затвердження годин». Затвердження у закритому періоді теж заблоковане.

Що відбувається в обліку

Сам запис часу не створює проводок і не змінює баланс. Це не гроші, а облікові дані.
Зарплата. Для схеми з почасовою оплатою відомість бере лише години зі статусом «Затверджено» й ознакою «Оплачуване». Приклад: ставка 300 грн/год, затверджено 40 годин — 12 000 грн нараховано. Години «Очікує», «Відхилено» чи «Неоплачуване» у розрахунок не входять (див. Зарплата).
Собівартість проєкту. Нарахована зарплата ділиться між проєктами пропорційно затвердженим оплачуваним годинам. Тобто сума в проводках та сама, але її частка потрапляє у витрати проєкту.
Рахунок клієнту. У проєкті кнопка «Виставити рахунок за період» бере затверджені оплачувані години, що ще не виставлялися; після рахунку вони позначаються виставленими.

Права доступу

Модуль має право «Облік часу» (перегляд, створення, редагування, видалення), налаштовується в Ролях і правах.

Якщо редагування чи видалення заборонене — кнопки олівця й кошика зникають.
Режим «лише свої»: олівець і кошик лишаються тільки на ваших власних записах.
Право затверджувати — це не право модуля, а призначення у «Налаштування → Погодження».

Типові помилки і питання

«duration must be at least 60 seconds» / мінімальна тривалість. Запис коротший за хвилину не приймається.
Не бачу вкладку «Затвердження». Вас не призначено погоджувачем часу.
Години не потрапили у зарплату. Перевірте: запис затверджений, має мітку «Оплачуване», період не закритий, а у схемі оплати є компонент, що бере години із трекера.
Не можу поставити етап. Спершу оберіть проєкт.
Забув зупинити таймер. Зупиніть його в шапці, потім відкрийте запис (олівець) і виправте час завершення. Тривалість запису не може перевищувати 24 години.

Облік часу