Заявки на відпустку, лікарняний і відгул, черга погодження, баланси днів, закриття місяця й року, політики.

Відпустки і заявки: що це і навіщо

Тут співробітники подають заявки на відсутність — відпустку, лікарняний, відгул чи «за власний рахунок», а HR та керівники їх погоджують. Після погодження відсутність автоматично потрапляє у табель (див. Планувальник графіків), зменшує баланс днів працівника і враховується у зарплаті (Зарплата).

Розділ складається з трьох частин:

«Мій кабінет» — для співробітника: свої баланси й заявки;
«Погодження» — черга заявок для погоджувача;
«Операції з балансами» і «Політики» — для HR: нарахування днів, закриття місяця й року, правила відпусток та лікарняних.

Де знайти

Ліве меню → група «Персонал» → HR та зарплата (адреса /hr). Вгорі — три групи: «Мій кабінет», «Кадри», «Зарплата». Заявки — у групі «Мій кабінет» (вкладки «Мої відсутності», «Мої нарахування», «Погодження»). Операції з балансами та політики — у групі «Кадри» (адреси /hr?tab=mine, /hr?tab=queue, /hr?tab=ops, /hr?tab=policies). Якщо доступна лише одна група, рядок груп ховається.

Щоб подавати заявки, у вашого облікового запису має бути створена картка працівника. Інакше зверху буде повідомлення: «Для вашого облікового запису ще не створено картку працівника — зверніться до HR».

Вкладка «Мої відсутності»

Картки балансів

Зверху чотири картки:

Картка	Що показує
Відпустка («Щорічна»)	Залишок днів і норма на рік (наприклад, «14 / 24 дн.»), а нижче: «Накопичено …» (плюс «внесено HR …», якщо HR коригував) і «використано …».
Лікарняні	Скільки днів використано цього року. Підказка: «Довідка потрібна, якщо понад 3 дні поспіль».
Відгули («Банк днів»)	Доступно днів. Підказка: «Зароблено роботою у вихідні: …» (плюс «HR …» для коригувань).
За власний рахунок	Використано днів цього року. Підказка: «Ліміт за законом: 15 дн./рік» (число береться з політик).

Подання заявки

Кнопка «Запросити відсутність» відкриває вікно «Заявка на відсутність» (підказка: «Після погодження HR відсутність автоматично потрапить у табель»).

Поле	Обов'язкове	Пояснення
Тип відсутності	Так	«Відпустка», «Лікарняний», «Без збереження ЗП», «Відгул», «Робота у вихідний».
З і По	Так	Перший і останній день. За замовчуванням — сьогодні. Якщо дату «З» пересунути пізніше за «По», «По» підтягнеться сама. Без дат: «Вкажіть дати».
Півдня	Ні	Перемикач. Доступний лише для заявки на один день.
Коментар	Ні	Причина або контекст («Причина / контекст»).

Кнопка «Надіслати» відправляє заявку. Кнопка «Скасувати» закриває вікно без збереження.

Таблиця «Мої заявки»

Стовпці: Тип, Період (з позначкою «· півдня», якщо так), Коментар (і «· HR: …» — примітка погоджувача), Статус («На погодженні», «Погоджено», «Відхилено», «Скасовано»). Якщо заявок немає — «Ще немає заявок». У заявки «На погодженні» є кнопка «Скасувати» (кошик): ви можете відкликати заявку, доки її не розглянули. Скасувати вже розглянуту заявку може лише HR («Скасувати можна лише заявку на погодженні — зверніться до HR»).

Які перевірки робить система

Дата завершення не раніша за початок: «дата завершення раніша за дату початку».
Заявка не довша за рік: «заявка довша за рік».
«Півдня» — лише на один день.
Перетин із іншою заявкою: «період перетинається з іншою заявкою працівника».
Період має бути в межах трудових відносин: «період заявки виходить за трудові відносини: прийом …».
Відпустка: якщо залишку днів недостатньо — «недостатній баланс відпустки за 2026 рік: доступно 5 дн., потрібно 7 дн. Нарахуйте дні в «Операції з балансами» або скоротіть період». Заявка через Новий рік перевіряється по кожному року окремо.
Без збереження ЗП: не більше ліміту на рік — «перевищено ліміт «за власний рахунок»: … дн. за рік при ліміті 15 дн.».
Закритий місяць чи вже проведена відомість: «відомість за 09.2026 вже проведено — табель заморожено».

Вкладка «Погодження»

З'являється лише тим, кого призначили погоджувачем відсутностей у Налаштування → Погодження (обираєте погоджувача, підрозділ і область: «Час», «Відсутності» чи «Час і відсутності»). Погоджувач бачить свій підрозділ і всі дочірні.

Заголовок «Черга погодження» з лічильником. Таблиця: Працівник, Тип, Період, Коментар, Дії — кнопки «Погодити» і «Відхилити». Порожня черга: «Всі заявки опрацьовано».

Правила погодження:

Власну заявку вирішити не можна: «не можна вирішувати власну заявку — це має зробити інший погоджувач».
Заявку чужого підрозділу теж: «немає прав на погодження цієї заявки (інший підрозділ)».
Уже вирішену заявку повторно не змінити: «заявку вже опрацьовано (статус: …)».
При погодженні відпустки система ще раз перевіряє баланс днів.

HR з правом «HR: налаштування» може вирішувати заявки і безпосередньо в планувальнику (клік по клітинці «?»), а також ставити відсутності «за працівника» — вони підтверджуються одразу.

Що відбувається в обліку

Заявка «На погодженні» ще нічого не змінює.
Після погодження дні проставляються у табелі як «В», «Л», «Вг» чи «БЗ». Відпустка й відгул зменшують відповідні баланси днів. Приклад: залишок відпустки 14 дн., погоджено 5 днів — залишок 9.
Табель, у якому стоять відсутності, — це джерело відпрацьованих днів для зарплати: компоненти схеми з режимом «пропорційно відпрацьованому» рахуються за днями табеля (оплата лікарняних за стажем задається в політиках — нижче). Докладно — Зарплата.
Робота у вихідний збільшує «банк відгулів».
Скасування погодженої заявки в планувальнику відкочує табель і повертає дні на баланс.
Прямих проводок (у журнал операцій фінансів) заявка не створює: гроші з'являться лише при проведенні відомості.

Група «Кадри» → «Операції з балансами»

Це робоче місце HR. Зверху: поле місяць/рік, кнопки «Закрити місяць», «Закрити рік …», «Масове нарахування».

Баланси працівників

Таблиця: Працівник, Відпустка (залишок) («14 дн.» і «(3 використано)»), Лікарняні (використано), Відгули (банк), Дії. Кнопка «+» (підказка «Нарахувати / коригувати дні») відкриває вікно «Коригування балансу — ПІБ»: «Початкові залишки, компенсації, виправлення. Запис лишається в журналі назавжди».

Поле	Пояснення
Тип балансу	«Відпустка», «Лікарняні» або «Відгули (банк)».
Днів (+ нарахувати / − списати)	Число, можна з десятковою частиною: +5 або −2.5.
Обґрунтування *	Обов'язкове: воно потрапляє в аудиторський журнал. Приклад: «Початковий залишок при впровадженні». Без нього — «Обґрунтування обов'язкове — воно потрапляє в аудиторський журнал».

Журнал операцій

Таблиця «аудиторський слід»: Дата, Працівник, Тип (наприклад, «Відпустка · 2026»), Зміна (+5 дн.), Обґрунтування (з позначкою «закриття року», якщо запис створено автоматично). Записи не видаляються.

Масове нарахування

Вікно «Масове нарахування днів» («Нарахувати відпустку/відгули всім або обраному відділу»). Поля: Тип балансу, Днів (+/−), Відділ («Усі активні працівники» або конкретний), Обґрунтування * (приклад: «Щомісячне нарахування / бонус за проєкт»). Після виконання — підсумок «Нараховано … дн. N працівникам».

Закрити місяць

Оберіть місяць у полі і натисніть «Закрити місяць». Підтвердження: «Закрити 09.2026?» — «Табель, заявки та відмітки заднім числом за цей і попередні місяці буде заблоковано. Проведені відомості вже заморожені автоматично». Результат: «Місяці по 09.2026 включно закрито». Закритий місяць блокує і облік часу (Облік часу): «період закрито — облік часу заблоковано».

Закрити рік

Кнопка «Закрити рік 2026» відкриває вікно «Закриття року 2026 → 2027» («Перерахунок залишків, перенесення та автоматичні компенсації»). Чотири перемикачі:

Перенести до [N] днів на наступний рік (стратегія: carry-over; за замовчуванням 10).
Надлишок понад ліміт — компенсувати грошима — буде включено у найближчу відомість подією-нарахуванням.
Анулювати невикористані відгули — не переносити на новий рік.
Нарахувати новий ліміт на 2027 — за профілем працівника, базово 24 дн.

Попередження у вікні: «Дія незворотна. Буде створено слід в аудиторському журналі. Місяці року заблокуються». Кнопка «Запустити закриття року». Результат: «Рік 2026 закрито. Перенесено: … · компенсовано грошима: … · нараховано ліміт: …».

Група «Кадри» → «Політики»

Загальні правила для всіх працівників. Кнопка «Зберегти політики» → «Політики збережено».

Базова відпустка: «Днів на рік»; «Спосіб нарахування» — «Пропорційно відпрацьованому часу», «Щомісяця (рівними частинами)» або «Одноразово на початку року»; «Макс. перенесення на наступний рік (днів)»; «Ліміт «за власний рахунок» (днів/рік)».
Оплата лікарняних за стажем: порогові рядки «Стаж до, років» і «Оплата, %»; кнопка «Додати поріг стажу». Приклад: до 5 років — 60%, 5–8 — 80%, понад 8 — 100%.

Права доступу

«Мої відсутності» та «Мої нарахування» — право «HR: кабінет співробітника» (перегляд/створення).
Вкладка «Погодження» — лише для призначених погоджувачів (налаштування «Погодження»), а не за роллю.
«Операції з балансами», «Політики», закриття місяця й року — право «HR: налаштування»; для змін потрібне право редагування. Права описані в Ролях і правах.

Типові помилки і питання

«Недостатній баланс відпустки». Попросіть HR нарахувати дні («Операції з балансами» → «+») або скоротіть період.
Не бачу вкладку «Погодження». Вас не призначено погоджувачем у «Налаштування → Погодження».
Не можу скасувати заявку. Її вже розглянули. Зверніться до HR — він скасує з планувальника.
Відпустка не з'явилась у табелі. Заявка ще «На погодженні» або відхилена.
Як виправити помилковий баланс? Зробіть коригування з від'ємним значенням і зрозумілим обґрунтуванням: записи журналу не видаляються.

Відпустки і заявки