Зарплата
Конструктор зарплати: працівники, схеми оплати, формули, податки, бонуси й штрафи, відомості та їхній вплив на облік.
Зарплата: що це і навіщо
Розділ «Зарплата» — це конструктор розрахунку заробітної плати без програміста. Ви описуєте, що і як нараховується кожному співробітнику (оклад, відсоток від продажів, почасова оплата, бонуси, штрафи), які податки утримуються, а система щомісяця сама рахує відомості, створює за ними документи для фінансів і показує виплати в календарі оплат.
Зарплата складається з чотирьох «цеглинок»:
- Працівник — картка людини: яка в неї схема оплати, графік роботи, податки, спосіб виплати.
- Схема оплати — набір нарахувань і утримань, кожне описане формулою (наприклад, оклад 25 000 + 5% від оплачених рахунків).
- Податки — ПДФО, військовий збір, ЄСВ та ваші власні; теж формулами.
- Відомість — місячний розрахунок за всіма працівниками: рахується, затверджується і проводиться.
Де знайти
Ліве меню → група «Персонал» → HR та зарплата (адреса /hr).
Зарплата більше не окремий розділ у «Налаштуваннях»: вона об'єднана з HR. Стара адреса/settings/salaryавтоматично перенаправляє на/hr?tab=runs. Тут же живе і конструктор схем та податків — у «Налаштуваннях» знаходяться лише допоміжні речі: «Глобальні змінні» (цифри закону — МЗП, пороги) і «Погодження».
Вкладки:
| Група | Вкладка | Адреса |
|---|---|---|
| Мій кабінет | Мої нарахування | /hr?tab=salary |
| Кадри | Працівники | /hr?tab=employees |
| Зарплата | Відомості | /hr?tab=runs |
| Зарплата | Схеми оплати | /hr?tab=schemes |
| Зарплата | Бонуси та штрафи | /hr?tab=events |
| Зарплата | Податки та ставки | /hr?tab=taxes |
| Зарплата | Інструкція | /hr?tab=guide |
Групи «Кадри» і «Зарплата» доступні з правом «HR: налаштування». Табель, відпустки та графіки — у окремих інструкціях: Планувальник графіків, Відпустки і заявки.
Рекомендований порядок налаштування
- Перевірте глобальні змінні (Налаштування → Глобальні змінні): мінімальна зарплата, пороги. У формулах вони доступні як
{{gv_...}}. - Перегляньте податки («Податки та ставки»): стандартний набір уже є.
- Створіть схему оплати з компонентами-формулами.
- Створіть графік роботи («Кадри» → «Графіки роботи»).
- Додайте працівника: користувач, схема, графік, податки.
- Відпрацьовані дні проставте в планувальнику і звірте табель.
- Створіть відомість: аванс → основна: «Розрахувати» → «Затвердити» → «Провести».
Вкладка «Працівники»
Це довідник людей, яким нараховується зарплата. Кнопка «Додати працівника», пошук «Пошук працівників...». Таблиця: Працівник (ПІБ, ім'я користувача системи, РНОКПП), Зайнятість, Схема оплати, Графік, Спосіб виплати («Одразу на руки» чи «Док. постачання»), Баланс розрахунків (червоним — ми винні працівнику, зеленим — переплата), Статус («Активний», «Архів», «Звільнено дд.мм.рррр»), Дії (олівець і архівувати). Поруч із зайнятістю позначки на кшталт «N податк.» або «Без податків (ФОП)».
Картка працівника
Вікно «Новий працівник» (підказка: «Податковий профіль визначає ЄСВ/ПДФО/ВЗ автоматично — його не можна вимкнути»). У шапці — перемикач «Активний».
| Блок / поле | Пояснення |
|---|---|
| Користувач системи | Обліковий запис працівника. Важливо: угоди й замовлення прив'язані до користувача; без зв'язку «% від продажів» і бонуси за угоди не нараховуються. Пункт «— без облікового запису —» — для тих, хто не працює в системі. |
| ПІБ * | Обов'язкове («Вкажіть ПІБ працівника»). Підставляється з користувача, можна змінити. |
| РНОКПП (ІПН) | Податковий номер. |
| Тип зайнятості | «Основне місце», «Внутрішнє сумісництво», «Зовнішнє сумісництво», «Договір ЦПХ». |
| Основний запис працівника (та сама фізособа) * | Для сумісників: оберіть основний запис. База ЄСВ і поріг ПСП рахуються сукупно по фізособі. |
| Дата прийому, Дата звільнення | Межі трудових відносин: відпустки й табель не можуть виходити за них. |
| Податки працівника | Швидкі пресети: «Штатний (ПДФО 18 + ВЗ 5 + ЄСВ 22)», «Дія Сіті (ПДФО 5 + ВЗ 5 + ЄСВ від МЗП)», «ФОП — без податків». Нижче список «Обрані податки (N)» з перемикачами: біля кожного пояснення «Утримання із зарплати» чи «Нарахування на роботодавця». Якщо податків немає, виплата йде брутто (ФОП-підрядник), податкові документи не створюються. |
| ПСП (розширені податкові налаштування) | Податкова соціальна пільга: «Не застосовується», «Базова (100%)», «Підвищена (150%)», «Підвищена (200%)», «Кількість дітей», «Кратний поріг доходу (лише один із батьків)». Діє лише при доході до порогу; у формулах — {{psp}}. |
| Схема оплати | Оберіть зі створених схем або «— без схеми —». |
| Графік роботи | З довідника графіків. «— Змінний / ручний (табель вручну) —»: тоді відпрацьовані дні відмічаються у планувальнику. |
| Стаття витрат P&L за замовчуванням | Куди у прибутках і збитках лягає вартість праці. За замовчуванням — «661 — Заробітна плата (оклади)». Компонент схеми може перевизначити статтю. |
| Змінні для формул ({{var_*}}) | Персональні числа працівника: наприклад, hour_rate = 250 (ставка за годину) чи salary = 25000. У формулах пишуть {{var_salary}}. Грошові значення — у гривнях. Кнопка «Додати змінну». |
| Спосіб виплати | «Документ постачання» — нараховується як зобов'язання, оплата пізніше (план у Календарі оплат); «Витрата» — виплата одразу на руки, гроші списуються з гаманця при проведенні. Особистий вибір працівника переважає значення у відомості. |
У картці існуючого працівника додатково:
- «Розрахунки з працівником» — «Ми винні працівнику» / «Переплата (винен нам)» / «Розрахунки закриті», плитки «Нараховано (net)», «Виплачено», «Залишок відпустки, дн.», «Ще не нараховано (події в черзі)» і розкривна «Виписка (N)» з усіма рухами.
- «Звільнення з розрахунком»: оберіть дату, натисніть «Розрахувати» — система покаже невикористану відпустку, середньоденний заробіток («нараховане за 12 міс / 365») і «Компенсація (розрахунково)»; можна ввести свою «Суму до виплати» з «Підставою ручної суми» (наприклад, вихідна допомога). Кнопка «Звільнити …» підтверджується вікном «Звільнити працівника?». Компенсація нараховується подією і потрапляє у фінальну відомість; відкриті заявки на відпустку скасовуються.
«Архівувати» ховає запис із розрахунків, історія відомостей зберігається.
Вкладка «Схеми оплати»
Схема — це шаблон розрахунку для посади («Менеджер з продажу»). Список: Назва схеми, Компоненти, Працівників, Версія («v1 · чернетка» або «v2 · у відомостях» із замком), Дії (архівувати). Кнопка «Створити схему».
Вікно схеми
Зверху «Перевірити» (результат: «Схема коректна»), «Зберегти», «Скасувати». Якщо версія вже використана у проведених відомостях, зверху попередження: збереження створить нову версію, а проведені відомості залишаться на старій.
- Назва схеми * («Вкажіть назву схеми») і Опис.
- Виплати (Календар оплат): Періодичність — «Щотижня», «Двічі на місяць», «Раз на місяць»; День тижня виплати (для щотижневої), День 1-ї виплати (1–28) і День 2-ї виплати (1–28, наступного місяця) (або «День виплати …»). Порожньо — беруться налаштування компанії (типово аванс 22-го числа, основна виплата 7-го числа наступного місяця). Основна виплата = нарахування мінус уже виплачені частини. Вихідний день переноситься на попередній робочий.
- Компоненти нарахувань і утримань — кнопка «Додати компонент». У кожного:
| Поле | Пояснення |
|---|---|
| Назва компонента | Обов'язкова («У кожного компонента має бути назва»). |
| Вид | «Нарахування» (додає) або «Утримання» (віднімає). |
| Тригер | «Щомісяця (період)» — рахується у кожній основній відомості; «За подією» — рахується, коли трапилась подія (угода, замовлення). |
| Тип події | Для тригера «За подією»: «Угода виграна», «Замовлення оплачене», «Замовлення відвантажене», «Етап техкарти закритий», «Ручне нарахування». |
| Формула, грн * | Обов'язкова («У кожного компонента має бути формула»). Див. розділ «Формули». |
| Офіційно (з податками) | Якщо вимкнено — «неофіційна доплата»: податки не нараховуються, окремий документ виплати; в управлінській собівартості та прибутках і збитках сума враховується. |
| Входить в аванс | Чи потрапляє компонент у розрахунок авансу. |
| Пропорційно відпрацьованому часу (розширені) | «Ні — повна сума» або «Так — за відпрацьованими днями табеля». Для окладу — так. |
| Метрика плану продажів (розширені) | Для токенів src_plan_*. Якщо в менеджера кілька планів на місяць, тут вказано, який мають на увазі токени. Немає плану — токени дорівнюють нулю, відомість рахується без помилки. Метрики: «Виручка», «Маржа», «Кількість виграних угод», «Нові клієнти», «Сума надходжень», «Лідів доведено до виграних», «Кількість дзвінків», «Кількість зустрічей». |
| Входить у податкову базу (розширені) | Вимикають для неоподатковуваних виплат. |
Під полем формули — готові шаблони (клік вставляє): «Оклад» (25000), «Почасова ставка», «Почасовка з трекера», «Оплата за день», «% від оплат», «Ставка × виробіток», «Оклад по днях», «Годинник за планом», «Півтори мінімалки», «Бонус за умовою», «Ступінчаста премія за планом».
Формули: мова і токени
Формула — вираз, результат якого — сума в гривнях. Можна користуватись:
- арифметикою
+ − * /і дужками; - порівняннями
> < >= <= == !=— вони повертають 1 (так) або 0 (ні); - функціями
min(a, b),max(a, b),if(умова, тоді, інакше),round(x),abs(x); - токенами у подвійних фігурних дужках, наприклад
{{src_paid_amount}}.
Умови комбінуються множенням (логічне «І»). Заперечення — (1 - умова).
Токени нарахувань (схеми оплати)
| Токен | Що це |
|---|---|
{{src_paid_amount}} | Оплачені рахунки за період, грн |
{{src_order_amount}} | Закриті замовлення за період |
{{src_shipped_amount}} | Відвантаження за період |
{{src_margin}} | Маржа по угодах |
{{src_deal_amount}}, {{src_deal_count}} | Виграні угоди: сума і кількість |
{{src_plan_target}}, {{src_plan_fact}}, {{src_plan_attainment}} | План продажів на місяць, факт за планом, виконання плану у % |
{{src_worked_days}} / {{src_norm_days}} | Відпрацьовані дні / норма днів місяця |
{{src_worked_hours}} | Відпрацьовані години |
{{src_plan_days}}, {{src_plan_hours}} | Заплановані дні й години за графіком |
{{src_task_hours}} | Години тайм-трекера (лише затверджені оплачувані — див. Облік часу) |
{{src_output_qty}} | Виробіток (закриті етапи техкарт) |
{{src_picked_lines}} | WMS: зібрані рядки |
{{c_1}}, {{c_2}}… | Результат іншого компонента цієї ж схеми |
{{var_*}} | Персональні змінні працівника |
{{gv_*}} | Глобальні змінні |
{{src_event_base}} | Для подієвих компонентів: сума закритої угоди, замовлення чи рахунку |
Приклади
- Оклад:
25000. - 5% від оплат:
{{src_paid_amount}} * 5 / 100. - Комісія в момент закриття угоди (тригер «За подією» + «Угода виграна»):
{{src_event_base}} * 5 / 100. - Оклад по днях:
{{var_salary}} / {{src_norm_days}} * {{src_worked_days}}. - Бонус за умовою:
if({{src_paid_amount}} > 100000, 5000, 0). - Штраф-утримання (вид «Утримання»):
if({{src_worked_days}} < {{src_norm_days}}, 500, 0).
Порада: повторюване правило («завжди, коли…») — це формула в схемі; разова подія («цього місяця за…») — вкладка «Бонуси та штрафи».
Вкладка «Податки та ставки»
Список податків: Податок (з міткою «системний» для стандартних), Напрям («Утримання з ЗП» чи «Нарахування на ФОП»), Формула, Стан («Активний»/«Вимкнений»), Дії. Кнопка «Створити податок». Системний податок можна змінити (формулу і назву — закон змінюється), але не напрям. Видалення питає «Видалити податок?»: працівники, яким він призначений, перестануть його сплачувати з наступного розрахунку, проведені відомості не змінюються.
Створення податку
- Назва * — «Вкажіть назву податку» (приклад: «Профспілковий внесок 1%»).
- Напрям — «Утримання з зарплати працівника» (віднімається від суми «на руки», як ПДФО) або «Нарахування на роботодавця (поверх ЗП)» (платить компанія додатково, як ЄСВ).
- Опис.
- Формула, грн * — «Вкажіть формулу».
- Перемикач «Активний (бере участь у розрахунках)».
- Кнопка «Тест на базі 25 000» — покаже результат формули в гривнях; перевіряйте перед збереженням.
Токени податкових формул
| Токен | Що це |
|---|---|
{{base}} | Оподатковувана база — сума офіційних нарахувань за місяць |
{{gross}} | Усе нараховане (брутто), включно з неофіційним |
{{psp}} | Податкова соціальна пільга (0, якщо не застосовується) |
{{is_advance}} | 1 — розрахунок авансу, 0 — основна відомість |
{{is_full_month}} | 1 — повний відпрацьований місяць |
{{is_main}} | 1 — основне місце роботи |
{{gv_...}} | Глобальні змінні (МЗП, пороги) |
Приклади: {{base}} * 0.05 (5%); if({{base}} > 50000, {{base}} * 0.05, 0) (лише над порогом); max({{base}} - 50000, 0) * 0.05 (лише з перевищення); прогресивна шкала min({{base}}, 50000) * 0.1 + max({{base}} - 50000, 0) * 0.2; фікс ({{base}} > 0) * 500. Поріг краще винести в глобальну змінну: if({{base}} > {{gv_tax_threshold}}, …).
Нижче таблиця «Глобальні змінні у формулах»: назва, токен, значення. Редагуються вони в Налаштування → Глобальні змінні. Зміна діє на наступні розрахунки — проведені відомості зберігають знімок формул.
Вкладка «Бонуси та штрафи»
Тут ручні нарахування й автоматичні події (комісії за угоди). Заголовок «Бонуси, штрафи та події» з підказкою «підхоплюються основною відомістю періоду». Кнопка «Нарахувати бонус / штраф», фільтр «Лише не у відомостях». Таблиця: Працівник, Подія («Угода», «Замовлення», «Оклад», «Бонус», «Бонус / премія», «Штраф / сторно»), Сума, Дата, Відомість («Відомість №…», «Очікує відомості» або «Скасовано»). Порожньо: «Разові бонуси і штрафи, а також автоматичні комісії за угоди з'являться тут».
Вікно «Бонус / штраф» («Подія потрапить у найближчу основну відомість працівника»): вид — «Бонус / премія» (додається до нарахувань, оподатковується) або «Штраф / утримання» (зменшує нарахування місяця); Працівник * («Оберіть працівника»); Сума, грн * («Вкажіть суму більше нуля»); Дата події; Підстава / коментар («Премія за проєкт / запізнення»). Подію, яку ще не включено у відомість, можна скасувати кнопкою «Скасувати подію».
Вкладка «Відомості»
Відомість — основний документ зарплати за період. Список «Розрахункові відомості»: Період, Тип («Аванс», «Основна», «Сторно»), Нараховано, До виплати, Податки (ПДФО+ВЗ+ЄСВ), Виплата, Статус, Дії. Порожній список: «Створіть першу відомість — аванс або основну за місяць».
Статуси
| Статус | Що означає |
|---|---|
| Чернетка | Створена, але ще не розрахована. |
| Розраховано | Система порахувала компоненти й податки; можна перерахувати. |
| Затверджено | Перевірено, готово до проведення. |
| Проведено | Створено документи для фінансів; для співробітника показується як «Виплачується». |
| Сторновано | Проведення скасовано. |
Створення відомості
Кнопка «Створити відомість». Вікно «Нова відомість» («Аванс — за першу половину місяця; основна — повний розрахунок із заліком авансу»):
- Тип відомості: Аванс — «ЗП за першу половину місяця. ПСП не застосовується»; Основна — «Повний місяць: компоненти, події, податки, залік авансу».
- Місяць і Рік.
- Охоплення: «Всі працівники (загальна відомість)» або одна людина — тоді окремі витрати, документи постачання й податкові документи по ній, а дати виплат беруться зі схеми.
- Спосіб виплати за замовчуванням: «Документ постачання — нараховано, оплата пізніше» або «Витрата — одразу на руки». Особистий спосіб працівника переважає.
Обмеження: основна відомість за період одна («Основна відомість за період уже існує (загальна або по цьому працівнику)»). Якщо аванс за період не створювався, система попередить: «За період немає авансу. Зарплата виплачується не рідше двох разів на місяць (ст. 115 КЗпП)…» — у вікні «Немає авансу за період» можна натиснути «Створити без авансу».
Робота з відомістю
Клік по рядку відкриває панель «Аванс/Основна відомість №… — місяць рік» («Статус: …»). Внизу — кнопки за станом:
- «Розрахувати» (або «Перерахувати») — на чернетці/розрахованій. Система обчислить компоненти схем, події, податки, залік авансу. Порожня відомість пропонує «Натисніть «Розрахувати»…».
- «Затвердити» — на розрахованій. Перед затвердженням потрібно звірити план/факт табелів: якщо не звірено, з'явиться блок «Звірка план/факт обов'язкова перед виплатою. Незвірені табелі:» зі списком працівників і кнопками «Звірено» та «Звірити всіх і затвердити». Звірка робиться і в планувальнику (режим «Факт»).
- «Провести» — на затвердженій. Спершу оберіть гаманець виплат («— гаманець виплат —»); без нього кнопка неактивна.
- У чернетці/розрахованій є «Видалити» («Чернетку буде видалено, заморожені події звільняться»); у проведеній — «Сторнувати» («Всі згенеровані документи (постачання, витрати, плани оплат) буде скасовано, події повернуться у чергу для наступної відомості. Пряма правка проведеної відомості заборонена»).
- Поле «Дата виплати (можна поза чергою)» — змінює планову дату виплати, поки відомість не проведена.
У розрахованій відомості є плитки: «Нараховано», «До виплати», «ПДФО + ВЗ», «ЄСВ (роботодавець)», «Вартість ФОП» і таблиця по працівниках: Працівник (з «22/22 дн. · повний місяць» і позначкою «донараховано до мін. бази ЄСВ»), Нараховано, ПДФО, ВЗ, ЄСВ, Аванс, До виплати. Розкривається розбір: по компонентах (з позначками «упр. контур», «утримання»), «ПСП (пільга до бази ПДФО)», податки («податок», «на роботодавця») і «Вартість для роботодавця (gross + ЄСВ)». В авансовій розрахованій відомості суму окремого рядка можна змінити кнопкою-олівцем («Змінити суму (видати поза чергою)»).
Розділ «Згенеровані документи» після проведення: «Призначення», «Документ» («Док. постачання #…» чи «Витрата #…»), «Сума», «Строк сплати».
Що відбувається в обліку
Розрахунок і затвердження проводок не створюють. Гроші рухаються при проведенні — через звичайні документи (не окремі спеціальні проводки):
- Режим «Документ постачання» (нараховано, оплата пізніше): створюється проведений документ постачання — витрата на вибрану статтю прибутків і збитків проти рахунку 661 (розрахунки з оплати праці). Плюс витрата-чернетка на планову дату виплати — вона з'являється в календарі оплат (Платіжний календар). Коли ви проведете цю витрату (реальна виплата), «Дт 661 / Кт гаманець» зменшить борг.
- Режим «Витрата» (одразу на руки): створюється проведена витрата: «Дт стаття витрат / Кт гаманець» — гроші одразу списуються.
- Податки (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) — завжди документом постачання на контакт «Державний бюджет»: Дт 663 / Кт 631, плюс витрата-чернетка на дедлайн сплати. ЄСВ — не пізніше 20-го числа наступного місяця; дату переносять лише на попередній робочий день.
- Неофіційні компоненти (без податків) — окремий документ виплати; в управлінському обліку вони враховуються.
Приклад. Оклад 25 000 грн, схема «Штатний». Розрахунок: нараховано 25 000; ПДФО 18% = 4 500, ВЗ 5% = 1 250; до виплати 19 250. ЄСВ 22% = 5 500 платить компанія поверх, тож вартість працівника — 30 500. Після проведення в режимі «Документ постачання» борг перед працівником — 19 250 (рахунок 661), борг перед бюджетом — 4 500 + 1 250 + 5 500. Виплата зарплати й податків — окремими проведеннями витрат, які ви бачите в календарі оплат.
Нарахована зарплата працівника розподіляється між проєктами пропорційно його затвердженим оплачуваним годинам — сума в проводках та сама, але її частка потрапляє в собівартість проєкту (Проєкти).
Після проведення відомості табель за цей місяць заморожується. Змінити проведену відомість не можна — лише сторнувати (документи скасовуються, події повертаються в чергу).
Вкладка «Мої нарахування»
Для співробітника: тільки його дані. Показує схему («Схема: …»), плитки «Нараховано за період», «До виплати (після податків)», відпрацьовані дні («22 / 22 дн.», план і факт, позначка «звірено»), «Час за задачами (трекер)»; розбір відомості «Розрахунок за <місяць рік>» (нараховано, податки, «Зараховано аванс», «До виплати», дата виплати), таблицю «За що нараховано» (угоди, замовлення, рахунки, бонуси зі статусом «у відомості» або «очікує відомості») і «Час за задачами». Порожньо: «Відомостей за період ще немає — нарахування з'являться після розрахунку».
Права доступу
- Групи «Кадри» та «Зарплата» — право «HR: налаштування» (перегляд). Створення, зміна, проведення й видалення вимагають відповідних дій цього права: наприклад, «Розрахувати», «Затвердити», «Провести», «Сторнувати», зміна податків і створення бонусів.
- Вкладки «Мої відсутності» та «Мої нарахування» — право «HR: кабінет співробітника». Працівник бачить лише себе.
- Погоджувач бачить вкладку «Погодження» за призначенням у «Налаштування → Погодження».
- Права налаштовуються в Ролях і правах.
Типові помилки і питання
- «Перед затвердженням звірте план/факт табелів працівників». Відкрийте планувальник і звірте табелі, або натисніть «Звірити всіх і затвердити» у самій відомості.
- Кнопка «Провести» неактивна. Не вибрано «гаманець виплат».
- «Основна відомість за період уже існує». Для місяця може бути лише одна основна відомість. Якщо помилились — «Сторнувати» проведену чи «Видалити» чернетку.
- «Проведена відомість не редагується — використайте сторно». Так задумано: історія не переписується.
- Комісія не нарахувалась. Працівник має бути прив'язаний до користувача системи (угоди й замовлення прив'язані до користувача), а компонент — мати правильний тригер.
- Змінив формулу, а стара відомість не змінилась. Проведені відомості зберігають знімок формул. Це правильно.
- Не потрапили години в почасову оплату. Враховуються лише затверджені оплачувані години (Облік часу).