Прогноз залишку грошей за днями, касовий розрив, прострочені платежі та дії: оплатити, перенести, скасувати.

Календар оплат

Календар оплат показує прогноз ваших грошей на місяць уперед. Він бере поточний залишок на рахунках і накладає на нього все, що заплановано: рахунки до оплати, витрати, регулярні платежі, платежі за кредитами, зарплату й податки. День за днем система рахує, скільки грошей буде на кінець дня, і попереджає, якщо в якийсь день грошей забракне. Така ситуація називається касовий розрив.

Це не лише звіт: прямо з календаря можна оплатити витрату, прийняти оплату за рахунком, перенести платіж на іншу дату (навіть перетягнути мишею) чи скасувати його. Перед перенесенням або скасуванням календар показує прогноз «що буде, якщо».

Де знайти

Меню Звіти → Календар оплат. Адреса: /reports/payment-calendar.

Верхня частина сторінки

Календар оплат

Чотири картки

Картка	Що означає
Поточний залишок	Скільки грошей зараз на всіх ваших гаманцях (у гривнях). Підпис: «На N рахунках».
Планові надходження	Сума всіх очікуваних (і вже проведених) надходжень обраного місяця. Якщо є прострочені очікування, нижче написано: «+ N прострочених на X ₴»; у суму вони не входять.
Планові витрати	Сума всіх запланованих витрат місяця. Якщо витрат більше, ніж надходжень, з'являється підпис «Витрати перевищують доходи».
Прогноз / Ризик розриву	Якщо розриву не буде, картка називається «Прогноз» і показує очікуваний залишок на кінець місяця й підпис «Без ризику касового розриву». Якщо в якийсь день гроші закінчаться, картка стає червоною, називається «Ризик розриву», показує від'ємну суму першого дня розриву й причину.

Блок «Касовий розрив»

З'являється, якщо розрив є: «з 12 вересня», сума й «Причина: ...». Нижче йде список документів-винуватців: назва, тип, дата, сума, і позначка «прострочено», якщо це старий несплачений борг. Найчастіше причиною стають прострочені зобов'язання, які «висять» з минулого і вже вирахувані з залишку.

Блок «Прострочені»

Показується, якщо є прострочені документи. Заголовок: «N вхідних на X ₴» і «M вихідних на Y ₴». Натисніть на блок, і розгорнуться два списки: «Вхідні (нам винні)» (клієнти не заплатили) і «Вихідні (ми винні)» (ми не заплатили). Біля кожного запису є ті самі дії, що й у календарі (оплатити, перенести, скасувати). Простроченими вважаються неоплачені документи з датою раніше за сьогодні; їх глибина обмежена горизонтом (за замовчуванням 90 днів, див. фільтри).

Графік «Динаміка залишку коштів»

Показує день за днем від 14 днів тому до 30 днів уперед: зелені стовпці означають надходження, червоні витрати, синя лінія залишок. Пунктирна лінія відповідає нулю: якщо синя лінія опускається під неї, це розрив. Графік реагує на ті ж фільтри, що й решта сторінки, але період у нього свій, він не залежить від обраного місяця.

Панель керування календарем

Стрілки ‹ › біля назви місяця перемикають на попередній і наступний місяць; кнопка «Сьогодні» повертає на поточний.
«Прогнозні з угод/замовлень»: перемикач, який додає сірий «прогнозний» шар, тобто очікувані надходження з відкритих угод (сума, що залишилась, × ймовірність) і з замовлень (весь неоплачений залишок) за очікуваною датою закриття. Прогнозні суми не змінюють баланс і розрив, вони потрібні лише для орієнтиру. Стан перемикача запам'ятовується у вашому браузері.
«Фільтри» розкриває панель фільтрів (бейдж із кількістю активних фільтрів).
«Сітка» / «Список»: два вигляди місяця.
«Запланувати» створює планову витрату (див. нижче).

Фільтри

Рахунок: вибір одного гаманця («Усі рахунки»).
Валюта: лише документи в обраній валюті.
Стаття ДДС: вибір статті витрат (рахунку обліку), наприклад «921 Оренда офісу та комунальні».
Статус витрати: кнопки-«чіпи» «Чернетка», «Підтверджено», «Скасовано». За замовчуванням враховуються чернетки й підтверджені, а скасовані ні.
Статус рахунку: кнопки за статусами рахунків.
Прострочені: галочка «Враховувати» та число днів (за замовчуванням 90, від 1 до 3650). Число задає, як глибоко в минуле дивитися за простроченими. Без галочки прострочені зникають із блоку й із розрахунку залишку.

Внизу панелі є напис «Активних фільтрів: N» і кнопка «Скинути». Зверніть увагу: якщо обрати конкретний рахунок або статтю ДДС, платежі за кредитами й прогноз з угод у календар не потраплять, бо в них немає гаманця чи статті, за якими їх можна відфільтрувати.

Вигляд «Сітка»

Класичний місячний календар (тиждень з понеділка). У кожному дні:

кольорові «таблетки» з подіями: зелена «стрілка вниз» означає надходження, червона «стрілка вгору» витрату, сіра прогноз. Сума скорочена: «+19к» = 19 тисяч гривень. Великі суми (від 100 000 ₴) залиті суцільним кольором. Показано до трьох подій, решта ховається під «+N ще»;
внизу дня видно залишок на кінець дня у тисячах гривень (наприклад «1370к»);
день розриву підсвічений, з позначкою «Розрив» і від'ємним залишком. Якщо в такий день немає подій, наведіть курсор, і підказка пояснить причину.

Клік по дню (де є події) відкриває бічну панель з датою, кількістю операцій, «Баланс дня» та переліком: тип і назва, контрагент, гаманець, статус, сума, кнопки дій. Угорі перелік «Усього за день».

Перетягування: «таблетку» витрати чи рахунку можна перетягнути на інший день, і відкриється діалог перенесення з уже заповненою датою. Перетягувати можна лише рахунки й витрати (не скасовані).

Вигляд «Список»

Ті самі події, згруповані за днями. У заголовку дня стоять число, місяць і сума за день (зелена при плюсі, червона при мінусі; день розриву позначений). Колонки рядка: тип і назва, контрагент, гаманець, статус (значок), кнопки дій, сума з «+» або «−». Дні без подій не показуються.

Типи подій

«Витрата», «Рахунок», «Платіж», «Регулярна витрата», «Регулярний рахунок», «Платіж за кредитом», «Операція за кредитом», «Прогноз з угоди», «Прогноз із замовлення», «Зарплата», «Податок».

Значки статусу: «Підтверджено», «Сплачено», «Прогноз», для решти «Заплановано».

Календар збирає події з різних джерел: рахунки з обіцяною датою оплати (вихідний рахунок клієнту дає надходження, вхідний від постачальника дає витрату), чернетки витрат і підтверджені витрати з датою, уже проведені платежі, регулярні рахунки й витрати (за розкладом), терміни графіків кредитів і позик, прогноз зарплат і податків із відомостей, що ще не проведені. Документи без дати в календар не потрапляють.

Як рахується залишок і розрив

Береться сума залишків усіх гаманців у гривнях на сьогодні.
З неї «знімається» те, що вже виконано і буде показане у власний день: підтверджені витрати та проведені платежі повертаються в план на свою дату.
Прострочені вихідні зобов'язання (ми винні) віднімаються від стартового залишку одразу, адже це борг, який «висить». Прострочені вхідні очікування (нам винні) залишок не збільшують, бо гроші ще не отримані.
Далі день за днем: залишок = попередній + надходження дня − витрати дня.
Перший день, коли залишок став меншим за нуль, вважається початком касового розриву.

Приклад: сьогодні на рахунках 100 000 ₴, є прострочений борг постачальнику 30 000 ₴. Стартовий залишок 70 000 ₴. 5-го числа платіж оренди 40 000 ₴, залишається 30 000 ₴. 12-го зарплата 45 000 ₴, і залишок стає −15 000 ₴. З 12-го календар покаже розрив і назве винуватцями зарплату та прострочений борг.

Дії з платежами

При наведенні на рядок (у списку, у панелі дня, в блоці «Прострочені») з'являються іконки-дії. Набір дій залежить від типу запису:

Запис	Доступні дії
Вихідний рахунок клієнту (очікуване надходження)	«Оплатити», «Часткова оплата», «Перенести», «Скасувати»
Вхідний рахунок (ми винні постачальнику)	«Перенести», «Скасувати»
Витрата у чернетці	«Оплатити», «Перенести», «Скасувати»
Підтверджена витрата	«Перенести»
Регулярні платежі, кредити, зарплата, податки, прогнози	Немає (їх змінюють у відповідних розділах)

«Оплатити» / «Часткова оплата» для рахунку

Відкривається вікно платежу, у якому вже підставлено контрагента й рахунок. Для «Оплатити» підставляється сума неоплаченого залишку рахунку, для «Часткова оплата» поле суми порожнє, введіть свою. Після збереження: «Платіж створено», календар оновлюється. Що це змінює в обліку: гроші надходять на гаманець, зменшується борг клієнта (Дт «Гроші» / Кт 361). Докладно про платежі читайте в розділі Операції (платежі й витрати).

«Оплатити» для витрати

Система питає: «Підтвердити витрату «...» на N ₴? Кошти буде списано з гаманця.» Після підтвердження витрата стає «Підтверджено» і гроші списуються з гаманця. Повідомлення: «Витрату підтверджено» або «Не вдалося підтвердити витрату».

«Перенести»

Діалог «Перенести платіж»: назва, сума, «зараз: дата», поле «Нова дата». Змінюючи дату, ви одразу бачите блок «Що буде, якщо:», де для «Каса на кінець періоду» і «Касовий розрив» показано поточне й нове значення. Кнопки: «Відміна» і «Перенести». Для рахунку змінюється «Обіцяна дата оплати», для витрати змінюється дата витрати. Повідомлення: «Платіж перенесено».

«Скасувати»

Діалог «Скасувати» із застереженням: для рахунку це «Рахунок буде переведено у статус «Скасовано» і він зникне з прогнозу», для витрати «Витрату буде переведено у статус «Скасовано» і вона зникне з прогнозу». Також показується прогноз «що буде, якщо». Кнопка називається «Підтвердити скасування». Повідомлення: «Скасовано». Увага: така дія змінює сам документ, а не лише вигляд календаря.

Кнопка «Запланувати»

Відкриває бічну панель «Запланувати операцію» («Додати надходження або витрату в календар») з перемикачем «Тип операції»:

Надходження плануються рахунком, тому панель лише пояснює: створіть рахунок клієнту й вкажіть «Обіцяну дату оплати»; кнопка «Створити рахунок» веде до списку рахунків.
Витрата заводиться у формі: Сума* (в гривнях), Дата платежу*, Призначення (Опис) (за замовчуванням «Планова витрата»), Гаманець*, Стаття витрат* (список рахунків обліку витрат). Кнопка «Додати в план». Створюється звичайна витрата в статусі «чернетка» з однією позицією, і вона з'явиться в календарі як планова. Повідомлення: «Планову витрату додано в календар». Без обов'язкових полів побачите підказки: «Вкажіть суму», «Вкажіть дату», «Оберіть гаманець», «Оберіть статтю витрат».

Поки витрата в чернетці, гроші з гаманця не списуються: вона лише в плані. Списання відбудеться, коли ви її підтвердите (дія «Оплатити»).

Експорт

На цій сторінці немає кнопки вивантаження в Excel чи друку. Для даних про рух грошей за минулий період використовуйте Фінансовий звіт (його експорт «Звіт про рух грошових коштів»).

Права доступу

Для перегляду потрібне право «Фінансові звіти» (група «Звіти» в налаштуванні ролі, fin_report). Дії з календаря виконують звичайні операції в інших модулях, тому для них потрібні відповідні права: створення платежів, зміна витрат і рахунків. Якщо права немає, після натискання ви побачите повідомлення про помилку. Як це налаштувати, описано в розділі Ролі та права.

Типові питання

Календар показує розрив, а у сітці подій немає. Найімовірніше, розрив викликаний простроченим боргом. Відкрийте блок «Причина» нагорі або розгорніть «Прострочені».
Рахунок не з'являється в календарі. У ньому має бути заповнена «Обіцяна дата оплати», статус не скасований, а вибраний статус не відфільтрований у «Статус рахунку».
Що вважати «простроченим»? Несплачений документ із датою раніше за сьогодні. Перенесіть дату вперед, і він знову стане звичайною подією.
Чому сума «Прогноз» відрізняється від залишку на кінець місяця у графіку? Графік має власний діапазон дат: від 14 днів тому до 30 днів уперед.

Календар оплат