Етапи і робоча структура
Дерево етапів проєкту з планом, фактом, відхиленням і готовністю; як додавати етапи та рахується прогрес.
Етапи і робоча структура проєкту: що це і навіщо
Великий проєкт зручно розкласти на етапи: «Проєктування», «Закупівля», «Монтаж», «Здача». Етапи можуть мати підетапи — так виходить дерево. Це і є структура робіт. Головна ідея: етап «володіє» своєю роботою. Задачі, витрати, години, рахунки й документи постачання прив'язуються до етапу, тому керівник бачить, який саме етап з'їв бюджет, не відкриваючи бухгалтерію.
На кожному етапі видно план (скільки заклали), факт (скільки реально витрачено), відхилення (різницю) і готовність у відсотках. Факт береться з проведених документів, тому цифри етапів збігаються з фінансами.
Де знайти
Ліве меню → «Проєкти» → відкрийте проєкт → вкладка «Структура робіт» (адреса /project/номер, лічильник на вкладці — кількість етапів верхнього рівня). Про сам проєкт — у інструкції Проєкти.
Що показує вкладка
Зверху, якщо в проєкті є незавершений етап, — фіолетова панель «ПОТОЧНИЙ ЕТАП». Поточним вважається перший «листок» дерева (етап без підетапів) зі статусом «У роботі» або «Заплановано» — завершені й скасовані пропускаються. На панелі:
- назва етапу і значки: «до дд.мм.рррр» (дедлайн), «N задач відкрито», «N год» (записані години);
- кнопки «Додати роботу» і «Етап» (редагувати цей етап) — для тих, хто має право редагувати проєкт;
- плитки ПЛАН, ФАКТ, ЗАЛИШОК (або ПЕРЕВИТРАТА, якщо вийшли за план) — лише з правом на гроші, та ГОТОВНІСТЬ.
Нижче — заголовок «Структура робіт», кнопка «Етап» і таблиця:
| Стовпець | Що означає |
|---|---|
| ЕТАП / РОБОТА | Назва етапу з кольоровою крапкою статусу (Заплановано, У роботі, Завершено, Скасовано) і значками про наповнення. |
| ДЕДЛАЙН | Планова дата завершення етапу. |
| ПЛАН | Заплановані витрати. Тільки з правом на гроші. |
| ФАКТ | Реальні витрати з проведених документів. Тільки з правом на гроші. |
| ВІДХИЛЕННЯ | План мінус факт. Якщо витратили більше, ніж заплановано, число позначається як перевитрата. |
| ГОТОВНІСТЬ | Смужка і відсоток виконання. |
Внизу — рядок «РАЗОМ» з підсумками. Якщо в проєкті є робота без етапу, вона не губиться: з'являється окремий рядок «Поза етапами», щоб сума дерева завжди дорівнювала сумі проєкту.
Значки біля назви етапу
- іконка задач: «3 з 5» — три відкриті з п'яти, або просто «5», якщо всі закриті;
- іконка документів — загальна кількість витрат, документів постачання й рахунків;
- іконка годинника — «N год» записаних годин;
- «прострочено» — дедлайн минув, а етап не завершено;
- «план з підетапів» — у етапу є підетапи, і його план дорівнює сумі планів підетапів.
Розкриття етапу
Клік по рядку етапу (або по стрілці) розкриває його вміст: список задач, витрат, документів постачання, рахунків, годин і списань матеріалів. Кожен рядок містить назву-посилання (веде у відповідну картку), тип роботи, дату, суму факту і виконавця. Якщо роботи ще немає — «Тут ще немає роботи.» і кнопка «Додати». Праворуч у рядку етапу кнопка «+» (підказка «Додати роботу до етапу»), а в рядку «Поза етапами» — «Додати роботу поза етапами».
Якщо етапів ще немає, вкладка підказує: «Етапів ще немає. Розкладіть проєкт на етапи — і задачі, витрати, документи та години ляжуть саме туди, а не в загальний котел».
Створення етапу
Натисніть «Етап» — у шапці проєкту, у панелі «Поточний етап» або над таблицею. Відкриється вікно «Новий етап» (підзаголовок «Структура робіт»).
| Поле | Обов'язкове | Що означає, приклад |
|---|---|---|
| Назва етапу * | Так | Приклад: «Монтаж». Без назви — «Вкажіть назву етапу». |
| Входить в етап | Ні | Оберіть батьківський етап, щоб зробити підетап. «— верхній рівень —» означає окремий етап. Себе чи власний підетап обрати не можна. |
| Статус | Ні | «Заплановано», «У роботі», «Завершено», «Скасовано». |
| Початок і Дедлайн | Ні | Дати етапу. Дедлайн раніший за початок — помилка «Дата завершення етапу раніша за початок». |
| План витрат | Ні | Бюджет етапу, наприклад 120000. Поле є лише з правом на гроші. Для етапу з підетапами поля немає: замість нього підказка «План цього етапу — … — рахується як сума підетапів і тут не редагується». |
| Сума до виставлення | Ні | Скільки ви плануєте виставити замовнику за цей етап (віха). Пізніше ця сума підтягується в акт або рахунок за етапом. Поле — тільки з правом на гроші й не для етапів з підетапами. |
| Готовність вручну, % | Ні | Число від 0 до 100. Якщо порожньо — готовність рахується сама, див. нижче. |
| Опис | Ні | Вільний текст. |
Кнопка «Зберегти» створює етап («Етап додано»), «Відмінити» закриває вікно. Від'ємні суми не приймаються («Суми етапу не можуть бути від'ємними»).
Редагування і видалення етапу
Редагувати можна етап, який зараз є «поточним»: кнопка «Етап» у фіолетовій панелі відкриває його вікно (воно називається «Етап проєкту»). У рядках таблиці окремої кнопки редагування немає — там лише «+» для додавання роботи. Щоб змінити інший етап, спершу зробіть поточним потрібний (завершіть або скасуйте етапи, що стоять вище). Після збереження — «Етап збережено». У вікні редагування зліва внизу є кнопка «Видалити»: вона забирає етап («Етап видалено»). Якщо на етапі вже є проведені суми, видалення заборонене, щоб не знищити аналітику проведених документів (система відповість, що за етапом уже є документи або проводки).
Як рахується готовність
- Якщо ви ввели «Готовність вручну, %» — показується саме воно.
- Якщо ні і етап «Завершено» — 100%.
- Інакше рахується освоєння бюджету: факт ÷ план. Приклад: план 100 000, витрачено 40 000 — готовність 40%.
- Якщо плану немає, готовність 0%: система не вигадує відсоток, якого не знає. Так само 0% у скасованого етапу.
Заповнюйте ручний відсоток тоді, коли прогрес знає керівник, а не гроші (наприклад, у розробці).
Готовність усього проєкту на картці (для тих, хто не бачить гроші) рахується за кількістю завершених етапів-листків.
Що відбувається в обліку
- Сам етап — це лише позначка, проводок він не створює. Проводки створюють документи, прив'язані до етапу.
- Коли витрата, документ постачання чи рахунок отримує етап, кожна його проводка так само помічається цим етапом. Тому «ФАКТ» етапу — це сума проведених проводок, а не сума документів: якщо документ скасувати чи сторнувати, факт зменшиться сам.
- Приклад: етап «Монтаж» має план 120 000. Ви додали витрату на 30 000 (проведена) і чернетку витрати на 10 000. У факт піде лише 30 000 — чернетка ще не проведена. Відхилення: 90 000.
- Етап може мати «Суму до виставлення»: з неї потім створюється акт виконаних робіт (див. Задачі, витрати, документи проєкту). Підписання акта проведе виручку й спише накопичені витрати етапу.
Права доступу
- Кнопки «Етап», «+», «Додати роботу» та зміна етапу доступні лише тим, хто має право редагувати проєкти.
- Без права «Вартість проєктів» стовпці ПЛАН, ФАКТ, ВІДХИЛЕННЯ, суми у розкритих рядках і поля «План витрат» та «Сума до виставлення» не показуються.
- Докладніше — у Ролі і права.
Типові помилки і питання
- «Етап не може бути власним підетапом». Ви обрали в «Входить в етап» той самий етап або його власний підетап — вийшло б коло.
- Не можу змінити план етапу. У нього є підетапи — план рахується з них. Змініть план у підетапах.
- Витрата не потрапила у факт. Швидше за все, вона ще чернетка. Факт береться лише з проведених документів.
- Не вдається видалити етап. На ньому вже є проведені суми. Поставте статус «Скасовано» замість видалення.
- Прострочено. Дедлайн етапу минув, а статус не «Завершено». Завершіть етап або перенесіть дедлайн.