Прибуток проєкту видно ще під час робіт
Етапи, задачі, години команди, закупівлі й акти живуть в одній картці проєкту. Витрати й виручка потрапляють у P&L проєкту з тих самих документів, що й у загальний звіт компанії, тому маржу видно, поки ще можна щось виправити.
- Етапи з вкладеністю, бюджет і факт згортаються як у MS Project.
- Витрату, закупівлю чи години додають прямо з етапу.
- Прогноз до завершення й очікувана маржа на кожен день.
- Проміжні акти, аванси й гарантійні утримання під контролем.
Фінанси проєкту: договір, факт витрат, прогноз і очікувана маржа
Знайомо?
Як проєкт із плюсом закривається в мінус
Прибуток видно після здачі
Що проєкт вийшов у мінус, з’ясовується, коли акт уже підписано й переговорити ціну не вийде.
Усе в різних таблицях
Години команди в одному файлі, закупівлі матеріалів у бухгалтера, акти в папці менеджера. Звести їх до одного числа ніхто не встигає.
Час команди нікому не відомий
Інженер пів тижня сидів на гарантійних виїздах, а в звіті проєкту його годин немає зовсім.
Утримання забули забрати
Замовник лишив 10 % до кінця гарантії, а через рік про ці гроші вже ніхто не пам’ятає.
Як це закриває Silium
Усе, що вміє модуль «Проєкти»
23 можливості у 6 розділах. Кожна з екраном системи.
Головне
1. Структура робіт
Етапи з бюджетом і термінами, як у MS Project
Було: план робіт у Excel, факт у бухгалтерії, і порівнюють їх раз на місяць, якщо згадають.
Проєкт ділиться на етапи й підетапи будь-якої глибини. У кожного етапу свій бюджет, дати й прогрес, а зведений етап сам підсумовує план і факт усіх вкладених. Відхилення від плану видно по кожному рядку, а витрати поза етапами показуються окремо, тому нічого не губиться.
Структура робіт проєкту: план, факт, відхилення
2. Робота на етапі
Задачі, витрати й закупівлі там, де вони відбуваються
Було: закупівлю для об’єкта провели загальною витратою, і в проєкт вона так і не потрапила.
Кнопка «Додати роботу» на етапі створює задачу, витрату, документ постачання чи запис часу, а проєкт і етап система проставляє сама. Картка проєкту має вкладки Задачі, Час, Витрати, Документи, Структура робіт, Фінанси й Команда, тож усе по проєкту видно в одному місці.
Канбан задач
3. Облік часу
Години команди, які затверджує керівник
Було: години записують «по пам’яті» в п’ятницю, і половину з них неможливо прив’язати до проєкту.
Працівники фіксують час таймером у задачі або записом вручну, з позначкою, чи він оплачуваний замовником. Керівник підрозділу затверджує години у своїй вкладці. З незабілених оплачуваних годин одним кліком формується рахунок клієнту.
Облік часу команди за проєктами й задачами
4. Фінанси проєкту
P&L і прогноз до завершення на кожен день
Було: маржа проєкту рахується в кінці, коли переробки вже оплачено.
Виручка, собівартість і витрати проєкту беруться з тих самих документів, що й загальний звіт, тому сума P&L усіх проєктів разом з непроєктними операціями дорівнює P&L компанії. Прогноз до завершення показує, скільки ще витратите за планами етапів і який результат очікувати.
5. Договори й акти
Проміжні акти, аванси й утримання без ручних розрахунків
Було: скільки замовник заплатив авансом і скільки ще має виставити, рахують у таблиці з усіма платежами.
Договір і додаткові угоди прив’язуються до проєкту, а проміжний акт по етапу створюється з віхи: на явну суму або на залишок віхи мінус уже виставлені акти. Оплачено, виставлено й аванс рахуються з платежів замовника, а гарантійне утримання ведеться окремою операцією з датою звільнення.
6. Рентабельність проєктів
Які проєкти заробляють, а які лише завантажують команду
Було: усі проєкти здаються прибутковими, поки не порахувати офіс, керівників і простій.
Звіт «Рентабельність проєктів» показує виручку, витрати й маржу всіх проєктів за період поруч. Накладні витрати компанії можна розподілити на проєкти прямо у звіті, і він однаково зійдеться із загальним P&L. Позначка «Сходиться з P&L компанії» підтверджує, що жодна гривня не загубилась.
Рентабельність проєктів
Задачі й терміни
7. SLA на задачі
Час реакції й вирішення задається на проєкті. Дедлайни фіксуються при створенні задачі, а прострочення видно на картці.
Сервісний проєкт: заявки з SLA реакції 30 хв і усунення 4 год
8. Канбан проєкту
Задачі проєкту на дошці за статусами в тому ж вигляді, що й загальний канбан завдань, з позначкою SLA на картці.
Канбан задач проєкту за статусами
9. Діаграма Ганта
Задачі від дати старту до дедлайну, згруповані за етапами, з лінією «сьогодні».
Діаграма Ганта: задачі за етапами з лінією сьогодні
10. Фільтр задач за етапом
Задачі проєкту фільтруються за етапом і виконавцем у списку, на канбані й на Ганті. Керівник бачить лише те, що стосується етапу.
Список задач проєкту з фільтрами за етапом і виконавцем
11. Список проєктів
Усі проєкти зі статусом, клієнтом, сумою договору й дедлайном, з фільтрами й вивантаженням в Excel.
Список проєктів зі статусами й сумами договорів
Час і команда
12. Рахунок з годин
Оплачувані години, ще не виставлені замовнику, збираються в рахунок одним кліком і більше не потрапляють у наступний.
Рахунок за 48 годин команди за червень-вересень
13. Команда проєкту
Учасники зі ставками, їхні години, завантаження й оцінка маржі за людьми.
Команда проєкту зі ставками, годинами й маржею
Гроші проєкту
14. Гарантійні утримання
Відсоток утримання й дата звільнення на проєкті. Гроші, які замовник поверне після гарантії, не губляться в загальній дебіторці.
Розрахунки за договором: утримання 10% і дата повернення
15. Виручка за відсотком виконання
Для довгих договорів виручка визнається щомісяця пропорційно виконаним витратам, а не одним актом у кінці.
Визнання доходу за відсотком готовності: вересень 20%, жовтень 46%
16. Капітальні проєкти
Витрати на власний об’єкт чи обладнання накопичуються в проєкті й при введенні в експлуатацію стають основним засобом.
Капітальний проєкт: 342 300 грн накопичено на 152 до введення в експлуатацію
17. Незавершене виробництво
Витрати довгого проєкту накопичуються і списуються у собівартість разом з актом. Місяць без актів не виглядає збитковим.
Незавершене виробництво: понесено, списано й залишок
18. Документи проєкту
Рахунки, акти й витрати проєкту зібрані в одній вкладці з сумами. Не треба шукати їх по всій системі за назвою обʼєкта.
Документи проєкту: рахунки й акти з сумами
Налаштування й права
19. Права на проєкти
Окремі права на ведення проєкту, його налаштування й гроші. Сума договору й маржа ховаються від тих, кому їх бачити не треба.
Роль: права на проєкти, їхні налаштування й гроші
20. Тип проєкту задає облік
При створенні обирається тип: внутрішній, підряд, сервіс чи капітальний. Облік витрат, виручки й SLA налаштуються самі, без бухгалтера.
Новий проєкт: вибір типу з готовим обліком
21. Підпроєкти
Проєкт можна вкласти в більший: черги будівництва чи філії одного договору. Кожен рахується окремо, а разом видно загальну картину.
Картка проєкту з полем «Входить у проєкт»
22. Власні поля проєкту
До проєкту додаються свої поля: адреса обʼєкта, номер дозволу, тип робіт. Вони є у формі, фільтрах і шаблонах документів.
Додаткові поля проєкту: адреса обʼєкта, номер дозволу, тип робіт
Екрани
23. Ще екрани модуля
Кадри з демо-компанії. Натисніть на кадр, щоб розгорнути.
Картка задачі з таймером
1 / 3Працює разом з іншими модулями
Дані вводяться один раз і далі йдуть по ланцюгу без копіювання.
P&L проєкту будується з тих самих операцій, що й загальний звіт, і сходиться з ним.
Затверджені години йдуть у табель, а зарплата розноситься на проєкти пропорційно часу.
Замовник, договір і рахунки беруться з картки клієнта, а оплати закривають його борг.
Закупівлі й списання матеріалів на об’єкт потрапляють у витрати етапу.
Хто працює в модулі
Управління проєктами й облік прибутковості проєктів
Модуль «Проєкти» поєднує управління проєктами й фінанси: етапи з бюджетом і термінами, задачі на канбані й діаграмі Ганта, облік робочого часу, витрати й акти виконаних робіт на етапі та P&L кожного проєкту з тих самих проводок, що й загальний звіт.
Система управління проєктами підходить для будівельних і монтажних підрядників, агенцій і сервісних компаній: гарантійні утримання, визнання виручки за відсотком виконання, рахунки з відпрацьованих годин, SLA на задачі й права доступу для команди.
Часті питання про модуль «Проєкти»
Проєкт є розрізом обліку: кожна витрата, закупівля, акт і година команди, прив’язані до проєкту, потрапляють у його P&L. Тому прибуток проєкту видно під час робіт, а не після підписання останнього акта.
Ні. Тип проєкту обирається при створенні, і облік налаштовується сам. Керівник працює з етапами, задачами, годинами й актами.
Так. Для агенцій, ІТ і сервісу проєкт живе задачами й годинами: вкладка «Задачі» відкривається першою, а структура робіт потрібна лише там, де є етапи й віхи.
Нарахована зарплата розноситься на проєкти пропорційно годинам у табелі, тож сума не змінюється, а собівартість проєкту включає працю людей.
Лише якщо йому це дозволено. Право на фінанси проєкту окреме: без нього людина бачить задачі й етапи, але не суму договору, витрати й маржу.
Подивіться модуль на своїх даних
14 днів повного доступу без оплати або демо на 30 хвилин, де ми покажемо модуль на ваших товарах, клієнтах і процесах.