Як підключити поштову скриньку, читати й писати листи в Silium, зв'язувати листування з клієнтами та створювати з листа лід, угоду чи рахунок. Шаблони листів і права доступу до скриньок.

Що це і навіщо

Модуль «Пошта» працює як ваша поштова скринька всередині Silium. Ви читаєте й пишете листи там само, де працюєте з клієнтами, а система сама «розкладає» листування по картках: лист від відомого клієнта прив'язується до його контакта чи контрагента, а з листа одним натиском можна створити лід, угоду, замовлення, рахунок чи витрату. Так історія листування не губиться в чиїйсь особистій пошті, а завжди видна в картці клієнта всім, кому дозволено.

Підключається звичайна пошта за протоколами IMAP (отримання) і SMTP (відправка), тому підійде пошта на власному домені, Gmail (із паролем застосунку), Ukr.net та інші.

Де знайти

Робота з листами: пункт меню «Пошта» (розділ «Комерція» у лівому меню), адреса /email-new. Конкретна папка відкривається за адресою /email-new/inbox, /email-new/sent, /email-new/drafts тощо, лист за адресою /email-new/thread/….
Підключення й доступи: Налаштування → Інтеграції → Email, адреса /settings/integrations/email.
Шаблони листів: Налаштування → Шаблони листів, адреса /settings/email-template.
Листи клієнта в його картці: вкладка зв'язків, блок «Пошта».

Пункт «Пошта» в меню з'являється тільки якщо у вас є доступ хоча б до однієї поштової скриньки. Якщо ви його не бачите, скриньку ще не підключено або вам не надали до неї доступ.

Підключення пошти (для адміністратора)

Підключення пошти

Крок 1. Підключити інтеграцію

Відкрийте Налаштування → Інтеграції, плитка Email («Підключіть IMAP/SMTP пошту та обробляйте листи в єдиному вікні»), натисніть «Налаштувати».
Побачите сторінку «Email інтеграція» з написом «Інтеграцію не підключено». Натисніть «Підключити», з'явиться тост «Інтеграцію підключено».
Тепер сторінка показує статус «Підключено» з позначкою «Активна», а також технічні дані: Tenant ID і замаскований API Key. Вони потрібні лише службі підтримки. Кнопка «Відключити» зупиняє синхронізацію (питання «Відключити інтеграцію?», пояснення: «Скриньки та листи залишаться в базі, але синхронізація зупиниться»).

Крок 2. Додати скриньку

У блоці «Поштові скриньки» натисніть «Додати скриньку». Відкриється вікно «Додати поштову скриньку»:

Поле	Обов'язкове	Що вводити
Email	Так	Адреса скриньки, наприклад `sales@company.ua`.
Ім'я відправника (From:)	Ні	Як вас побачить адресат, наприклад «Відділ продажів». Якщо порожньо, показується адреса.
Логін (username)	Так	Логін для входу в пошту. Часто збігається з адресою.
Пароль	Так	Пароль скриньки (для Gmail потрібен пароль застосунку). Під полем написано, що пароль передається лише на поштовий сервер і в CRM не зберігається.
IMAP хост і Порт	Так	Сервер отримання, наприклад `imap.company.ua`, порт `993` (типово підставлено).
SMTP хост і Порт	Так	Сервер відправки, наприклад `smtp.company.ua`, порт `587` (типово).
Папка (Mailbox)	Ні	З якої папки забирати листи; типово `INBOX`.
Синхронізація (сек)	Ні	Як часто перевіряти нові листи, від 10 до 3600 секунд; типово 60.

Порти мають бути числом від 1 до 65535, а email має бути коректним; інакше поле підсвічується. Якщо поштовий сервер не прийняв дані, побачите його повідомлення. Якщо все гаразд, з'явиться тост «Скриньку додано». Хто додав скриньку, автоматично отримує до неї повний доступ.

Кожна скринька в списку показана карткою: назва, мітка «Активна» або «Неактивна», email, рядок «IMAP: хост:порт · SMTP: хост:порт · Синхронізація кожні N сек» і три кнопки:

«Статус синхронізації» (стрілки) відкриває вікно з полями «Скринька», «Остання синхронізація» (наприклад, «3 хв тому»), «Помилок поспіль» (зелене 0, жовте 1–2, червоне від 3) і «Остання помилка». Тут видно, чому пошта не приходить (неправильний пароль, закритий порт тощо).
«Права доступу» (люди): хто з колег працює зі скринькою.
«Видалити» (кошик) показує питання «Видалити скриньку?», пояснення «Вхідні листи залишаться в базі».

Крок 3. Надати доступ колегам

Сторінка «Права доступу» скриньки (/settings/email/номер) містить таблицю Користувач / Перегляд листів / Відправка листів. Кнопка «Надати доступ до скриньки»:

Оберіть Користувача.
Поставте галочки «Перегляд листів» та/або «Відправка листів». Хоча б одна обов'язкова, інакше з'явиться «Виберіть хоча б один тип доступу».
Збережіть, і з'явиться тост «Доступ надано». Одному користувачу двічі доступ не надається («Ви вже надали права цьому користувачу»).

Відкликати доступ можна хрестиком у рядку: система спитає «Видалити доступ?» і після підтвердження покаже «Доступ видалено». Керувати доступами може той, хто створив скриньку, а також будь-хто з правом «Інтеграції: редагування»; іншим система скаже «Доступ заборонено».

Без запису у цій таблиці колега скриньки не бачить: ні листів, ні пункту «Пошта» в меню.

Робота з поштою

Пошта

Головний екран

Зліва розташовані папки й теги, вгорі панель керування, посередині список листів.

Папка	Що в ній
Вхідні	Розмови, де є хоча б один отриманий лист і жоден не в кошику, спамі чи архіві.
Надіслані	Розмови, де є ваші відправлені листи (крім видалених).
Чернетки	Ваші незакінчені листи. Чернетки особисті: колеги їх не бачать. Біля назви стоїть лічильник.
Вибрані	Розмови зі зіркою.
Архів	Відкладені розмови. Лист із архіву можна повернути.
Спам	Позначені як спам.
Видалені	Кошик. Звідси лист можна «Відновити».

Пошта групує листи в розмови (треди): відповіді на той самий лист складаються в одну розмову. У списку розмова займає один рядок, а праворуч від теми число показує, скільки в ній листів.

Вгорі:

«Скринька»: вибір, з якої скриньки показувати листи. «Всі скриньки» означає всі, до яких у вас є доступ.
«Написати» створює новий лист.
«Пошук у листах...» шукає за темою, адресою та іменем відправника й текстом листа; результат оновлюється після короткої паузи. Пошуковий запит, скринька, сторінка й тег зберігаються в адресі сторінки, тож кнопки «Назад/Вперед» браузера працюють правильно.
Кнопка «Оновити» (стрілки). Список також оновлюється, коли ви повертаєтесь на вкладку браузера.

Теги в лівій панелі: клік по тегу відфільтровує розмови з цим тегом, повторний клік знімає фільтр.

Рядок у списку

Галочка вибору й зірка («Додати до вибраних»).
Синя крапка означає, що є непрочитані. Червоний значок позначає лист високого пріоритету.
Відправник (для ваших листів перед іменем стоїть стрілка), тема, число листів у розмові, початок тексту, кольорові мітки тегів, значок тегів для швидкого додавання.
Для ваших листів видно статус доставки: «Надіслано», «Переглянуто» (одержувач відкрив лист), «Клік по посиланню», «Помилка доставки». Листи з Silium надсилаються з відстеженням відкриттів і кліків, тому ці статуси оновлюються самі.
Значок скріпки означає вкладення; праворуч показано час.
При наведенні миші з'являються швидкі дії: «В архів», «Видалити», «Позначити прочитаним/непрочитаним».
Повідомлення про недоставку від «Mail Delivery System» групуються в один рядок «Undelivered Mail: N повідомлень про недоставку»; клік розкриває їх.

На сторінці 20 розмов; внизу зверху справа «1–20 з 134» та стрілки «Назад/Вперед». Якщо листів нема, буде напис «Листів немає».

Групові дії

Позначте кілька розмов галочками, і панель зміниться на «Обрано: N» з кнопками: «В архів», «Видалити», «Позначити прочитаними», «Позначити непрочитаними», «Додати тег» (список «Додати тег до обраних») і «Перемістити» («Перемістити в...»: Вхідні, Архів, Спам, Видалені). «Скасувати вибір» знімає виділення. Галочка в заголовку виділяє всю сторінку.

«Видалити» переносить розмову в папку «Видалені», назавжди лист не стирається.

Читання розмови

Клік по рядку відкриває розмову. Вгорі панель: «Назад», «Відповісти», зірка, «Позначити як спам» / «Не спам», «Позначити як прочитане/непрочитане», «В архів» / «Повернути з архіву», «Видалити» / «Відновити», а праворуч «N листів». Нижче тема й теги (значком тега можна додати або створити тег), потім панель CRM, потім самі листи.

Найновіший лист розгорнуто, попередні згорнуті до перших слів. Клік по згорнутому розгортає, стрілка вгору згортає.
Розгорнутий лист показує: відправника, «Кому», «Копія», «Reply-To» (якщо відрізняється), «Через» (яка ваша скринька), дату, статус доставки, текст і вкладення. Клік по вкладенню завантажує його. Якщо тіла немає, буде напис «Тіло листа відсутнє».
Розмова, відкрита вами, позначається прочитаною автоматично.

Теги працюють як кольорові мітки для розмов (докладніше про теги в системі див. Теги). Натисніть значок тега в рядку чи в розмові: список тегів з галочками. «Новий тег» відкриває поле «Назва тегу», вибір з 8 кольорів, «Створити». Теги пошти спільні для всієї компанії.

Панель CRM: зв'язок листа з базою

У розмові над листами є смуга «CRM:». Тут видно, до чого прив'язане листування.

Автоматичний зв'язок. Коли приходить лист, система шукає адреси відправника й одержувачів у вашій базі в такому порядку: контакт, контрагент, лід, додаткові email-канали. Знайдене прив'язується як «автоматичний» зв'язок (відображається блідою пунктирною «фішкою» зі значком чарівної палички, підказка «Визначено автоматично»). Якщо в розмові вже є зв'язок із клієнтом, нові автоматично не додаються.
Ручний зв'язок показано «фішкою» з підказкою «Додано вручну». Клік по назві відкриває картку, хрестик («Видалити зв'язок») розриває зв'язок; сам запис у CRM не видаляється.

Правило: в одній розмові не більше одного зв'язку кожної категорії:

«хто пише»: Контакт, Контрагент або Лід;
«про що»: Угода, Замовлення, Рахунок або Витрата.

Коли категорію зайнято, кнопки для неї зникають. Якщо спробувати додати другий зв'язок, буде повідомлення «У переписки вже є зв'язок цієї категорії. Видаліть його, щоб додати інший».

Кнопки:

«+ Лід», «+ Угода», «+ Замовлення», «+ Витрата», «+ Рахунок» створюють запис прямо з розмови й одразу прив'язують. У вікні «Створити ...»: Назва; для ліда ще Ім'я, Прізвище, Email, Телефон, Компанія (ім'я й email підставляються з листа); для ліда й угоди ще Воронка; для угоди, витрати, рахунка ще Сума. Після створення побачите «Створено та зв'язано».
«Зв'язати» відкриває вікно «Зв'язати з CRM»: вкладки Контакти, Контрагенти, Ліди, Угоди, Замовлення (недоступні, якщо категорія вже зайнята), поле «Пошук...» (від 2 символів), клік по знайденому створює зв'язок («Зв'язок додано»).

Докладніше про самі сутності: Контакти, Контрагенти, Ліди, Угоди, Замовлення, Рахунки.

Написати лист

Кнопка «Написати» відкриває праве вікно «Новий лист». Те саме вікно відкривається з картки клієнта (блок «Пошта» → «Написати лист»). Тоді відображається підказка «Лист буде прив'язано до поточної картки», адреса клієнта підставляється в «Кому», а надіслана розмова автоматично прив'язується до цієї картки.

Поле	Опис
Від	Ваша скринька. Якщо їх кілька, буде спадний список. Якщо скриньок немає, у полі написано «немає скриньок».
Кому	Обов'язково. Адреси вводяться «фішками»; після 2 символів система підказує людей із контактів, контрагентів і лідів (з іменем), можна вводити й адреси вручну. Неправильна адреса підсвічується.
CC (Копія)	Кнопка «CC» біля поля «Кому» додає поле «Копія».
Тема	Тема листа.
Шаблон	З'являється, якщо є шаблони листів. Можна вибрати шаблон або залишити «Без шаблону». Підставляє тему й текст (і дані з картки, якщо лист писали з картки). Якщо в листі вже є текст, система спитає «Замінити тему і текст листа вмістом шаблону?».
Документ	Лише коли лист писали з картки. Обираєте шаблон документа, і до листа додається PDF (наприклад, рахунок). Скасувати вибір можна, вибравши «Без вкладення».
Текст	Редактор з форматуванням («Напишіть повідомлення...»).
Вкладення (скріпка)	До 20 файлів, загальний розмір до 25 МБ. Файл завантажується одразу, і поки він вантажиться, крутиться індикатор. Хрестик прибирає вкладення.

Кнопки внизу: «Скасувати», «Чернетка», «Надіслати». Якщо вікно закрити з незбереженим текстом, система спитає підтвердження.

«Надіслати» доступна, коли є хоча б один одержувач. Після відправки з'явиться «Лист надіслано». Помилки: «Виберіть скриньку відправника», «Вкажіть отримувача», «Зачекайте завершення завантаження», «Помилка відправки», «Максимум 20 вкладень у листі», «Сумарний розмір вкладень перевищує 25 МБ».
«Чернетка» зберігає лист без відправки («Чернетку збережено»). Порожній лист зберегти не можна: «Немає що зберігати: лист порожній».

Чернетки

Папка «Чернетки» показує ваші незакінчені листи: кому, тема (або «(без теми)»), початок тексту, час зміни. Клік відкриває чернетку у вікні, значок кошика видаляє її (питання «Видалити чернетку?», потім повідомлення «Чернетку видалено»). Коли лист із чернетки надіслано, сама чернетка зникає.

Відповідь на лист

У розмові натисніть «Відповісти», і внизу з'явиться форма «Відповідь» з адресатом. Адресатом є відправник останнього вхідного листа; якщо в листі був вказаний окремий Reply-To, відповідь піде туди (система підкаже: «Reply-To, відрізняється від відправника»). Форма має: вибір шаблону листа («Шаблон листа»), вибір PDF-документа («Документ у вкладення», якщо розмова прив'язана до угоди, замовлення, рахунка, витрати чи документа), редактор («Написати відповідь...»), вкладення, кнопки «Скасувати» і «Надіслати». Тема буде «Re: ...» від початкової.

Шаблони листів

Шаблон зберігає заготовку листа з темою й текстом, у яку система підставляє дані з картки (ім'я клієнта, номер замовлення, суму тощо).

Список шаблонів

Налаштування → Шаблони листів: таблиця з колонками Назва, Сутність («Без сутності» для загальних), Доступ («Публічний» бачать усі, «Особистий» тільки автор). Кнопка «Додати шаблон». Клік по назві відкриває конструктор. Загальні механіки списків описано в розділах Фільтри та Сортування.

Створення

Вікно «Створити шаблон листа»:

Назва: обов'язково, до 30 символів.
Сутність: з чиїх даних шаблон бере змінні. Варіанти: «Без сутності (загальний)», Замовлення, Рахунок, Угода, Документ, Закупівля, Надходження, Відвантаження, Переміщення, Списання, Повернення.
Тема листа.
Тип редактора: «Текстовий редактор» (зручний, з форматуванням) або «HTML Редактор» (для тих, хто пише розмітку сам).
Доступ: «Публічний (бачать усі)» або «Особистий (тільки я)».

Після збереження відкривається конструктор.

Конструктор шаблонів листів

Три колонки: зліва всі ваші шаблони (згруповані за сутністю, є пошук «Пошук шаблону...» та кнопка «Новий шаблон»); посередині поля «Назва шаблону», «Сутність у системі», «Доступ», «Тема листа» й редактор тексту; справа «Змінні (Variables)». Клікніть змінну, і вона вставиться в місце курсора (у темі чи тексті). Для сутності з повторюваними рядками є «Блок циклу (For loop)», наприклад, щоб вивести список товарів. Шаблон без сутності не має змінних сутності («Оберіть сутність, щоб підставляти її дані в лист»). Синтаксис змінних і умов: {{ … }}, {% if %}, {% for %}. У полі теми підказка: «Напр.: Ваше замовлення {{ model.Name }} прийнято».

Кнопки вгорі: «Довідник» (підказка щодо змінних), «Попередній перегляд» (лист для реального запису; якщо записів цієї сутності ще немає, буде «Немає записів цієї сутності для попереднього перегляду»), «Зберегти шаблон» («Шаблон успішно збережено»).

Шаблон з сутністю пропонується тільки в листах, що пишуться з картки цієї сутності (плюс загальні, у списку вони позначені «(загальний)»). З вкладки «Пошта» головного екрана видно лише загальні шаблони.

Що відбувається в обліку

Пошта служить для комунікації; вона не створює проводок і не змінює склад чи баланси. Наслідки виникають тільки коли ви створюєте з листа документ: «+ Замовлення», «+ Рахунок», «+ Витрата». Далі це звичайні документи зі своїм життєвим циклом (див. інструкції про них). Наприклад: клієнт написав «виставте рахунок на 12 000 грн»; ви натискаєте в розмові «+ Рахунок», вказуєте суму 12 000, і створюється рахунок, прив'язаний до розмови; фінансові проводки з'являться, лише коли рахунок буде оформлено за правилами обліку.

Додатково:

Сповіщення. Про новий вхідний лист приходить сповіщення «Новий лист від ...: тема». Його отримують насамперед відповідальні за пов'язані з розмовою записи (власники контакта, ліда, угоди тощо), а якщо зв'язків немає, то всі, хто має доступ до скриньки на перегляд. Листи в спамі, кошику й архіві не сповіщають. Канали налаштовують у розділі Сповіщення.
Бізнес-процеси. Вхідний лист може запускати автоматичний сценарій (тригер «Отримано лист»), див. Бізнес-процеси.

Права доступу

Право	Що дозволяє
Інтеграції: перегляд	Читати листи, розмови, чернетки, теги й зв'язки зі скриньок, до яких вам надано «Перегляд листів».
Інтеграції: редагування	Усе, що змінює: надсилати й відповідати, позначати (зірка, прочитане, архів, спам, кошик), додавати теги, створювати й змінювати зв'язки, завантажувати вкладення; підключати інтеграцію і скриньки. Користувач з цим правом має повний доступ до всіх скриньок.
Доступ до скриньки: «Перегляд листів»	Дозволяє бачити листи саме цієї скриньки.
Доступ до скриньки: «Відправка листів»	Дозволяє надсилати з неї. Помилка без права: «Немає прав на відправку з цієї скриньки».
Шаблони листів	Для перегляду списку потрібне право «Налаштування: перегляд». Чужі «Особисті» шаблони недоступні.

Тобто для надсилання листів менеджеру потрібні одразу дві речі: право «Інтеграції: редагування» у ролі та «Відправка листів» на конкретній скриньці. Більше про ролі читайте в розділі Ролі та права доступу.

Типові помилки і питання

Пункту «Пошта» немає в меню. Вам не надано доступ до жодної скриньки (див. крок 3).
Нові листи не з'являються. Відкрийте «Статус синхронізації» у налаштуваннях: побачите час останньої синхронізації й текст помилки (найчастіше змінився пароль).
«Немає прав на відправку з цієї скриньки». Вам не видано «Відправка листів» на цій скриньці.
«Інтеграція вже додана. Видаліть існуючу і додайте ще раз.» Інтеграцію вже підключено, підключати повторно не треба.
Не можу додати другий зв'язок у CRM. У розмові вже є зв'язок цієї категорії, видаліть його хрестиком.
Видалив лист помилково. Відкрийте «Видалені», відкрийте розмову й натисніть «Відновити».
Дублі чи «чужі» адреси в підказках. Підказки беруться з контактів, контрагентів і лідів; виправляйте адресу в картці.

Пошта: підключення, листи, шаблони